项目十 会务组织（课件）- 《商务秘书项目教程》同步教学（机械工业版）

模块三 秘书日常事务 项目七 收文发文 项目八 档案管理 项目九 通讯联络 项目十 会务组织 项目十一 人事管理 项目十二 其他事务 项目目标 在学生掌握会议组织基本流程基础上，向商务会议拓展，介绍主要商务会议的知识点，重点培养学生组织日常会议和参与策划大型商务活动的能力。 项目内容 掌握会议基本流程 组织客户座谈会 筹划客户联谊会 项目十　会务组织 案例导入 A公司去年开发了一个美体护肤新品牌，在看到别人因为会议营销而大发其财的时候，A公司便准备在3月的广州美博会前搞一场三天两夜的市场论坛高峰会，来一个大翻身。高峰会日子到了，员工全体出动，把客人拉到广州北边风景优美的度假村，搞了一场气氛非常热烈的会议。然而会后盘点账目，公司签到的单子只有一个3万元的加盟店，而新出的产品代理一个也没签到。公司在这个会议中不但没赚钱，反而亏了10多万元。为什么别人开会赚得笑不拢口，而A公司血本无归呢？经专家诊断，失败原因有：招商会主题不明确；市场推广不力；邀客对象错误；会议组织混乱；内容不切实际等。 任务一 掌握会议基本流程 任务描述 阅读《会议安排流程》，掌握会议组织基本流程。 任务实施 （1）制发会议通知 （2）文件准备 1）议程表。 2）领导主题报告略。 3）主持人总结发言。 4）日程表 海天公司将举行销售团队会议，研究销售工作下一季度的目标以及人员招聘、选拔等问题。秘书陈慧在编制会议议程表前，先请总经理、销售总监等有关上司提出议题，再询问各位主管是否有在会上讨论的事情，并提请主管上司定夺，然后将要讨论的问题排出顺序。在设计具体的议程表时，陈慧经过仔细考虑，把要在会上讨论的议题编排了一下，打印交给了上司。 海天公司销售团队会议议程表 公司销售团队会议将于5月24日星期一 上午9：00在公司总部的三号会议室举行。 一、宣布议程 二、说明有关人员缺席情况 三、宣读并通过上次会议的记录 四、东部地区销售活动的总结 五、销售一部关于团队沟通问题的发言 六、公司销售人员的招聘和重组 七、销售二部经理的人选 八、下季度销售目标 （3）会场布置 1）选择会址。 2）会场布置。 3）主席台座次排列。 4）会场设施。 （4）会议记录 会场准备 　会场的总体要求是：整洁、安静、明亮、空气流通、大小适宜、一应设备齐全、利于安全和保密。 　　１．会场布置 　　２．主席台 　　３．会场设施 　　４．其他准备 　　就餐住宿；接送车辆；新闻媒介宣传提纲；安排参观、考察、游览；赠送图片、资料、纪念品等。 主席台 重大会议的主席台席位应讲究排列。主席台席位视人数设一排或数排，第一排席位应为单数。席位的次序应以主席团成员职务高低，对会议的重要程度而定。邀请的贵宾或来宾如安排在主席台就坐的也按照同样原则。 第一排的正中为首席，其次是左位，再次为右位。先左后右，左高右低。前排为主，后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名牌，便于按位入座。 任务引导 （1）议程与日程 （2）会议记录的格式 （3）会议记录的要求 （4）会议纪要与会议记录 知识链接：会议记录 在会议过程中，由专门记录人员把会议的组织情况和具体内容如实地记录下来，就形成了会议记录。 　　会议记录有“记”与“录”之分。“记”又有详记与略记之别。略记是记会议大要，会议上的重要或主要言论。详记则要求记录的项目必须完备，记录的言论必须详细完整。若需要留下包括上述内容的会议记录则要靠“录”。“录”有笔录、音录和影像录几种，对会议记录而言，音录、像录通常只是手段，最终还要将录下的内容还原成文字。笔录也常常要借助音录、像录，以之作为记录内容最大限度地再现会议情境的保证。 　　会议记录的格式分为记录头、记录主体、审阅签名三个部分。 　　记录头的内容有： 　　1．会议名称； 　　2．会议时间； 　　3．会议地点； 　　4．会议主席（主持人） 　　5．会议出席、列席和缺席情况； 　　6．会议记录人员签名。 　　 7．备注；有些会议还要写清楚会议的起止时间。 第二部分是记录会议的内容，是重要组成部分。 1．写明发言人的姓名，发言的内容，包括讨论的内容，提出的建议，通过的决议等。必要时，还要记下表决情况（如全体通过或多少人同意，多少人异议，多少人弃权）。 2．记录还要记下会议的有关动态。如发言中的插话、笑声、掌声，临时中断以及会场重要情况等等。 3．会议结束，记录完了，就要另起一行写“散会”两字。重要的会议记录，要有主持人和记录人在正文结尾右下方签字。 4．会议的记录在方法上有详细记录和摘要记录两种。这两种记录，采用哪一种，要根据会议的性质和内容来定。 　　会