5.4文书整理归档（课件）-《办公室工作实务》同步教学（电子工业版）

www.themegallery.com Company Logo 　办公室文书管理 学习目标 知识点 1、了解文书管理的内容和要求 2、了解公文的行文制度 3、掌握公文处理的程序与方法 4、掌握文书的立卷归档的方法 能力点 1、具备办公室文书处理的能力 2、掌握文书的立卷归档的工作技能 素质点 1、培养恪尽职责、严守机密的职业道德素养 2、养成严谨、规范的文书处理工作习惯 3、培养求真、务实的职业素养 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 1 www.themegallery.com Company Logo 会说 会写 会做事 会做人 文书 整理归档 L o g o 2 www.themegallery.com Company Logo 情景案例 某汽车销售公司的档案管理人员小肖在文书立卷归档过程中发现上次公司大型车展活动中的文件缺少一些新闻报道和相关图片，邀请的上级领导的讲话稿也不见了，同时还有些重要的机密文件跟一般文件放在一起。几经查找，她将文件收集齐全，并且将机密文件和一般文件进行了分开处理。事后她将发现的问题写了份报告交给领导，分析文件收集不全以及机密文件与普通文件的混杂原因，据她分析文书归档出现遗漏的主要原因有：一是有些承办人员不愿意将自己认为有用的文件归档，担心用起来不方便；二是一些文书人员未按归档范围收集文件；三是公司内部未进行立卷分工，存在遗漏立卷和重复立卷的情况。另外在区分机密文件与普通文件的问题上主要是归档人员没有注意保管期限的划分标准，针对这些现象她提出了一些合理化的建议，受到了领导的表扬。 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 3 www.themegallery.com Company Logo 项目任务 1、针对该汽车销售公司文件出现的缺失和遗漏情况，你认为该怎样补救？ 2、根据肖秘书分析的原因，你以后打算怎样做好文书的立卷归档工作呢？有何建议？ 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 4 www.themegallery.com Company Logo 任务分析 文书的整理归档是档案管理工作中一个十分重要的环节，它直接决定了档案的案卷质量，而案卷质量的高低又最终决定着档案的检索、利用和信息资源的开发。上述案例提到的某汽车销售公司之所以会出现文件缺失和遗漏情况，就是因为单位的文书整理归档工作没有做到位。实际上，文书的整理归档就是对档案进行收集和鉴定，这是档案工作的基础。案例中的肖秘书在整理文书时就发现了公司的文书在收集方面出了问题，但是她能及时进行收集补充，找全了资料，避免了档案不全的错误，这也提醒办公室秘书人员以后对于所有需要归档的文件应该在第一时间归档，以免出现遗漏遗失。在归档的时候注意要按照公司相应的文书归档分类方法进行，虽然文书归档有通用的方法和原则，但是鉴于每个单位的不同实际情况，需要归档文书的范围、内容、分类方法、保管期限也随之不同，这就需要文秘人员在文书整理归档时首先要熟悉公司有关工作流程，掌握文书整理归档的分类方法，列出准确的文书检索条目，为文书的检索利用提供及时的信息。 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 5 www.themegallery.com Company Logo 文书整理归档的概念 会说 会写 会做事 会做人 什么是“卷” “卷” ，即案卷，也称“卷宗”，指有关某一问题或某一工作活动的系统的、具有密切联系的文件材料的组合体 L o g o 6 www.themegallery.com Company Logo 文书整理归档的概念 会说 会写 会做事 会做人 什么是“整理归档” 是对已经办理完毕的文书材料，挑选其有保存价值的，按照它们在形成过程中的联系和一定的规律进行排列整理归档（组成案卷）的过程。 L o g o 7 www.themegallery.com Company Logo 文书整理归档的概念 会说 会写 会做事 会做人 文书管理内容 文书整理 归档 文件的管理(档案管理) 文书的利用(档案管理) 发文处理 收文处理 包括对应归档文件材料的收集、整理、鉴定、保管等诸环节 包括对所有即将发出公文的复核、登记、印制和核发等诸环节 包括对所有收到公文的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复等诸环节