第四章 机关事务应用文（三） (课件）-《财经应用文写作》同步教学（西南财经大学出版社）

2024/2/9 第四章 机关事务应用文（三） 1 学习目标 了解各种商务信函、E-mail、传真、电报、电传及涉外商函等概念 熟悉上述文体的写法，掌握上述文体在不同场合的使用要求 一、询问函 (一)询问函的概念 　　 询问函是指交易的一方打算购买或出售某种商品，向对方询问买卖该商品的有关交易条件，或者就该项交易提出带有保留条件的建议。 第一节 商务信函 (二)询问函的表现形式 询问函可由买方发出，也可由卖方发出（如寄送价目单）。其形式可以是口头形式（如电话），也可以是书面形式，如书信、电报、电传、传真、电子邮件等，有时也采用询价单方式的询问函。目前，国际贸易业务中采用传真和电子邮件形式的询问函较为普遍。随着信息网络技术的发展，利用电子邮件和商务网络进行询问已成趋势。按照我国《合同法》的规定，寄送的价目单、招标公告、拍卖公告、招股说明书和商业广告等都属于此类。 （三）询问函的写法 买方向卖方发函 （1）称呼或者抬头。 （2）正文。 （3）结尾。 卖方向买方发函 询 问 函 ×××公司采购经理： 兹定于××月××日在×××市×××路本公司展览厅举行年度 冬季大展销活动，作为我公司最尊贵的客户之一，您及您公司其他代 表将作为贵宾被邀请参加我们的展销活动。届时，我们安排了××× 活动，您可以有选择性地参加您喜欢的活动，如果您有兴趣，也可以 就您感兴趣的新产品和我公司×××经理直接面谈。 　　我们期待着您的答复，也真诚地期待着您的到来！ 　　祝您工作愉快，万事如意！ ××公司 ××××年××月××日 (四)询问函的回复 收到对方的询问函之后，收信人应择机回信。回信要首先要说明来函收悉，指出对方某日来函的主旨内容，如“我方已收悉贵方6月3日来函询问我公司家具价格及安装费用事宜……”，然后可简要回述对方的问题，再按照对方的要求提供完整详细的资料，最后应指出希望所提供的资料能为对方所用，并希望对方再次来函洽谈业务。 二、销售函 （一）销售函的概念 销售函顾名思义就是卖方为了向买方销售商品，以信函的形式向买方说明销售某种商品的各种条件，并承诺愿意按照这些条件与买方成交。 （二）销售函的写法 销售函的结构通常包括称呼、正文和结尾等三个部分。称呼的写法通常是“××采购经理”或“××公司采购部负责人”等。正文的内容一般要包括商品的名称、品质或规格、数量、包装、价格、交货和支付等主要条件。 销 售 函 ×××公司采购经理： 您好！感谢贵公司去年采购我公司×××型号的×××设备。现向贵公 司提供我公司今年关于×××产品的报价单，详情如下： 产品名称：×××大型制衣设备 产品型号：××× 产品价格：每台10万元。10台以上90折优惠，20台以上85折优惠， 30台及以上8折优惠。 付款方式：先交定金，比例为总价的20%，其余货款在我方发货日起10日 内付清。 交货方式：我方通过铁路运输将货送抵贵方所在地火车站。费用和保险 费由我方支付。贵方需在火车站自行取货。 联系电话：×××××××× 其他事项：本报价有效期截止到2008年6月13日。 ××公司销售部 2008年1月13日 三、订购函 （一）订购函的概念 订购函是买方为了采购某种商品向供货商发出的愿意按某种条件订购某种货物的信函。 （二）订购函的写法 订购函的结构基本上和销售函一致，包括抬头（称 呼）、正文和结尾等几个关键部分。抬头一般写“××公 司销售部”或“××公司销售经理”等。 　 正文是订购函的重点，对其层次安排略有讲究。 结尾部分可以表明对尽早收到答复或者货物的希望， 并对供货商的配合提前表示感谢，最后是署名和日期。 订 购 函 戴尔公司××销售代表： 您好！贵公司上周发来的商用笔记本电脑的宣传手册已经收到，在此表 示感谢。我公司对其××牌笔记本（网上报价4 000元整）很感兴趣，拟订购 20台，详细配置如下： 中央处理器：英特尔赛扬处理器540(186GHz) 操作系统：Linux 内存：512MB DDR2内存 显示器：154英寸WXGA TFT显示屏 硬盘：80GB* SATA硬盘 光驱：24X CDRW/D