第七章会务工作-高一《秘书实务》同步教学（北师大·第一版）

第七章 会务工作 结构图 本章重点 １.会议分类。 ２.会前准备工作。 ３.会中组织工作。 ４.会后善后工作。 本章研究现状 关于会议管理的研究成果颇丰。具代表性的成果有聂德虎、朱佳林的《会议组织艺术》，以提高会议效率，研究会议活动科学化、规范化为目标，阐述了会议的功能、组织艺术。徐寒的《职业秘书会务组织方法与技巧》，从职业秘书实施各种会务工作的角度，重点研究了会议组织的会前工作、会场布置、会间服务、会后善后工作及各种会议的组织方法，并阐述了在组织会议时常见问题的解决方案。天虹的《会议管理实务》，从如何有效、合理地安排会议入手，运用大量的案例，着重研究了复杂会议的会前、会中、会后工作，并对会议主持人、与会人员的工作事项进行了细致的研究。胡伟、王凌、成海涛的《会议与商务活动》，阐述了如何组织会议和商务活动。 本章研究现状 袁岳、张军的《神奇会议：如何召开座谈会》，运用定性和定量的研究方法，重点研究了如何召开座谈会，并对人际沟通的最主要的四个方面，即一对众（演说）、一对一（谈判）、一对一陌生人（访谈）和一对多（会议）进行了详尽的阐述。张伟的硕士论文《我国省级政府机关会议管理问题初探》探讨了我国省级政府机关会议管理问题。符丽莉的硕士论文《行政机关会议管理研究》对行政机关会议管理进行了研究。 第一节 常见会议 第一节常见会议 一、会议分类 二、党政机关与事业单位会议 三、企业会议 导入：会议成本核算 科达公司召开中层干部扩大会议，参加人员为总经理、副总经理、各职能部门的正副经理、办公室正副主任和职工代表等共46人，会议文秘人员和其他服务人员共4人，会议时间为5小时。参加会议人员月平均工资为3520元，其他收入880元，假设一个月工作22天、一天工作8小时。会议后勤费用开支有：文件材料费300元，饮料费200元，因会议紧张安排午餐，餐费每人50元。请计算会议的成本。 会议成本=2X3[(G十S)XT]n十X G——参会人员每小时人均工资数;每个人每小时平均工资为20元 S——参会人员每小时人均其他收入数;其他收入为5元。 T——参加会议人员人均到会时间为5小时 n——参加会议人数为50人 X——后勤费用3000元 会议成本=6X（20＋5)X5X50＋3000=40500(元) 会议的作用 立法作用； 行政手段作用； 信息交流作用； 宣传教育作用； 理论研究作用 集思广益的渠道，多人沟通的最好方式 一、会议分类 （一）按会议的内容和性质划分 １.决策性会议 ２.纪念性会议 ３.动员性会议 ４.研讨性会议 （二）按会议召开的时间划分 １.定期会议 ２.不定期会议 （三）根据会议的技术手段划分 １.传统型会议 ２.现代化会议 二、党政机关与事业单位会议 （一）代表会议 （二）管理工作会 （三）学习会 （四）业务交流会 （五）学术研讨会 （六）联谊纪念会 三、企业会议 （一）股东大会 １.定期股东会 定期股东会由公司章程规定，一般每半年或者每年召开一次。 ２.临时股东会 （二）董事会议 通常每半年至少召开一次。 （三）经理会议 （四）年度大会 （五）部门会议 资料：董事会工作程序及内容 第二节 会前工作 第二节会前工作 一、制定会议计划 二、准备会议资料 三、拟写和发送会议通知 四、编制会议经费预算 五、会场布置 六、与会人员的名单及分组 七、会务工作机构的成立与分工 八、会前文书 资料：会前工作内容 确定会议主题与议题 确定会议名称 确定会议时间与会期 明确会议所需设备和工具 选择会议地点 安排会议议程和日程 制发会议通知 确定会议规模与规格 布置会场 准备会议文件材料 安排食住行 制定会议经费预算方案 制作会议证件 检查会场 明确会议组织机构 确定与会者名单 一、制定会议计划 会议计划主要包括会议名称、会议议题、会议议程、会议日程、会议程序等。 会议议题是指会议要集中讨论的问题。 安排会议议题时技巧：一个主要议题和一两个小议题搭配安排；将同类性质的议题同时提交一次会议讨论；适当准备一些后备议题，以便在会议进展顺利、时间充裕的情况下供会议进一步讨论。 一、制定会议计划 会议议程是指为完成议题而做出的顺序计划，即会议所要讨论、解决的问题的大致安排。安排议程的原则：区分轻重缓急，把最重要的事项放在前面；将讨论同类性质的问题放在一起；保密性较强的议题放在会议后面。 大中型会议的议程一般安排：开幕式，领导和来宾致辞，领导做报告，分组讨论，大会发言，参观或其他活动，会议总结，宣读决议，闭幕式。 示例：会议议程表 会议目的 为新产品定价 会议目标 制定新产品的定价准则 与会者 王经理、李峰、贾辉、刘明、姜静 地点 公司五楼会议室 时间 2014年6月5日下午2：00——3：00 议题 负责人 时间 1.开场白 王经理 5分钟