4.4拟写商务信函（课件）-《应用写作》同步教学（高教社）

拟写商务信函 情 境 导 入 肖雅的公司与天康贸易有限公司建立了友好合作关系。一月前，天康公司订购了一批货物，按照合同，交付货款的日期将至，肖雅需拟写一份商务信函，告知天康公司账号等信息。 任务布置 拟写一份商务信函 知识链接 （一）商务信函的概念 商务信函是企业与企业之间在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中传递商务信息、联系商务事宜、询问和答复问题、处理具体交易事项。 （二）商务信函的种类 按具体功能可分为商洽函、询问函、答复函、请求函、告知函、联系函等； 按往来事务可分为答复函、订货函、任命函、祝贺函、感谢函、介绍函、邀请函、联络函、致歉函、慰问函、唁函、推销函等。 知识链接 （三）商务信函的特点 1.主旨的单一性 商务信函用于处理商务事项，一般要求围绕商务，突出主旨，内容集中单一。 2.地位的平等性 商务信函是两个平等法人之间的往来文书，反映双方平等、互惠互利的关系。商务信函的写作应相互尊重，以礼相待。 3.格式的规范性 商务信函的格式类似于一般的书信，外贸商务信函的格式必须依照国际惯例，在文法和书写格式上要符合对方的语言规范和习惯。 4.回复的时限性 商务信函是一定时限内双方意愿的明确表达，接收对方的信函后必须及时回复。 知识链接 （四）商务信函的结构与写作要求 1.商务信函的结构和写法 商务信函一般由称呼、问候语、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。  　 （1）称呼 　 称呼写收信人或收信单位的名称。称呼单独成行、顶格书写，称呼后用冒号。 （2）问候语 一般用一两句尊敬的客气话表示，如“您好”、“近来生意可好”等；如果是初次联系，可使用“久仰大名，未亲雅教”等词语；如果是回函，可使用“惠书敬悉，不胜感激”等词语。 （3）正文  　 正文是商务信函的主要部分，叙述商务往来联系的实质问题，通常包括：说明发函的目的、根据、原因等内容，复函要引叙对方来函要点，以示复函的针对性；说明发函事项，一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或联系事项阐明自己的意见；提出进一步联系的希望、方式和要求。  知识链接 （4）结尾  　　写明希望对方答复的要求，如“特此函达，即希函复。”，或者写表示祝愿、致敬的话，如“此致敬礼”、“敬祝健康”、“顺颂商祺”、“金安”、“生意兴隆”等。祝语一般分为两行书写。  （5）署名  　　署名即写信人签名。以单位名义发出的商务信函，可写单位名称或单位内具体部门名称，也可同时署写信人的姓名。重要的商务信函，为郑重起见，也可加盖公章。 （6）日期  　　日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商务信函的日期很重要，不要遗漏。 知识链接 2.商务信函的写作要求 （1）内容要完整具体 商务函电的内容要具体而且明确，应将何人、何时、何地、何事、何种原因、何种方式等内容完整表达。 （2）语言要准确简洁 函电的语言及标点符号的使用应准确无误，避免双重意义的表示或者模棱两可。在无损于礼貌的前提下，用尽可能少的文字清楚表达真实的意思。 （3）态度要礼貌坦诚 最重要的礼貌是客气而得体地及时回复对方，坦诚与对方沟通商洽，站在对方的立场来看问题，根据对方的思维方式来表达自己的意愿，只有这样，与对方的沟通才会有成效。   例文欣赏 XX公司： 多谢9月12日的来信和附件。获悉贵公司有意物色英国销售商推广教学辅助设备，甚感兴趣。 我公司将于10月2日在厄尔大楼举行的维佳玩具商品交易会上展示产品，诚邀贵公司派员参观设于46号之摊位。如能安排于非展出时间面谈，烦请电复。定必委派高层人员赴会。 顺颂商祺 XX公司营销部 2016年9月13日 模 板 ：（ 称呼） （问候语） 。（发函的目的、根据、原因）