7.3信息的整理与存储工作（课件）-《办公室工作实务》同步教学（电子工业版）

www.themegallery.com Company Logo 第七章　办公室信息工作 学习目标 知识点： 1、了解秘书信息工作的原则、基本要求。 2、掌握信息收集的要求和方法。 3、掌握信息整理、存储、开发利用的操作规范和要求。 能力点： 1、具备在具体办公环境下的信息工作能力。 2、学会开发新的信息资源，并及时、准确、全面地获取所需要的信息。 素质点： 1、学会运用科学的方法开展信息调研工作。 2、培养并逐步具备良好的信息意识。 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 1 www.themegallery.com Company Logo 第三节 信息的整理与存储工作 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 2 www.themegallery.com Company Logo 情景案例 宏利公司秘书思璐平时非常注意信息的收集和保存，日积月累，她的抽屉里面已经是堆积如山，各种表格、文件、材料、广告、参考书、宣传单、手册、计划塞满了几个抽屉。一天市场部经理找到思璐，要她找一份某产品在深圳的市场调查报告，她找了几个抽屉都没有找到，急得不知如何是好，经理对思璐说：“你平时注意信息的收集，这是很好的，但是要注意信息的筛选，有价值的信息才保存下来，没有保存价值的信息就要处理掉。”事后，秘书思璐对抽屉里信息材料进行了全面的清理和分类，并且以后十分重视信息的整理存储工作。 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 3 www.themegallery.com Company Logo 项目任务 　 如果你是宏利公司秘书思璐，你将如何做好信息的整理存储工作？ 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 4 www.themegallery.com Company Logo 任务分析 秘书思璐在平时的工作中由于不注重信息的整理与存储，将不同的资料都放在一起，结果给工作带来了很大的不便，在以后她应该要重视信息的整理存储工作，并要掌握一定的工作方法。 秘书思璐应该认识到：信息的整理存储是对信息进行分辨、分析和筛选，确定信息的价值，明确或决定信息的存储形式，并使其及时参与其他信息综合利用的阶段。对秘书在这一阶段的工作要求是分析要准，对信息的价值评判要准，综合处理要快。此外，信息的整理好坏直接影响到信息的价值，如果将有保存价值的信息丢失将会造成重大的损失。 信息整理工作包括对原始信息进行分类、筛选、校核等工作，秘书要掌握信息分类的原则、步骤、分类的方法；信息筛选与校对的目的是为了达到去粗取精、去伪存真的目的，秘书要掌握信息筛选、校对的方法步骤。信息存储工作的好坏直接决定了整个信息管理工作的好坏，秘书要了解信息存储的载体，信息存储的步骤，特别是信息存储的技术尤为重要，磁性载体存储技术，光盘存储技术，网络存储技术是目前应用性最广、重要性最高的技术，随着信息数量的快速增长以及存储空间有限性之间的矛盾加大，信息存储及保密工作显得更为重要，作为秘书人员，要不断的充实自己的信息专业技术知识，才能做好信息管理工作。 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 5 www.themegallery.com Company Logo 信息整理的程序与方法 编制 分类 筛选 校核 加工 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 6 www.themegallery.com Company Logo 信息整理的程序与方法 会说 会写 会做事 会做人 ⑴ 分类 ①字母分类法。 ②主题分类法。 ③时间分类法。 ④地区分类法。 （2）筛选 即对收集到的大量信息进行甄别，经过初步分析和研究，淘汰内容贫乏的，选出内容新颖、有价值的。力求选出的每条信息都符合"实、新、精、准"的要求。 L o g o 7 www.themegallery.com Company Logo 信息整理的程序与方法 会说 会写 会做事 会做人 （3）校核 即对经过初步甄别的信息作进一步的校验核实。 ① 分析法 ② 核对法 ③ 调查法 （4）加工 加工是更具创造性的整理阶段 ①充实内容。 ②综合分析 ③提出意见 ④修饰润色 L o g o 8 www.themegallery.com Company Logo 信息整理的程序与方法 会说