7.4 信息的开发与利用工作（课件）-《办公室工作实务》同步教学（电子工业版）

www.themegallery.com Company Logo 第七章　办公室信息工作 学习目标 知识点： 1、了解秘书信息工作的原则、基本要求。 2、掌握信息收集的要求和方法。 3、掌握信息整理、存储、开发利用的操作规范和要求。 能力点： 1、具备在具体办公环境下的信息工作能力。 2、学会开发新的信息资源，并及时、准确、全面地获取所需要的信息。 素质点： 1、学会运用科学的方法开展信息调研工作。 2、培养并逐步具备良好的信息意识。 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 1 www.themegallery.com Company Logo 第四节 信息的开发与利用工作 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 2 www.themegallery.com Company Logo 情景案例 宏利公司总经理肖强近日心里颇不平静，来宏利公司作总经理3年了，企业在他的带领下成为了本市名副其实的领头羊，公司的发展让他感到欣慰。但最近的一件事却让他如梗在喉，难以下咽----公司的一个大客户因为发送货物周转时间过长，延误了交货期而承担了巨额的违约金，该客户找到宏利公司理论，虽然公司给予了耐心的解释，但该客户仍然表示以后可能不再通过宏利公司周转业务，而转向80公里外另一家公司。损失一个客户固然可以通过其他途径弥补，但是如果引起多米诺骨牌效应，那后果就不堪设想了。肖强进行了原因调查：宏利公司的主要竞争对手----万和公司最近进行了信息系统集成改造，大大加快了货物的周转速度，为客户赢得了宝贵的时间，许多企业都表示如果宏利公司不能提供同样的服务，他们就将成为万和公司的客户。为解决这件事情，他今天召集公司行政助理和电脑专家来共同商量一个对策……。 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 3 www.themegallery.com Company Logo 项目任务 　 如果你是宏利公司行政助理，为帮助公司走出困境，对于公司即将进行的信息系统的开发以及信息的利用工作你将会提出哪些有益的建议？ 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 4 www.themegallery.com Company Logo 任务分析 宏利公司因为没有重视信息系统的建设管理而造成了巨大的损失，而它的竞争对手因对信息系统的集成改造而赢得了大量的顾客，由此可见，信息系统的开发是实现信息资源价值和提升其价值的重要环节，每一个企业都应该注重信息系统的开发建设。 广义的信息系统包括专业信息机构以及计算机信息系统。专业的信息机构开发与建设主要通过优化机构设置、人员组织、管理制度、加强培训等手段提高系统反应速度和管理水平，从而提高信息产品的质量。计算机系统则是以计算机为基础平台的、软件和硬件相结合的系统，分为作业支持系统和管理支持系统，宏利公司如果要进行信息系统的开发，相关人员特别是秘书就要掌握二者相关的管理知识和信息技术。 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 5 www.themegallery.com Company Logo 任务分析 信息利用是信息工作的核心阶段、终极目的。如果信息得不到利用或者利用价值较低，那么围绕信息的一切工作都毫无意义或事倍功半。在秘书工作中，信息的利用最重要的是将有价值的信息汇报递送给有关领导和有关管理部门。领导和有关部门利用秘书提供的信息辅助决策，或者参考制定政策，或者了解掌握基层情况。信息的利用还包括采取恰当的传输形式，及时发布、传播给有关组织和人员加以利用，采取恰当的存储形保存，形成信息中心、信息库，供有关组织和人员浏览查阅。无论信息起到什么作用，只要它对领导和有关部门“有用”，秘书的信息工作就有意义。这一阶段对秘书的要求是注意对信息的综合利用，秘书要学会对多种信息的综合处理，提炼出“高层次信息”。 会说 会写 会做事 会做人 L o g o 6 www.themegallery.com Company Logo 信息开发的类型 会说 会写 会做事 会做人 根据不同的分类标准可以将信息开发分为多种类型。 按开发所需时间的长短，可分为长期信息开发和短期信息开发； 按信息开发对象的形式不同可以分为网络信息开发、文献信息开发等； 根据对信息资源的加工深度与层次，信息开