第四章 秘书职能（课件）-《秘书学概论》同步教学（高教社）

到年底了，公司特别忙。马上就要开董事会，由于销售大幅度滑坡，老板心情不好。这天上午10点左右，广告公司的赵总来电话，想就明年的广告代理问题与老板交换一下看法。正忙得晕头转向的老板一听说谈明年的广告问题，就对秘书说：“不就是明年的广告的事吗？现在没时间！”从老板办公室出来，秘书拿起电话对赵总说：“老板今日身体有些不舒服，您先跟我说说，我再转告他可以吗？” 快 广告公司的电话 第四章 秘书职能 第一节 秘书职能概述 第二节 秘书的基本职能 第三节 秘书职能的实现 思考训练与教学互动 Internet 2 第一节 秘书职能概述 一、秘书职能的含义 二、秘书职能的认定 一、秘书职能的含义 1.含义： 秘书职能，是指在组织管理过程中，秘书所承担的职责和应发挥的作用与总体功能。从宏观上规定了秘书的工作方向、活动范围和办事标准。 2.概念区分：秘书职能区别于秘书业务与秘书实务。秘书业务主要强调秘书工作的专业性。秘书实务是与秘书学理论相对的概念，包括秘书工作的具体内容与方式方法。 秘书业务与秘书实务均属于“操作层面上的具体秘书事务，且因主管或组织的需要不同而各有不同。” 秘书职能与秘书工作也是两个不同层面的概念。秘书工作是秘书职能的具体体现，秘书职能是对秘书工作的抽象概括。　 　　　　　　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　 二、秘书职能的认定 （一）秘书职能认定的基本观点 董继超认为：秘书职能分为基本职能和一般职能。基本职能包括辅助政务、处理事务；一般职能包括辅助决策、协助管理、沟通信息、协调关系、保守秘密。 吕发成、方国雄认为：秘书活动的综合职能包括处理信息、辅助决策、协调关系、督促检查。 　　 常崇宜认为：党政机关秘书部门的职能有文书撰写与处理、行政与后勤保障、信息管理、综合协调、督促检查、随机完成交办任务六大系列。 　　　　　　　　　 （二）秘书职能认定 其一，要明确秘书的基本职能，首先应该明确秘书职能的主体。根据秘书职能的定义，我们认为，研究秘书或秘书职业这一主体的职能，比研究秘书机构或秘书工作的职能更加典型。 其二，秘书的基本职能不能纠缠在具体的秘书工作之中，秘书职能应当是秘书具备的职责、作用和功能。办理事务、沟通协调、辅助决策、督促检查构成秘书的基本职能。 第二节 秘书的基本职能 一、办理事务 二、沟通协调 三、辅助决策 四、督促检查 一、办理事务 （一）办理事务概述 办理事务的含义：秘书以辅助领导决策、管理政务为核心，操办和管理办公的相关事务。 事务与政务相对应。事务指所做或要做的事情，通常较琐碎，涉及面较小； 政务主要指决策与指挥，关系全局的事务。秘书事务与政务相辅相成。政务是秘书事务的统帅和灵魂，偏离政务，秘书事务会迷失方向； 离开秘书事务办理，政务也无从展开，管理将失去基础。同时，办理事务也是实现沟通协调、辅助决策、督促检查等秘书职能的必要前提，秘书的一切职能只有通过相应的事务办理才能实现。 （二）办理事务的特点 1.服务性：为领导和领导机关服务，辅助领导施行管理，是秘书办理事务的根本目的。 2.繁复性：办理事务，涉及面广、工作头绪多，繁杂性、重复性强。 3.广泛性：秘书办理事务的内容非常广泛，除领导和各职能部门的业务工作外，其他一切程序性的日常工作、生活服务工作等，均划归办理事务范畴。 4.琐碎性：秘书办理的事务涉及单位、领导和员工的工作、学习、生活等方方面面，很多事情极为琐碎。 （三）办理事务的职能基础 1.便于全面服务