项目 二 办公室效率管理（课件）- 《秘书理论与实务》同步教学（机械工业版）

项目 二 办公室效率管理 学习目标 1.能够科学、合理地对时间进行管理。 2.熟练掌握工作日志的制作方法。 3能够.有条理地安排领导活动和约会。 任务一 时间管理策略 任务情境 周一上班，秘书小周需要完成以下工作。她迅速地开始逐一工作，搞得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。 （1）给某客户打电话，与对方联系，说明自己的上司下周四将安排与他约会的事宜。 （2）为下午部门经理会议所要讨论的报告复印每人一份（8人，每份10页）及会议日程表。 （3）向人力资源部门写报告，申请今年的休假日。 （4）复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方。 （5）拆封、分类和传递今天收到的邮件。 任务一 时间管理策略 （6）部署检查下午开会要使用的会议室，准备茶水和咖啡。 （7）为上司预定周末去天津的火车票（从北京出发）。 （8）将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中给部门同事传阅。 （9）在做这些事情的同时，她还接待了3位访客、接了几个电话。 思考：秘书小周怎样做才能高效率地完成上述工作？ 任务一 时间管理策略 任务分析 一、时间管理的方法 1.ABCD分类法 2.制定时间计划表法 (1)年计划表。公司在一年中的例行活动或公司所属母公司在一年中的例行活动，商界在一年中的例行活动，以及根据公司年度工作计划，可以确认的必须参加的活动，要事先列入表中。 表格 任务一 时间管理策略 (2)月计划表。从全年计划表抄下日程安排，填写出差和聚会等预定事项，要抓住当月的重大活动。 表格 (3)周计划表。正确地填写会议、约会等预定活动，包括时间等安排。在周末要向领导报告下周计划，并得以确认。 任务一 时间管理策略 周计划表的安排要考虑领导的忙碌程度以及其他因素，如果上司本周身体不好，或临时事情太多，则可以将一个月内必须完成的已知事项，安排在其他时间完成。 任务一 时间管理策略 (4)日程表。上司在一天中要做许多工作，为使其事先掌握自己所要从事的重要活动，必须提供给上司日程表。在前一日下午或者当日清晨，根据周计划表，抄制当日日程表，并得到上司确认(如果不制作日程表，根据周计划表安排工作时，也必须于前一日或当日清晨得到确认)。 表格 任务一 时间管理策略 3.习惯使用待办单 (1)将你每日要做的一些工作事先列出一份清单，排出优先次序，确认完成时间，以突出工作重点。避免遗忘，未完事项留待明日。 (2)待办单主要包括的内容：非日常工作、特殊事项、行动计划中的工作、昨日未完成的事项等。 (3)使用待办单注意：每天在固定时间制定待办单(一上班就做)、只制定一张待办单、完成一项工作划掉一项、待办单要为应付紧急情况留出时间、最关键的一项提前解决，做到每天坚持。 二、时间管理的实施 (1)明确自己的工作任务和职责。作为秘书必须非常清楚上司安排的工作任务中，哪些工作需要亲自完成，哪些工作要协助他人做，哪些工作可以不参与。 任务一 时间管理策略 (2)要区分常规工作和非常规工作。哪些是每日都要完成的工作，哪些是每周或定期的工作，哪些是无法预料、突然出现的工作。例如，你分管邮件的分类、拆封和分发，那么每日邮件一到就要立即处理，以免贻误紧急的信件，这就是你每日的常规工作。又如你负责办公用品的分发，这项工作不必要天天做，可以协商好定期进行。如果上司让你马上外出取文件，你就要放下手头工作，立即外出，这就是非常规工作。 (3)动脑筋思考，分清工作的轻重缓急，判断工作的先后次序，重要的工作、紧急的工作先做，科学有序地一项一项地完成工作任务，不是机械地来一件事干一件事。 任务一 时间管理策略 (4)巧妙地运用一些方法，合理分配精力，精明地利用时间，以提高效率。如有些时候可以合并同类任务，集中起来专心致志一次完成，避免多次重复；有的工作动动脑筋、思考周密，一次就做好，不反复。在上面的“任务情境”中，小周可以将所有需要复印的文件集中在一起，集中复印；同时她还可以把所有要打的电话集中在某一时间段内统一处理，这都将帮助她节省大量的时间。 (5)使用办公辅助手段帮助组织工作。包括工作日志、时间表、计划表、日程安排或印制好的“效率手册”等，在上面编制日程安排和每周计划。那些非常规的、重要的、紧急的或定时的工作，应在计划表中明显标注，以引起自己的注意，使那些无论如何要完成的事绝不留到下一天。 任务一 时间管理策略 (6)安排工作要适应整个流程的正常运转，不间断、不延误、不降低团队的整体效益。秘书工作时