第十一章沟通与协调第二节协调工作课件-高一《秘书实务》同步教学（北师大·第一版）

第十一章 沟通与协调 结构图 第二节 协调工作 第二节协调工作 一、协调工作概述 二、秘书协调工作的内容 三、秘书协调工作的原则 四、协调工作的常用方法 案例导入 一天，党委书记把工会秘书小张叫到办公室，问道：“听办公室的同志说，就差你们工会的学习计划没有报上来。刚才打电话找你们的工会主席也找不到，上次常委扩大会议工会主席也没有出席，你们工会这样拖拖拉拉的作风要改一改。”小张心想，工会主席最近因为儿子出差，小孙子患病住院，没有参加上次会议，也没有及时报学习计划。小张在书记面前不便解释，只好回去向工会主席汇报：“党委书记批评我们工作拖拉，还说上次没有参加会议，计划也没交。”工会主席听了以后心中十分不快：“我小孙子住院一个多星期，我也向党委办公室老李同志请了假，怎么党委书记迄今还不知道？他太官僚了！” 案例分析： 不论是“上传”还是“下达”，都要忠实、准确、客观、全面。但是不是原封不动地传达就叫忠实了呢？答案是否定的。秘书小张因为不加过滤地传达领导的批评，结果是工会主席对党委书记的批评产生了抵触情绪，一定程度上影响了领导意图的贯彻执行。 一、协调工作概述 协调在哲学上是用来概括和表达事物相互适应和有序的关系的状态。组织的协调是指正确处理好内外部公共关系，特别是使组织内部的每一部分或每一成员的个别行动都能服从于整个集体目标，是管理过程中带有综合性、整体性的一种职能。 秘书的协调工作是指在工作岗位的职责范围内，或在领导的授权下，调整和改善组织之间、工作之间、成员之间的关系，促使各项活动趋向同步化与和谐化，以实现共同目标的过程。 二、秘书协调工作的内容 在组织机构运行的过程中出现的各种矛盾和冲突，都在秘书的协调范围之内。具体来说，秘书协调工作的内容包括以下方面。 （一）协调奋斗目标 （二）协调工作计划 （三）协调职权关系 （四）协调政策措施 （五）协调思想认识 案例 南方冶金设计院张院长与王副院长，长期以来因工作上的矛盾，两人之间隔阂越来越大。院长办公室李秘书看在眼里急在心里，总想方设法在其间进行协调，但收效甚微，分歧与矛盾依然存在，双方都认为，是对方故意跟自己过不去。 有一天张院长病了，住进了医院，李秘书认为调解的机会来了。当天李秘书就到医院看望张院长，他把带来的礼品放在张院长的床头：“我是代表王副院长来看你的，今天听说你生病了，王副院长就约我和他一齐来看望你，谁知在半路上被科技处的刘处长叫去了，省科技厅的领导要他们去汇报一个攻关的项目。临别前，王副院长再三叮咛要你好好休息，单位上的事情他会妥善处理，处理不了的他会跟你联系，一定请你放心。”张院长听了以后十分感动。 案例 过了一段段时间，王副院长的爱人病了，李秘书到医院看望，又买了礼品放到床头，而后对王副院长的爱人说：“我是受张院长委托来的，张院长原来决定下班后与我一齐来医院看望你，临时人事部门有个急事，硬把他拉走了。张院长要我转达他对你的问候，并祝愿你早日恢复健康！”事后，王副院长十分感动，责怪自己过去错怪了张院长。 案例分析 一个称职的秘书要尽力促进领导双方的沟通和理解，使之统一认识，消除内耗，团结一致，把精力用到工作上。有时，为了促进领导之间的团结，消除领导之间的误解，秘书可以说点善意“假话”，“编造”一点理由，这是秘书的协调艺术，而不是品质问题。 三、秘书协调工作的原则 协调工作的原则是秘书人员做协调工作的规矩、准则。 （一）把握全局 （二）尊重事实 （三）公道正派，一视同仁 （四）分层推进 （五）讲求时效 案例 某公司正处在成长期，业务不断拓展，市场部提出急需增加人手。公司决定招聘一批市场营销人员，人力资源部按照职位说明书的描述进行招聘准备工作，开展了一系列的招聘活动。 在面试之前，人力资源部提出是否让市场部的管理人员参加面试，可市场部的人实在太忙了，即使是管理人员也难得在公司露面，用手机联系上他们后的回答是：“我们哪里顾得上这些事啊，面试是人力资源部的事，叫我们干什么呀！”所招聘的人员到位一段时间后，市场部管理人员开始抱怨：“人力资源部招聘来的人不好用，不适合干市场，安排的指标任务完不成。” “究竟要什么样的人，从你们那里听不到一点意见，面试也不参加。”人力资源部的人觉得也很委屈：“想要什么样的人，你们自己最清楚，招聘过程不参与、不配合，人来了，又抱怨我们。” 案例分析： 招聘、选人不是人力资源部一个部门的事情。人力资源部要和市场部进行充分的沟通，了解招聘职位的关键胜任特征。根据该职位的关键胜任特征招聘到的人员，将会更容易地适应该职位的工作职责。 四、协调工作的常用方法 （一）对上关系协调 对上关系协调的方法： １.及时发现问题 发现问题是解决问题的关键。 ２.解决问题的方法 大体上说，可采取以下几种方法： （１）自查 （２）整改 （３）积极请示 （４）主动汇报 四、协调