项目八 商务接待安排（课件）- 《秘书理论与实务》同步教学（机械工业版）

项目八 商务接待安排 学习目标 任务一 来宾资料搜集 任务二 接待方案制定 任务三 做好接待准备 任务四 迎 接 来 宾 任务五 宴 请 安 排 任务六 送 别 工 作 课 后 训 练 学习目标 1.能够及时准确地搜集来访对象的有效信息。 2.能够制定完整规范的接待方案。 3.能够按要求做好接待准备的各项工作。 4.能够有礼有节地做好迎接和送别来宾的工作。 任务一 来宾资料搜集 任务情境 小赵是某市一家小有名气的IT公司的办公室秘书，周一上午办公室主任告诉她半个月后阿里巴巴的董事会主席马云与财务总监及公司秘书一行三人要来考察及洽谈并购IT公司的一些相关事宜，时间为两天。办公室主任要求小赵查找阿里巴巴公司及马云一行三人的相关资料，并要求在两天后递交。 思考：如果你是秘书小赵，你将如何做好这项工作？ 任务一 来宾资料搜集 任务分析 一、搜集信息前要了解来宾类型 1.按来访对象的国别分类 （1）内宾接待 （2）外宾接待 2.按来访对象的组织关系分类 （1）上级来访接待 （2）平级来访接待 （3）下级来访接待 （4）群众来访接待。 （5）本单位来人接待 （6）新闻单位来人接待 3.按来访者有无预约分类 （1）预约来访者接待 （2）未预约来访者接待 任务一 来宾资料搜集 二、搜集来宾资料包括以下几个方面 1.来宾的个人情况 (1)来宾的国别或地区，所代表的机构或组织。 (2)来宾的姓名、性别、年龄、身份、职务、民族、宗教信仰和生活习俗等。 2.来宾的基本情况 来宾的基本情况包括来宾的具体人数、来宾的抵达时间和地点、来宾离开的时间、来宾乘坐的交通工具、来宾的行程路线和来宾的日程安排。 任务一 来宾资料搜集 3.来宾来访的目的和意图 (1)根据已经搜集的来宾信息判断其来访意图。 (2)根据有关组织的接待通知分析判断其来访意图。 (3)根据来宾的有效证件或信函判断其来访意图。 (4)根据来宾的自我介绍判断其来访意图。 (5)通过与来宾的交谈分析判断其来访意图。 三、搜集信息的基本途径 1.使用网上搜索引擎 2.使用内部相关资料 3.实地调查 4.通过亲朋好友帮忙 任务一 来宾资料搜集 任务实施 秘书小赵为做好接待工作，可以从以下几个方面去收集来宾的信息资料： (1)搜集阿里巴巴公司的相关资料。 (2)搜集马云先生一行三人的个人信息，包括籍贯、姓名、年龄、身份、职务、宗教信仰、工作经历与行业地位、生活习惯、性格与喜好、奇闻趣谈、工作特点与风格等。 (3)确认马云一行的抵离时间、乘坐的交通工具、行程安排、日程安排、特殊要求等。 任务一 来宾资料搜集 (4)整合信息。根据接待任务的需要和领导的要求整合有效信息，尤其要整合马云的个人喜好、工作特点、谈判风格等相关资料。 (5)递交信息。在规定的时间内，根据领导的具体要求递交阅读形式方便的参考资料。 (6)补充信息。根据需要随时补充和反馈各方面信息。 任务二 接待方案制定 任务情境 顺风集团股份有限公司有一项工艺品水性漆的技术，但是一直苦于缺乏资金，现与新纪元股份有限公司经过两个月的谈判后，双方协商一致，愿结成长期的战略伙伴关系，实现资源共享，共同发展。双方公司决定于2008年8月29日正式签约。届时，新纪元股份有限公司的王董事长在徐总经理的陪同下去成都与顺风集团股份有限公司签约，行程四天。顺风集团的张董事长非常重视这次与新纪元的合作，要求董事会秘书黄丽马上制定出接待方案送他审批。 思考：如果你是黄丽，将如何制定接待方案？ 任务二 接待方案制定 任务分析 一、接待规格 1.高规格接待 (1)上级领导派一般工作人员向下级领导传达要求。 (2)兄弟单位或合作单位的领导派人到本单位商量重要事宜，本单位领导要出面陪同。 (3)下级人员上访，有重要事情向上级领导汇报。 (4)重要专家或重要专业技术人员来访或求职。 任务二 接待方案制定 2.对等规格接待 即接待方主要陪同人员与客人的职位同等的接待。 这是最常用的一种接待规格。 3.低规格接待 即接待方