项目六 使用Word邮件合并（课件）-《文秘办公自动化》同步教学（人民邮电版）

项目六 使用Word 邮件合并 1 学习目标 知识目标 ● 熟悉邀请函的制作方法 ● 掌握邮件合并的操作步骤 ● 掌握数据源的创建方法 ● 掌握数据源的选择及导入方法 技能目标 ● 掌握在“商务邀请函”文档中导入数据源的方法 ● 掌握中文信封的制作方法 ● 掌握在中文信封文档中合并数据源的方法 2 本页是二级标题的汇总，图标不足可以复制并改序号，注意奇数和偶数图标不同。 主要内容 创建和批量打印商务邀请函 1 批量创建信封 2 实训一 制作批量“客户通知单” 3 实训二 制作“公司员工标识卡” 4 3 本页是二级标题的汇总，图标不足可以复制并改序号，注意奇数和偶数图标不同。 任务一 创建和批量打印商务邀请函 任务实施 相关知识 任务目标 4 本页是一个二级标题下三级标题的汇总，图标不足可复制。 任务目标 本任务将练习创建和批量打印商务邀请函，主要通过Word的邮件合并功能来完成。首先应创建邀请函文档，输入文本内容并设置文本格式，然后在邮件合并的过程中创建数据源，最后将数据源中的项目导入邀请函即可。本任务制作完成后的最终效果如图所示。 5 本页是一个二级标题下三级标题的汇总，图标不足可复制。 相关知识 邮件合并中的数据源可以使用Excel表格数据源，也可以使用Access数据库数据源。 Excel表格数据源：Excel表格数据源是指使用Microsoft Office组件中的Microsoft Excel软件制作的表格，在邮件合并中，可将Excel表格作为数据源导入数据。 Access数据库数据源：Access数据库是Microsoft Office组件中专业的数据库软件，Access数据库数据源可利用Microsoft Access软件制作生成，也可在邮件合并过程中创建生成。 任务实施 撰写商务邀请函 选择【文件】/【页面设置】菜单命令，在打开的对话框中设置页面格式，选择【格式】/【背景】/【填充效果】菜单命令，在“填充效果”对话框中单击“图片”选项卡，单击“选择图片”按钮，设置背景图片，然后输入文本，并设置文本格式。 7 任务实施 邮件合并 选择【工具】/【信函与邮件】/【邮件合并】菜单命令，打开“邮件合并”窗格，依次单击超链接，自定义地址列表，创建新的列表信息，并将其保存在数据库中，最后再在文档合适的位置插入合并域即可。 8 任务二 批量创建信封 任务实施 相关知识 任务目标 9 本页是一个二级标题下三级标题的汇总，图标不足可复制。 任务目标 用本任务主要完成信封的批量制作，可先创建一个包含域（即可导入数据源）的中文信封样式，然后再利用数据源合并生成信封。本任务制作完成后的最终效果如图所示。 10 本页是一个二级标题下三级标题的汇总，图标不足可复制。 相关知识 一个公司通常都拥有自己的信息库，在使用邮件合并的过程中，可直接调用信息库中的信息。 数据库中的数据导入文档后，通常呈灰色底纹显示，表示该部分内容是合并域，即某一数据库中的数据信息。导入合并域后，数据库中该域下的所有数据（如“名字”域下的所有人物名字）同时插入文档，此时文档中只显示域名，域名通常与书名号“《》”组合在一起，可通过预览的方式查看当前域下的数据是否完整。 11 任务实施 创建信封格式 选择【工具】/【信函与邮件】/【中文信封向导】菜单命令，打开“信封制作向导”对话框，依次单击“下一步”按钮，选择“普通信封1：（165×102毫米）”信封样式，设置地址簿为“Microsoft Access”，并单击选中“打印邮政编码编码”复选框，最后保存信封。 12 任务实施 利用数据源合并生成信封 选择【工具】/【信函与邮件】/【显示邮件合并工具栏】菜单命令，通过单击“选择数据源”按钮连接Access数据源，通过单击“插入合并域”按钮，打开“插入合并域”对话框，将信封中原有的域删除并插入对应的合并域即可。 13 实训一——制作批量“客户通知单” 实训要求 公司搬迁，公司地址发生变化，需要批量制作客户通知单，通知客户公司搬迁事宜，其中要求语言简介，内容完整。 实训思路 尽量根据邮件合并的相关步骤依次进行操作，并在选取收件人步骤中，直接引用 “客户信息表”数据源，而不必重新创建收件人数据库。 应用实践这个页面根据步骤的多少选用适当的图标来表现。 14 实训二——制作“公司员工标识卡” 实训要求 在文档中导入数据，并实现为数据表格的每个员工都自动生成员工对应的标识卡。 实训思路