第六章文书与档案管理-高一《秘书实务》同步教学（北师大·第一版）

第六章 文书与档案管理 结构图 本章重点 １.发文办理程序。 ２.收文办理程序。 ３.文书保管程序。 ４.文件级整理归档程序。 ５.机关档案管理工作程序 ６.电子文件的处理程序和方法。 本章研究现状 我国的文档管理工作萌芽于先秦时期，在经历了漫长的奴隶社会和封建社会之后，文书的种类得以逐渐完善，文书工作制度也渐趋规范、严密。1931年出版的徐望之的《公牍通论》是我国第一部文书学专著，该论著就公文名称的来源、定义、类别、体例、撰拟、结构、用语和程式等基础理论做了系统的概述。 新中国成立以后，尤其是20世纪80年代以来，我国的文档管理研究取得了长足的进步。关于文档管理基础理论的研究，有松世勤的《文书学》、张清明的《文书学及实用公文》、赵映诚的《实用文书学》和张庆儒的《公文处理学》等，这些著作从宏观的角度对公务文书的基础理论、撰写方法、处理过程和整理归档等做了科学探讨。 本章研究现状 关于文档管理的历史研究，有王舒雅的博士论文《太平天国公文研究》、郭丽芳的硕士论文《秦至西汉时期文档工作研究》等，这些成果对文档管理的历史进行了比较细致的探讨。关于文档管理的专门研究，有赵映诚的《文书工作与档案管理》、杨戎等的《文书处理和档案管理》、陈聪的硕士论文《简牍文书编纂成果研究》等，这些专著、论文从微观角度对文书工作和档案管理做了具体研究。关于电子文档的研究，其研究成果主要集中于电子文档系统和电子文档安全方面，如徐成的硕士论文《电子文档管理系统实现方案》和杨馥宁的硕士论文《电子文档安全管理与监控系统的设计与实现》等。 第一节 文书与档案管理概述 第一节文书与档案管理概述 一、文书与档案的基本知识 二、文档管理工作的内容 三、文档管理的基本要求 一、文书与档案的基本知识 （一）文书的含义及种类 1.文书的含义 最初“文书”泛指文献典籍，即一切有历史价值的文字材料。 现代意义的文书是指行为主体在社会活动中，为了传递信息、记载活动和表达意图而形成并使用的具有应用性和特定格式的文字材料。 一、文书与档案的基本知识 （一）文书的含义及种类 ２.文书的种类 （１）按行文关系划分：上行文、下行文和平行文。 （２）按文书来源划分：收来文书、对外文书和内部文书 （３）按使用范围划分：通用公文、专业公文和机关常用公文 一、文书与档案的基本知识 （二）档案的含义及种类 １.档案的含义 2000年国家档案局发布的档案行业标准《档案工作基本术语》对档案的定义：“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。” ２.档案的种类 （１）就形成来源而言，档案可分为公共档案和私人档案。 （２）就涉及范围而言，档案可分为党政机关档案、事业单位档案和企业单位档案。 （３）就全部档案而言，档案可分为文书档案、科技档案、专门档案和数字档案等。 一、文书与档案的基本知识 （三）文书与档案的关系 文书与档案作为社会发展的产物，二者的行为主体、记载内容和形成方式完全相同。不同之处表现在功用时间和保管形态两方面：就功用时间而言，文书的效用立足于当下，而档案的功能则在于发挥其历史价值；就保管形态而言，文书是单份的、零散的，档案则是集中的、系统的。 二、文档管理工作的内容 （一）文书工作的含义及内容 文书工作也称文书处理、文件处理，是指党政机关、企事业单位、人民团体以及一切依法成立的组织在其相关公务活动中，围绕着文书的形成、传递、使用和整理归档所进行的一系列衔接有序的工作。 根据《条例》规定，秘书的文书处理工作包括公文拟制、公文办理和公文管理三方面内容。公文拟制包括起草、审核和签发三个环节，公文办理包括发文办理、收文办理和整理归档三项内容，公文管理指秘书围绕公文相关要素和有效使用所开展的一系列工作。 二、文档管理工作的内容 （二）档案管理的含义及内容 档案管理又称档案工作，是指用科学的原则和方法管理档案，并为用户提供档案和档案信息服务的工作。 档案管理就其基本属性和主要功能而言，是一项集管理性、科学性、服务性、政策性和机要性于一体的工作，主要包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、移交、检索与利用等工作。 二、文档管理工作的内容 三、文档管理的基本要求 （一）文书工作的原则和要求 《条例》第五条明文规定：“公文处理工作应当坚持实事求是、规范准确、精简高效、安全保密的原则。” 文书工作的基本要求：及时、准确、安全、统一。 （二）档案管理的原则和要求 《中华人民共和国档案法》第五条明确规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。” 档案工作的基本要求：完整、安全、有效。 第二节 文书办理与管理 第二节文书办理与管理 一、发文办理程序 二、收文办理程序 三、文书保管 四、文书立卷、归档、销毁和存查 一、发文办理程序 《条例》规定，发