第八单元会议沟通与礼仪（课件）-《沟通与礼仪》同步教学（人民邮电版）

第八单元 会议 沟通与礼仪 沟·通·与·礼·仪 课前思考 从自己的参会体验出发，思考哪些因素会影响会议的效果。 在会议中，与会者如何做才能够实现高效沟通？ 与会者应遵从哪些礼仪规范？ 1 2 3 情景还原 折磨人的会议 董宇在创业初期抓住市场机遇，使自己的企业实现了快速发展，当企业营业额增长到10亿元的规模时，已经在全国建立了20多个分支机构，一支1000多人的营销队伍。这个企业在广大的地域分散作战，本应要求管理简化、指令清晰、步调一致、反应迅速、集中精力。但是，企业的管理模式并没有跟上企业自身的发展速度，没有得到及时调整，企业依旧沿袭以往的管理模式。例如，董宇在总部的时候喜欢随时召集各部门经理来开会，讨论企业产品的营销、生产和质量等问题。 这样的会议事前并无规划，通常是由董宇按照自己的思路来决定会议的议题。这种毫无准备的会议常常打乱其他与会人员的工作计划，而且他们没有时间思考会议的议题，往往会议都结束了，他们还摸不着头脑，这就造成会议效果不佳，开完会后大家仍然不知道后续应该怎么安排工作。 总部营销部的部门经理经常大吐苦水：“下班以后开会，经常一开就是五六个小时，开到深夜是常事……这样下来，不仅身体困乏，精神状态也不佳，会议没什么收获不说，还会影响第二天的正常工作。” 请分析案例中的董宇在会议组织上存在哪些问题，以及他应该如何改进。 目录 CONTENTS 组织会议 专题一 会议礼仪 专题二 专题一 组织会议 组织高效会议 解析点1 确定会议的必要性 为了剔除那些不必要召开的会议，组织者可以尝试以下方法： ● 合并。 ● 制订会议审批制度。 ● 寻找替代方案。 ● 会议取消。 明确会议目的 会议的目的通常为沟通、管理和决策。 认真准备筹划 ● Why（为什么）：我们为什么要开会？ ● What（什么）：我们开会的内容是什么？ ● Who（谁）：会议的与会者、会议主持人、会议记录者等分别是谁？ ● When（时间）：会议的召开时间、召开时长、结束时间，以及下次会议召开的预计时间。 ● Where（地点）：会议的召开地点在哪里？在什么样的环境和场景下召开？ ● Preparing（准备）：针对会议要有充分的安排。 组织高效会议 解析点1 做好会议记录 会议应有一个准确、完整的记录，会议的各项决议要有具体执行人员及完成期限。 会后追踪执行 首先，检查要及时。 其次，定期对会议贯彻的每个节点进行检查。 最后，决策执行完毕后要进行及时的总结，该表扬的表扬，该处罚的处罚，确保会议有效性的贯彻落实。 情景还原解析 在“情景还原”板块中，董宇不注重会议效率，企业规模扩大，人数增加，却仍然沿袭着小企业开会的模式，所以出现很多问题，其实，像这种与会者地域分散的大企业应该要求管理简化、指令清晰、步调一致。首先应该衡量会议的必要性，如果一定要开，应该选择合适的会议方式，如网络视频会议；如果确实需要把团队成员集中在一起开会，也要考虑全面，做好准备工作，要让与会者明确会议目标，准备好会议议题的背景资料等。 高效会议的必备要素 解析点2 清晰的会议目标 会议目标指明了整个会议的方向。鉴于会议目标的重要性，会议目标通常以书面形式明确下来。 合格的会议主持人 ● 对于会议本身而言，会议主持人在职位上是称职的，应有一定的权威感。 ● 会议主持人有足够的经验，擅长营造积极沟通的会议气氛，按照进程引导与会者讨论。 做好准备的与会者 ● 与会者充分理解会议目标、会议议题和会议日程，在会前做好资料准备和思想准备。 ● 与会者能够按时出席会议，为会议的召开预留足够时间。 ● 与会者做好沟通准备，愿意和其他与会者共同实现会议的既定目标。 ● 与会者要注意倾听，主动思考，并能够积极发表自己的看法。 高效会议的必备要素 解析点2 请同学们说一说自己参与过的会议有哪些地方存在问题，或者经常听周围的人抱怨的会议现象是什么，并讨论通过什么方法可以减少或避免这种现象的发生。 即时演练 有效控场策略 训练点 会议开场 （1）确保会议准时开始。 （2）宣布会议主题。 （3）做好开场白。 会议中控场 （1）正确引导，避免跑题。 引导方法主要有：复述法、顺水推舟法、收束法、以第三方的角度 （2）控制情绪，调节气氛。 （3）灵活驾驭，避开冷场。 如果出现冷场，会议主持人可以采用以下方法：指名法、点拨法、过渡法 （4）达成共识，形成决议。 会议结束 要使会议总结得法，会议主持人可采用以下方法：直叙法、归纳法、鼓动法。 有效控场策略 训练点 学生们自由分组，5 人一组，一人扮演会议主持人，其余人扮演参会人员。扮演参会人员的学生应表演开会过程中的各种情况，例如对某些话题进行友好讨论，讨论出现争议而情绪激动，不小心出现跑题等。会议主持人要及时控制会议现场，使会议进入