项目八 档案管理 （课件）- 《商务秘书项目教程》同步教学（机械工业版）

模块三　秘书日常事务 项目七 收文发文 项目八 档案管理 项目九 通讯联络 项目十 会务组织 项目十一 人事管理 项目十二 其他事务 注：因《档案管理学》是一门独立学科，笔者也编著了《档案管理技能训练》（第2版）（机械工业出版社，2016） ，有简要文本和成套课件可提供。本项目只涉及“档案整理”部分。 联系电话：13626276579 陈琳 电子邮箱：rwxcl@mail.ntvc.edu.cn 项目八 档案整理 学习任务和目标 （1）通过以“件”为单位和以“卷”为单位整理档案，了解归档制度的变化，掌握档案整理的流程、工作内容，提高学生档案整理技能和适应档案管理新要求的能力。 （2）通过拟写立卷说明，提高学生语言表达能力、档案管理文字资料撰写能力。 （3）用“整理的最终成果”的形式，帮助学生掌握档案整理的全局性概念—— 全宗。 内容概述 整理包括内容整理和实体整理。内容整理是指对文件或档案内容的真伪进行鉴别考证等。实体整理是将零散的和需要进一步条理化的文件或档案进行分类、组合、排列、编目等，有以“件”为单位整理和以“卷”为单位整理之分。以“件”为单位整理档案是本章技能训练重点。 项目八 档案整理 任务一　做好整理准备工作 任务二 按“件”整理档案　 任务三　按“卷”整理档案 档案整理 任务一　做好整理准备工作 内容整理： 　　鉴别内容真伪，考证内容客观性，编纂出 版档案史料等活动。 实体整理： 　　将零散的档案，进行分类、组合、排列、 编目，使之成为有序的整体。 机关档案的整理 　内容： 平时文件归档、文件组卷、案卷排列、案卷目录编制、档号编写、局部调整等。 责任人： 文件处理部门或业务部门与档案室共同完成；档案室也收集零散文件并进行全过程整理。 档案馆的档案整理 　1、系统排列和编目 　　　档案馆接收机关档案室移交的案卷后，进一步系统整理。 2、局部调整 　　　对不符合要求档案进一步加工以提高质量；档案保存时间较长，自身或档案整理体系发生变化，也要整理。 3、全过程整理 　　　收集零散的文件、馆藏体系遭到严重破坏，需要对档案进行全过程的整理工作。 全过程包括：区分全宗、全宗内档案的分类、组卷、案卷排列、编定档号、编制案卷目录等。 整理工作的意义 是整个档案管理工作的基础。 　　收集——整理——利用 是发挥档案效用的前提条件。 是检查收集工作质量的依据。 是管理科学化和标准化基础。 档案整理三原则 必须保持文件之间有机的历史联系 来源联系　 时间联系 内容联系 形式联系 应当充分利用原有的整理基础 必须便于保管和利用 档案整理两种方法 1、以案卷为单位整理。（传统方法） 案卷是一组有密切联系文件的组合体。 立卷是一个分类、组合、编目的过程。 2、以件为单位整理。（现代方法） 文件整理归档操作流程 收集 确定“件” 文件装订 文件分类 文件排列 编制归档号 编目 装盒 档案排架 12 全宗概念 　　 全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活 动中形成的档案有机整体。区分全宗是整理工作 的第一步。 1、全宗是一个有机整体，具有不可分割性。 　 同一全宗不能分散，不同全宗不能混杂。 2、全宗是在一定历史活动中形成的，具有客观性。 　 整体性由内部历史联系决定而非人为。 3、全宗是以社会单位为基础构成的，具有稳定性。 　 以机关、组织和个人作为单位构成，时空范围确定。 全宗构成者条件 A、可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文； B、设有会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划； C、设有管理人事机构或人员，并有一定的人事任免权。 人物全宗 著名人物一生社会活动中形成的档案整体。 1、公务形成的文件，原件放入单位全宗，复印件或附件归入个人全宗；非公务中形成的文件，原件应归入个人全宗。 2、一个人一生无论身分、政治立场如何变化，只构成一个全宗。 全宗的补充形式 （一）联合全宗：两个或几个关系密切单位形成的档案整体。 1、密切继承关系的机关，文件彼此混杂; 2、职能互有密切联系的合署办公机关。 **省手工业局 手工业联社 联合全宗 （二）全宗汇集：档案数量很少的若干全宗的集合体。 1、具有代表性的若干小全宗 2、残缺不全的一些全宗 ****时期**地区工矿企业全宗汇集 （三）档案汇集 具有某些历史联系的若干全宗的群体。 全宗群 全宗群：由同一时期或地区，在纵向或横向方 面具有相同性质的立档单位形成的若干个全宗 构成一个有机群体。 如：工业交通系统 　　农