项目八 计算与分析表格数据（课件）-《文秘办公自动化》同步教学（人民邮电版）

项目八 计算与分析 表格数据 1 学习目标 知识目标 ● 熟悉公式和函数的组成和使用方法 ● 掌握排序、筛选和分类汇总的操作方法 ● 熟悉图表类型 ● 掌握创建与美化图表的操作方法 技能目标 ● 在“日常办公费用”工作簿中计算合计数和平均数 ● 使用IF函数判断费用是否超支 ● 排序并筛选出不同小组的销售总额 ● 创建美化图表，分析销售数据 2 本页是二级标题的汇总，图标不足可以复制并改序号，注意奇数和偶数图标不同。 主要内容 计算“日常办公费用”合计数据 1 制作“员工通讯录”工作簿 2 3 实训二 制作“职员档案表” 4 实训一 制作“办公用品购买清单” 3 本页是二级标题的汇总，图标不足可以复制并改序号，注意奇数和偶数图标不同。 任务一 计算“日常办公费用”合计数据 任务实施 相关知识 任务目标 4 本页是一个二级标题下三级标题的汇总，图标不足可复制。 任务目标 在“日常办公费用”表格中利用公式和函数分别计算各部门和各费用的合计数，然后利用函数计算费用平均数，最后利用函数判断部门费用总额是否超支。制作完成后的最终效果如图所示。 5 本页是一个二级标题下三级标题的汇总，图标不足可复制。 相关知识 公式和函数作为一种特殊的数据，也必然有其特定的输入格式，下图所示为公式与函数的结构介绍。 任务实施 1 2 3 使用公式计算合计数 使用求和函数计算单项费用 使用平均函数计算平均费用 4 使用IF函数判断费用是否超支 7 使用公式计算合计数 选择单元格，在编辑栏中输入“=”符号，用鼠标单击需要引用的单元格，编辑框出现该单元格地址，继续输入计算符号并引用单元格，按【Ctrl+Enter】组合键确认公式计算，完成后拖曳结果单元格右下角的填充柄，向下填充公司，自动计算结果。 8 使用求和函数计算单项费用 选择单元格，在编辑栏中输入“=SUM(”，拖曳鼠标选择需要计算合计数的单元格区域，输入后括号“）”，按【Ctrl+Enter】组合键完成函数计算，拖曳填充柄填充函数。 9 使用平均函数计算平均费用 选择单元格，在编辑栏中单击“插入函数”按钮，在打开的对话框中选择“AVERAGE”函数，确认后打开“函数参数”对话框，通过单击“Number1”文本框右侧的按钮收缩对话框，引用单元格区域地址，确认操作后按【Ctrl+Enter】组合键完成计算，最后拖曳填充柄填充函数。 10 使用IF函数判断费用是否超支 选择单元格，在编辑栏中单击“插入函数”按钮，在打开的对话框中选择“IF”函数，确认后打开“函数参数”对话框，分别在“Logical_test”、“Value_if_true”和“Value_if_false”文本框中设置函数参数，确认设置关闭对话框，按【Ctrl+Enter】组合键计算结果，最后拖曳填充柄填充计算结果。 11 任务二 管理和分析“销售业绩表”数据 任务实施 相关知识 任务目标 12 本页是一个二级标题下三级标题的汇总，图标不足可复制。 任务目标 在“销售业绩表”中管理和分析数据。首先可以对销售总额进行排序，查看销售额最大和最小的员工信息，然后利用筛选功能，筛选出销售额高于某一数据的所有员工，最后汇总每个小组的总销售额，并插入图表，分析数据。本任务完成后的最终效果如图所示。 13 本页是一个二级标题下三级标题的汇总，图标不足可复制。 相关知识 柱形图：用于比较相较于同一类别下，几组数据值的大小。 条形图：和柱形图的用法相同，但数据位于Y轴，值位于X轴，位置与柱形图相反。 折线图：用于显示随时间或类别变化的数据值的趋势线。 饼图：用于显示每一组数值在总数值中所占的份额大小。 14 任务实施 1 2 3 按销售额高低排序数据 筛选销售总额大于150的记录 按小组汇总销售情况 4 创建并美化图表 15 按销售额高低排序数据 选择任意单元格，选择【数据】/【排序】菜单命令，系统自动选择表格中包含数据的单元格区域，并打开“排序”对话框，选择主关键字选项和排序方式，确认即可对选择的关键字按指定方式进行排序。 16 筛选销售总额大于150的记录 选择【数据】/【筛选】/【自动筛选】菜单命令，单击“销售总额”单元格右侧出现的“下拉”按钮，选择 “（自定义…）”选项，在打开对话框的第一个下拉列表框中选择“大于或等于”选项，在第二个下 拉列表框中输入“150”，确认设置即可筛选出结果，再次选择该菜单命令可退出筛选状态。 17 按小组汇总销售情况 先对要汇总的单元格区域进行排序，然后选中该单元格区域，选择【数据】/【分类汇总】菜单命