项目三 秘书文档管理（课件）-《秘书技能情景化训练》同步教学（电子工业版）

秘书文档管理 项目3 目 录 Contents 收文处理程序 任务1 任务2 发文处理程序 任务3 文件归档 任务4 归档文件的整理 项目描述 文档管理,是指对机关、企事业单位在日常管理活动中形成的各种文件材料的制作、办理、归档以及归档后的管理工作，文件及其转化成的档案是一个单位工作活动的重要记录，是本单位不可缺少的依据、凭证和参考，做好文档管理能够为本单位各项工作的顺利进行提供保证。 项目二 3 案例导入 1 必备知识 2 实训任务 3 任务一 收文处理程序 Part 01 职场故事之渐入佳境1 余安妮正在办公桌前忙着，公司前台田芸送来一份文件，请余安妮转交给陈雅儿。余安妮一边答应，一边随手把文件放在办公桌上一堆文件的上面，因为这天工作比较多，她居然把这事给忘记了…… 思考 你还记得收到一份文件，首先要做哪三件事？ 收文时你误拆了一份领导亲启的信函，你会怎么办？ 每一份外来的文件都需要登记吗？ 5 登记 审核 传阅 拟办 承办 催办 签注 归档 签收 拆封 批办 Part 02 必备知识 一、收文处理程序 Part 02 必备知识 01 02 03 04 及时 准确 照章 填单 二、收文处理的注意事项 7 Part 03 实训任务 讨论 02 收集资料 01 撰写 03 经过几周的实践，余安妮对公司的收文处理程序已经非常熟悉了，李洛寒要求她拿出一份“公司收文处理办法”，规范公司的收文工作。 汇报 04 归档 05 8 案例导入 1 必备知识 2 实训任务 3 任务二 发文处理程序 Part 01 职场故事之渐入佳境2 余安妮因为一份文件缺乏必要的程序而拒绝了市场部经理高辉的发文要求，高辉有些不高兴。陈雅儿走过出来，了解情况后，在文件上面写了几个字，回头对高经理说，“放心吧，不会误你的事的。” 思考 发文一定要走规定的程序吗？ 遇到故事中紧急的情况怎么办？ 很多单位把最后打印好的正本文件归档，而忽略了文件处理单，你怎么看？ 10 Part 02 必备知识 一、收文处理程序 核稿 签发 归档 缮印 校对 用印 登记 分发 （收文） 定稿 存本 拟稿 复核 Part 02 必备知识 1．拟稿。 所拟文稿应该内容完整、条理清楚、格式正确，相关的附件齐全，版式不能有任何偏差。 2．核稿 依据公文的基本要求，对草稿的体式、内容等进行全面的审核。核稿不仅要对文件的内容把关，还要对文件的格式、版式等各方面进行把关。 3．签发 签发是单位领导对文稿的最后审批，文件草稿经领导签发后，即成为最后定稿。 [ ] 二、收文处理的注意事项 12 Part 02 必备知识 4．编号 文稿经单位领导签发后，要进行编号登记，防止发文混乱。编号应按公文格式新规定的方法编排，一般包括发文代字、发文年号和该年度发文序号三部分组成。 5．缮印 （1）必须以经单位领导签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准； （2）注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目； （3）注意保密，文印人员不得让别人随便翻阅文稿，对印制的底板、清祥、废页也要管理好，防止泄密。 [ ] 二、收文处理的注意事项 13 Part 02 必备知识 6．校对 秘书人员要求认真校对，保证不出错漏；要坚持三校制度。校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关。 7．用印 用印是在制成的公文上加盖机关印章，这是公文生效取信的凭证。用印要做到端正、清晰、位置恰当，即所谓“上不压正文，下要骑年盖月”。 [ ] 二、收文处理的注意事项 14 Part 02 必备知识 8．分发 发放文件时，必须建立发文登记簿，严格履行收文人签字手续，以保证文件发放不出差错。 9．归档 秘书人员将制成的文件连同文稿一起，按正文在上、定稿在下的顺序收集起来，年终按文书档案管理的要求，整理归档。 [ ] 二、收文处理的注意事项 15 Part 03 实训任务一 收文程序 02 发文程序 01 点评 03 阳光公司郑总等一行七人准备到上海考察商务旅游资源、项目以及合作渠道。他们将与上海弘大旅游公司进行洽谈…… 16 案例导入 1 必备知识 2 实训任务 3 任务三 文件归档 Part 01 职场故事之渐入佳境3 为了准备本周的营销工作会议，行政总监李洛寒要求行政部准备好近几年来阳光公司销售情况的统计资料，以及去年公司的整体营销方案。当陈雅儿把这个任务交给余安妮时，她的第一反应就是“我哪里会有这些资料？” 思考 公司处理完的文件应由谁来保管？ 什么是档案，它与文件有什么关系？ 你觉得档案跟你个人的发展有什么关系？ 18 公司各部门 公司档案室 办理完文件 一般 文 件 有价值 文 件 进一步整理 归档 统一销毁 Part 02 必备知识