项目八 秘书差旅管理与服务（课件）-《秘书技能情景化训练》同步教学（电子工业版）

秘书差旅管理与服务 项目8 目 录 Contents 商务旅行的准备工作 任务1 任务2 领导出差期间秘书人员的工作 任务3 商务旅行的善后工作 项目描述 秘书差旅管理是秘书人员为领导或同事安排出差旅行的事务，包括交通、住宿、行程等内容，这也是秘书日常工作的重要内容，是秘书工作服务性的直接体现。加强秘书差旅管理与服务训练是秘书人员做好办公事务管理的重要保障。 项目二 3 案例导入 1 必备知识 2 实训任务 3 任务一 商务旅行的准备工作 Part 01 职场故事之一波三折1 阳光公司准备派12名同事前往上海参加一个交易会，周桐希派朱槿随队出差并且负责安排全部的行程。到了机场才发现王歌因订票时身份证号码错写了一个数字，登不了机…… 思考 除了预订机票，秘书人员的差旅服务还包括哪些内容？ 你预订车票或机票一般采用什么方法？你知道哪几个预订网站？ 你知道出国旅行应该做哪些准备吗？ 5 Part 02 必备知识 了解领导的要求（出差地点、时间安排、随行人员、交通工具） 熟悉单位的差旅制度 了解出差目的地 预支差旅费用 1 2 3 4 一、国内商务旅行 5 预订车（机）票 6 7 安排住宿 制定详细旅程表（日期、时间、地点、交通工具、具体事项、须提醒的注意事项） 1.制订差旅计划 6 Part 02 必备知识 01 03 02 04 出差前后的工作安排 与接待方联系 准备旅行物品 制订差旅计划 二、国内商务旅行 送别领导 7 Part 02 必备知识 办理护照 办理签证 办理黄皮书 出国准备 01 02 03 04 二、出境差旅工作 8 Part 02 必备知识 01 02 04 03 05 06 订购机票 时差计算 准备外币 准备旅行物品 收集所到国家或地区的背景资料 办理保险 二、出境差旅工作 4.出国准备 9 Part 03 实训任务 汇报 03 讨论 01 撰写 02 阳光公司今年的一大任务就是进行市场的拓展，计划在几个一二线市场设立分公司，为此公司决定派出四组考察人员分别到八座城市进行市场调查。八座城市分别是：成都+昆明，上海+厦门，武汉+重庆，北京+大连 10 案例导入 1 必备知识 2 实训任务 3 任务二 领导出差期间秘书人员的工作 Part 01 职场故事之一波三折2 周桐希将于10月9日赴上海参加新华公司开业典礼， 10月11日下午返回，让朱槿把机票和住宿提前订好。经过上次出差，朱槿学到了不少差旅方面的知识，这次安排差旅已经比较得心应手了。 思考 领导出差了，秘书人员不能休息几天吗？ 都有哪些方式与外出的领导保持联系？ 如有紧急事件处理程序是怎样的？ 12 Part 02 必备知识 领导出差期间秘书人员的工作内容 01 02 03 04 来信处理 来电处理 紧急工作处理 其他工作 13 Part 03 实训任务 模拟 03 选择 01 撰写 02 周希桐赴上海出差期间，朱槿收到全国ＸＸ行业协会的来函，内容是下周四将要召开协会理事会。周希桐是该协会的理事，来函要求所有理事及会员在本周五之前答复是否参会。可是，周希桐正在上海参加新华公司开业典礼，周六才能回来，现在又联系不上。面对这种情况，朱槿应该怎么办？ 14 案例导入 1 必备知识 2 实训任务 3 任务三 商务旅行的善后工作 Part 01 职场故事之一波三折3 周桐希出差三天，朱槿负责处理邮件、接打电话、上传下达，忙得不亦乐乎。而“月饼事件”更是让她压力很大。10月10日下午，朱槿再次与周桐希的司机确认接机时间，整理好相关工作才下班。10月11日下午6点，朱槿准时到达了机场，迎接周桐希。周桐希到达出口后一脸严肃…… 思考 差旅善后工作包括哪些方面？ 领导出差归来，还需要与出差地接待方进行联络吗？ 出差后，秘书应怎样帮助领导迅速进入工作状态？ 16 商务旅行的善后工作，主要包括： Part 02 必备知识 01 安排接站 02 向领导汇报工作 03 出差费用的报销 04 出差文件的归档 05 答谢 17 Part 03 实训任务 汇报 03 模拟 01 撰写 02 公司决定派出四组考察人员分别去往：成都、昆明，上海、厦门，武汉、重庆，北京、大连。现在四组人员已经全部返回公司。需要完成报销工作，并撰写考察报告，并进行汇报。 18 谢谢 Thank you $$