1.1掌握秘书工作内容（课件）- 《商务秘书项目教程》同步教学（机械工业版）

模块一 秘书职业认知 项目一 掌握秘书工作内容 项目二 理解秘书工作特点 项目三 建立秘书智能结构 项目目标 以《商务秘书典型一日》为案例，介绍秘书工作内容，重点培养学生阅读分析、信息收集与处理能力。 项目内容 阅读《商务秘书典型一日》 搜索毕业生“工作经验” 解读秘书招聘信息 项目一　掌握秘书工作内容 项目导入 一位文秘专业毕业生应聘某公司秘书岗位，面试中学生礼貌地问考官：“请问贵公司秘书的岗位职责有哪些？”主考官面带微笑地说：“这个问题正是我们想问你的。”学生立即意识到犯了大错，迅速改口说：“我是想问贵公司的主要业务是什么？”但为时已晚，面试结果也可想而知。 任务一　阅读《商务秘书典型一日》 任务描述 高职文秘专业毕业生主要去向是各类中小型企业，主要岗位或岗位群包括：文员、秘书、档案员、人事薪酬专员、公关人员、行政助理、经理助理、总经理助理、会计员、营销人员、客户经理、仓储管理员等。阅读《商务秘书典型一日》，思考小许秘书在公司里担当的角色和发挥的作用，并概括秘书的主要工作内容。 任务实施 任务引导 秘书工作“两眼一睁，忙到熄灯”，你能从小许秘书身上体会到吗？ 有人说：“一个公司可以没有副总，但不可以没有秘书。”请谈谈你对秘书工作岗位作用的认识。 知识链接：秘书工作的内容 日常事务管理（办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理） 接待事务（来访接待、安排服务等） 会议事务（会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等） 信访事务（群众的来信来访或顾客的投诉处理等） 调查研究事务（搜集信息，提供可行性的方案供领导选择） 文书档案事务（文书撰写、制作、处理和档案管理） 写作事务（各种文体的写作） 协调工作（政策、工作、地区、部门、人际关系等) 督察工作（督促、检查领导交办批办工作的落实情况） 其他任务 知识链接：新时期的秘书工作 四个转变 四项工作 四项技能 7 四个转变 　1.从单纯地办文办事转变为既办文办事又出谋划策； 　2.从单纯地传递信息转变为综合处理信息； 　3.从被动服务转变为主动服务； 　4.从凭老经验办事转变为科学化管理。 四项经常性工作 办文：写文、收文、发文 办会：会前、会中、会后 办事：常规、临时 办商：策划、执行 四项技能 辅助决策 协调关系 处理信息 办理事务 1.辅助决策 （1）辅助决策：在决策过程中，在知识（包括理论）、能力（包括技术）、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。 （2）辅助决策的特征 　　 内容的综合性 时间的经常性 环节的全过程性 （3）辅助决策的原则 超前原则 定位原则　信息原则　谏诤原则 （4）辅助决策的过程 协助领导确定目标　协助领导设计方案 协助领导评优选优　协助领导实施反馈 2.协调关系 （1）协调：秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。 （2）协调关系的特征 从属性　广泛性　间接性 （3）协调关系的原则 政策指导　客观公正　平等协商 　　 注重整体　灵活适度 （4）协调关系的过程 摸清情况　找出症结　恰当协调　 督促落实　检查反馈 3.处理信息 （1）处理信息的含义 信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。 （2）处理信息的原则 及时性、保真性、适用性、预测性原则 （3）处理信息的内容 历史、上级、内部、公众、社会信息 （4）处理信息的过程 信息收集、加工 、传递、反馈 、储存 4.办理事务 （1）事务：一切同领导工作有关的日常具体工作 （2）办理事务的特征 综合性服务性繁琐性突击性 （3）办理事务的原则 被动中求主动 原则中求灵活 繁杂中求规范 （4）办理事务的程序 自然程序　理论程序　指令程序　 法定程序　技术程序　习惯程序 任务二 搜索毕业生“工作经验” 任务描述 往届文秘毕业生的求职简历上一般都会有“工作经验”或“工作经历”介绍。上网搜索往届文秘毕业生的求职简历，重点关注他们曾经的“工作经验”或“工作简历”。 任务实