项目四 秘书会务管理（课件）-《秘书技能情景化训练》同步教学（电子工业版）

秘书会务管理 项目4 目 录 Contents 会前策划和准备工作 任务1 任务2 会中组织和服务工作 任务3 会后善后和总结工作 项目描述 会议的组织与服务工作既是秘书人员日常工作的重要内容，又是文秘工作服务性的直接体现。加强会议组织和服务能力的训练是保证会议高质、高效的重要因素。 项目二 3 案例导入 1 必备知识 2 实训任务 3 任务一 会前策划和准备工作 Part 01 职场故事之峰回路转1 副总周桐希让余安妮起草一份会议通知，听副总的口气比较紧急，所以余安妮把会议时间安排在后天上午8点半，地点在公司小会议室，并很快在公司网络办公平台上发出了通知。这下可惹了大麻烦…… 思考 会议通知难道不该尽快发出去吗？ 想想你参加过很无语的会议，为什么会办得很烂？ 会议真是如想像中是很无聊的事情吗？ 5 会议计划一般由负责筹备会议的主要领导人提出基本思路和整体方案，由秘书人员具体落实，形成文字。制订会议计划时应尽量考虑地周密细致，照顾到各种可能出现的情况，并拿出相应的会议方案。 Part 02 必备知识 一、制订会议计划 6 Part 02 必备知识 01 会议概述 02 会议主题 03 会议形式 04 会议日程安排 05 会议经费来源及预算 06 会议的准 备工作 07 其他需要说明的事项 二、完成会议方案 1.会议方案的内容 7 Part 02 必备知识 标题 01 正文 02 落款或签署 03 2.会议方案的格式 二、完成会议方案 8 Part 02 必备知识 理由充分，意义明确 1 2 条理清楚，叙述简洁 3 内容详细，要求具体 3.会议方案的写作要求 二、完成会议方案 9 会议议程是对会议顺序的总体安排，主要涉及会议所讨论的具体事项，需要解决的问题。会议议程不仅能够规范会议的内容，而且能够约束沟通的次序与沟通的节奏，起着固定会议次序的作用。 Part 02 必备知识 三、 确定会议的议程、日程和程序 1.会议议程 10 Part 02 必备知识 在安排会议议程时，应遵守以下两个原则： 按照议案的轻重缓急编排处理的先后次序，紧要的事项应排在议程的前端处理，不紧要的事项则应排在议程的后端处理。 01 每一个议案应预估所需的处理时间并明白地标示出来，这样做可以节省与会者的时间，提高会议效率。 02 三、 确定会议的议程、日程和程序 1.会议议程 11 Part 02 必备知识 [ ] 会议日程是对会议每天活动的具体安排，也可以看作是会议的时间表，应具体列出每天每个时间段会议的详细内容，用以控制会议的进程。日程表一般会在会议前发放到与会代表手中，让他们根据会议的安排进行准备。会议日程不仅包括会议的主题活动，还包括会议的各项辅助活动，如聚餐、游览、参观、娱乐等。凡是一天以上的会议都要制定会议日程。 2.会议日程 三、 确定会议的议程、日程和程序 12 Part 02 必备知识 日期 时间 内容 地点 负责人 备注 ×月×日 （星期×） 上午 8点～11点 开幕式上××同志作报告 大礼堂 张平 下午 2点～6点 分组讨论，××同志作报告 小会议室 徐江 晚上 7点～9点 主席团开会，代表看文艺演出 小会议室 ××剧院 徐江 ×月×日 （星期×） 上午 …… …… …… 下午 …… …… …… 晚上 …… …… …… ×月×日 （星期×） 上午 …… …… …… 下午 …… …… …… 上午 …… …… …… 2.会议日程 三、 确定会议的议程、日程和程序 13 Part 02 必备知识 会议程序具体规定了一次会议的详细步骤，它既可以让与会代表了解会议的内容和顺序，同时也是会议主持人掌控会议的依据。会议应严格按照具体的程序和规定的时间一项项进行。 ××公司销售会议程序 2：00－2：30 来宾签到 2：30－2：45 开幕致词 2：45－3：25 网络安全解决方案培训 培训内容包括： 网络安全技术及全系列相关产品 基于SSL VPN的远程接入方案 行业安全成功应用方案 3：25－3：35 茶歇 3：35－4：15 ××企业移动解决方案培训 培训内容包括： ××移动终端与企业网互联 实现企业移动电子邮件 4：15－4：35 渠道策略与招募计划介绍 4：35－4：50 自由问答 4：50－5：00 抽奖活动 5：00 结束 3.会议程序 三、 确定会议的议程、日程和程序 14 Part 02 必备知识 01 02 03 04 秘书组：负责会议文字工作及领导者期间交办的各种任务。 材料组：负责会议材料的印制、发放、保管、回收以及会后材料的汇集、归档工作。 组织组：负责会议代表的编组和签到、代表资料的审查、会议协调、会议进程的控制等。 技术组：负责会议各种