项目二 个人办公空间的整理（课件）-《秘书技能情景化训练》同步教学（电子工业版）

个人办公空间的整理 项目2 目 录 Contents 个人办公空间的整理 任务1 任务2 办公室空间的管理 任务3 办公环境的美化 项目描述 办公空间是供机关、团体和企事业单位办理行政事务和从事各类业务活动的场所。整洁有序、安全健康、富有人文气息的办公室环境，是提高工作效率，展现组织形象的重要手段，秘书人员应该重视对办公室环境的建设、维护和管理。 项目二 3 案例导入 1 必备知识 2 实训任务 3 任务一 个人办公空间的管理 Part 01 职场故事之职场新秀1 余安妮面试时就对公司的环境十分喜爱，上班第一天何雨竹和陈雅儿就向她介绍了公司环境管理的制度规定…… 思考 一个公司员工的办公桌与学生的书桌有什么不同？ 怎样才能把办公室布置得不失情调又不至于很幼稚？ 一间赏心悦目的办公室有哪些条件？ 5 Part 02 必备知识 一、办公环境的构成要素 1.办公空间 温度 办公空间 光线 声音环境 空气环境 6 Part 02 必备知识 (1) 员工要保持办公台面、地面、墙壁、家俱以及所使用办公设备的清洁，保持会客室和会议室的清洁，保持办公公共区域的清洁。 (2) 员工要保持办公桌面的整齐有序，办公文件和办公用具要分类摆放，办公设备要摆放到适合工作的地方。零碎用品要使用收纳盒归置，不能摆放个人色彩很鲜明的东西。 (3) 办公设备以及办公用品要定期进行清洁和消毒处理。 [ ] 二、个人办公环境的要求 7 Part 02 必备知识 (4)每次工作完毕后，要对工作中使用的办公用品进行及时整理，要及时、安全、恰当地处理剩余物品，要保证工作现场恢复到开始状态。 (5) 员工要对办公设备和办公用品定期进行安全状态检查。保证电线的安全整齐，防止出现破损，插头松动、漏电等现象，保证办公设备能够正常使用，保证办公用品的充足储备等。 (6) 员工离开办公座位前，应保证办公设备处于待用或者关闭状态，保证办公资料处于安全状态。 [ ] 二、个人办公环境的要求 8 Part 03 实训任务 讨论 02 画图 01 汇报 03 余安妮的工作渐渐多起来了，她的办公桌再也无法像刚进入公司时那样整洁，在何雨竹的指导，她开始整理自己的办公桌…… 9 案例导入 1 必备知识 2 实训任务 3 任务二 办公空间的管理 Part 01 职场故事之职场新秀2 阳光公司成立30周年之际，准备举办一个大型的庆祝活动，同时也进行一次大的装修，最终装修方案的起草工作交到了余安妮手上，她愉快地接受了任务…… 思考 秘书人员也需要懂装修设计吗？ 好的办公空间应该满足哪些要求？ 上网找一下，你喜欢哪一类公司的装修风格，并说出它们的特点是什么？ 11 Part 02 必备知识 （１）家居办公。 （２）远程办公。 （３）虚拟办公室。 （４）临时办公室。 [ ] 一、办公模式的类型以及管理方法 办公模式的类型 （5）弹性时间工作。 （6）兼职工作。 （7）交叉工作。 （8）合同工作。 12 Part 02 必备知识 二、合理进行办公室布局 1.办公室布局的种类 类型 优点 缺点 开放式办公室 灵活多变，工作位置可以随需要改变 节省费用，降低成本，可以在相同的面积内容纳更多的员工 易于员工间沟通，交流 易于监督，便于管理者进行督查 可以进行集中化服务，共享办公设备 难于保密 噪声较大，员工工作易受干扰 员工无个人私人的空间，无法保护隐私 封闭式办公室 比较安全，易于保密 易于员工集中注意力，从事细致或者专业工作 易于保证隐私，员工有独立空间 1.费用高，墙、门、走廊灯占用空间且需要进行装修 2.难于监督员工的工作 3.员工交流困难，易感到孤独。 13 Part 02 必备知识 01 02 03 05 04 分析需要 设计平面图 选择办公家具、设施 进行装修 装饰 二、合理进行办公室布局 2.设计办公室布局的工作程序 14 Part 04 项目驱动 01 员工人数 02 场所的面积、位置以及费用 03 机构建制、办公空间分类 04 企业经营的性质和内容 05 部门间的工作联系 06 公用区域 07 要有变化的余地 二、合理进行办公室布局 3.设计办公结构和办公室布局需要考虑的因素 15 Part 02 必备知识 有利于沟通 01 便于监督 02 协调、舒适 03 三、办公模式的类型以及管理方法 1.办公室布置的三大原则 16 01 02 03 04 按照直线对称原则和工作程序的顺序 工作位置要以事就人，而不是以人就事 领导者的座位要位于员工的后方，以便监督 光线最好以自然光线为主，人工光线为辅 Part 02 必备知识 三、办公模式的类型以及管理方法 ２.办公室布置的具体要求 05 共享的办公设备应放置在离使用者平均距离大致相当的地方 17 (1) 考察