1.3撰写商务往来函电（课件）- 《国际货代实务》同步教学（机械工业版）

项目一 任务3 撰写商务往来函电 项目一 任务1 了解货代企业之货代企业类型 1 任务3 撰写商务往来函电 全球经济一体化进程不断加快,外贸往来不断增加,人们对外贸商务信函语言方面的要求越来越高。而商务往来函电是公司与国外客户交流沟通的最常见手段，是了解客户需求的重要载体。正确的商务信函写作风格，有利于提高货代从业人员的业务能力。 出口货物在租船订舱完毕后就开始着手提箱装柜，而进口货物则安排提箱拆箱返回空箱。作为货运代理及船务代理空运代理，均要熟悉集装箱货运知识，熟悉集装箱业务操作。 2 任务3 撰写商务往来函电 1.掌握商务信函写作要领； 2.掌握商务信函写作基本格式； 【知识目标】 1.能够读懂往来函电内容，捕捉重要信息； 2.能够快速准确向客户回函； 【能力目标】 任务目标 【素养目标】 1.提升服务能力，服务意识； 2.尊重各国文化、风俗，树立民族自信心； 目录 商务信函写作的技巧 1 信函的构成要素 2 商务信函格式 3 商务信函习惯用语 4 4 01 商务信函写作的技巧 5 一、商务信函写作的技巧 亲爱的思拜格女士： 我公司致力于为您提供高效的服务。我们拥有大量的专家和技术人员、充足的资源，能够为您设计一流的健身中心。这将有助于贵公司提高劳动生产率，降低缺勤率，而且我们收费很低。 请您仔细考虑，选择我公司将会有如下收益：劳动生产率提高，员工士气高涨，缺勤现象减少，还有选择一流的供应商所带来的种种好处。 当您正考虑如何才能找到一家最好的公司，它将为您的公司提供上述益处时，我相信您一定会马上与我们联系，尽快开始改善贵公司的工作环境，提高公司业绩。 任务3 撰写商务往来函电 【知识链接】 一、商务信函写作的技巧 标题必须直击内容 很多人没有意识到标题的重要性，特别是针对写电子邮件的。如果标题没有内容，看起来象群发的垃圾邮件的话，很多买家就会直接删除。比如这样的标题"How are you?" ，"Can we work together?"，建议您改成"Proposal: Bright Ideas Imports--Zhejiang Textiles Partnership Opportunity"或者"Introduction: Our Product Offerings for Bright Ideas Imports."这样您的邮件会显得更加专业。 任务3 撰写商务往来函电 【知识链接】 一、商务信函写作的技巧 语气语调要符合信函的目的 我们写信函都是有其目的性的，所以信函里所采用的语气语调也应该符合我们的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，我们写这封信函是想达到一个什么样的目的，希望对收信人产生一种怎样的影响呢?是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。 任务3 撰写商务往来函电 【知识链接】 一、商务信函写作的技巧 3.要礼貌对待 这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语比如“your kind inquiry”,“your esteemed order” 等就可以的。而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情和处境的态度。如果本着这样的态度去跟别人交流，那么就算您这次拒绝了对方的要求，也不会因此失去这个朋友，不会影响今后合作的机会。 任务3 撰写商务往来函电 【知识链接】 一、商务信函写作的技巧 特别要注意，当双方观点不能统一时，我们首先要理解并尊重对方的观点。如果对方的建议不合理或者对您的指责不公平时，请表现一下您的高姿态，您可以据理力争，说明您的观点，但注意要讲究礼节礼貌，避免用冒犯性的语言。 【知识链接】 一、商务信函写作的技巧 同时，中国人有句话叫做"过犹不及"。任何事情，一旦过了头，效果反而不好。礼貌过了头，可能会变成阿谀奉承，真诚过了头，也会变成天真幼稚。所以最关键的还是要把握好"度"，才能达到预期的效果。 一、商务信函写作的技巧 4.简洁 要用简洁朴实的语言来写信函，让您的信函读起来简单，清楚，容易理解。用常见的单词，避免生僻或者拼写复杂的单词。一个单词可以表达，就不要用词组。多用短句，因为短句更容易理解。少用"and"，"but"，"however"，"consequently"这些让句子变得冗长的连词。在同一封信函里，不要使用多个相同含义的单词。比如，您前面写了"goods have been sent"，那后面再提到这件事时就不要再用其他单词如"forward""dispatch"等。因为这样写会误导您的读者无谓地去考虑这些词之间是否另有含义。 5.回复迅速及时 给买家的回复，千万要迅速及时。因为买家通常只看最先收到的几封回复，从中去选择合适的供应商。如果您的回复不够及时，就可能因为抢不到先机而失去商机。 一、商务信函写作的技巧