6.1 一般会议(课件）-《商务沟通与礼仪》同步教学（中国石油大学出版社）

模块二 展览会 模块一 一般会议 会 务 礼 仪　 模块三 新闻发布会 模块四 茶话会 模块五 赞助会 （1） 掌握会议的相关准备工作。 （2） 了解会议的具体安排及礼仪要求。 模块一 一般会议 学习目标 模块一 一般会议 学习重点 学习难点 掌握会议的含义及分类。 各类会议的具体安排及礼仪要求。 模块一 一般会议 小案例 李宇的失误 盛夏的一个下午，红运公司要与外地某企业举行会谈，会上欲就双方技术合作事项达成协议。业务部秘书李宇事前做了大量的准备工作，但就在会议当天临近中午时，李宇发现有关质量监督管理方面的资料还没有准备。他急忙通过各种方式查找这类资料。资料终于找到了，可会谈也开始了，李宇只好提心吊胆地等待会谈结果。 模块一 一般会议 小案例 李宇的失误 会谈开始后，双方就事先准备好的协议草案展开了充分的讨论。最后，外地某企业代表提出了质量监督管理方面的问题，因为这对于合作项目的成功有着重大意义。然而，由于李宇所在公司的代表手中缺乏此方面的材料，无法给对方以满意的答复，故而会议没有做出任何决定，只能暂时休会。 模块一 一般会议 一、 会议的含义及分类 1. 会议的含义 根据《辞海》的解释，“会”字有动词、名词和副词等多种词性。“会”是集中、汇合、聚集的意思，“议”是商讨、议论、协商的意思。 模块一 一般会议 一、 会议的含义及分类 2. 会议的分类 会议可按不同的标准划分为不同的类别。例如，按会议内容、性质的不同，可分为代表大会、工作会议、学术会议和联席会议等； 模块一 一般会议 二、 会议的要素 1. 与会者 与会者就是参加会议的正式成员，既包括主持人，也包括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。 模块一 一般会议 二、 会议的要素 2. 主持人 主持人是会议过程中的主持者和引导者，往往也是会议的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。 模块一 一般会议 二、 会议的要素 3. 议题 议题是会议所要讨论的题目、所要研究的课题或是所要解决的问题。议题必须具有必要性和重要性，又必须具有明确性和可行性。 模块一 一般会议 二、 会议的要素 4. 名称 正式会议必须有一个恰当、确切的名称。会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、规模等。 模块一 一般会议 二、 会议的要素 5. 时间 会议时间有三种含义：一是指会议召开的时间；二是指整个会议所需要的时间；三是指每次会议的时间限度。 模块一 一般会议 二、 会议的要素 6. 地点 会议地点又称会址，其既是指会议召开的地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得考虑多种因素。 模块一 一般会议 三、 会议的相关准备工作 （一） 会议计划和成本预算 1. 会议计划 (1) 会议计划应明确会议的目的和任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点和议程等。 模块一 一般会议 三、 会议的相关准备工作 （一） 会议计划和成本预算 1. 会议计划 (2) 会议计划应明确会议的准备工作，如需用哪些文件，会场怎样布置，是否需要食宿、车辆，是否安排参观、文化娱乐等其他活动。 模块一 一般会议 三、 会议的相关准备工作 （一） 会议计划和成本预算 1. 会议计划 (3) 决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。 模块一 一般会议 三、 会议的相关准备工作 （一） 会议计划和成本预算 2. 会议成本预算 有明显投入的大、中型会议，特别是跨地区的或会期超过一天的会议，必须计算成本、做出预算。 模块一 一般会议 三、 会议的相关准备工作 （二） 会议文件 1. 会议文件的种类 会议文件有两大类。一类是供会议上学习参考的文件资料。 模块一 一般会议 三、 会议的相关准备工作 （二） 会议文件 2. 会议文件的准备程序 会议文件一般先由领导根据会议内容、目标的要求确定要点，授意给秘书。 模块一 一般会议 三、 会议的相关准备工作 （三） 会场准备 1. 会场布置 会场除了有整洁、安静、明亮、通风和安全等要求之外，还应考虑其形状、大小、桌椅安排等。 模块一 一般会议 三、 会议的相关准备工作 （三） 会场准备 2. 主席台席位布置 重大会议的主席台席位应讲究排列。主席台席位视人数设一排或数排，第一排席位应为单数。 模块一 一般会议 三、 会议的相关准备工作 （三） 会场准备