第五章秘书文字工作-高一《秘书实务》同步教学（北师大·第一版）

第五章 秘书文字工作 结构图 本章重点 １.秘书文字工作的特点。 ２.秘书撰拟文稿的过程。 ３.秘书撰拟文稿的要求。 ４.秘书文字记录的方法。 ５.秘书文字记录的要求。 本章研究现状 20世纪80年代以来，公文写作研究取得了一定的成果。基础理论研究方面，有苗枫林的《中国公文学》、丁晓昌的《应用写作学》、王凯的《公文写作研究》等著作。这些著作从宏观的角度对公文的定义、特点、规律等基础理论做了科学探讨，为公文写作奠定了理论基础。公文写作策略研究方面，有孟建伟的《应用写作技术要领》、范增友的《常用公文写作模式探析》、周森甲的《中国现代公文写作原理与方法》等论著。这些论著从不同角度探讨了秘书公文写作在操作技术层面的相关内容。公文写作研究方法方面，出现了比较法、实例法和分析法等多种研究方法，如王晖的《追本溯源各放异彩———大陆、台湾和香港公文比较》，就是立足港、澳、台地区公文写作的比较研究；典型公文写作研究方面，出现了大量的硕士论文，如花妮娜的《苏轼公文 本章研究现状 写作》和沈滢的《北宋表类公文写作特点研究》等。 关于文字记录工作的研究，目前仅杨树森主编的《秘书实务》和徐丽君主编的《秘书实务》中有所涉及。在这两部教材中，作者从文字记录工作的特点、文字记录的种类、文字记录的要求和文字记录的方法四个方面介绍了秘书如何开展文字记录工作。程东葵、王云奇的《公务活动记录与整理》一文，对会议记录、值班记录、电话记录等做了探讨，并对如何整理领导讲话记录等提出自己的看法；张姣的《浅谈速记知识在秘书工作中的应用》、王正的《秘书不可缺少速记技能》等文章都对速记在秘书文字记录工作中的作用进行了研究。 第一节 秘书文字工作概述 第一节秘书文字工作概述 一、秘书文字工作的含义和内容 二、秘书文字工作的意义 三、秘书文字工作的特点 一、秘书文字工作的含义和内容 （一）秘书文字工作的含义 文字工作，即社会成员围绕书面语言展开的构思、行文和修改等一系列工作。 秘书的文字工作是指秘书将通过各种途径收集而来的相关信息转变成书面材料的工作。 （二）秘书文字工作的内容 １.文稿撰拟 ２.文字记录 二、秘书文字工作的意义 （一）提升秘书素养的重要途径 （二）发挥秘书职能的重要方式 （三）体现秘书价值的主要方式 三、秘书文字工作的特点 （一）写作活动的受动性 案例 1986年１月28日，美国“挑战者”号航天飞机起飞７３秒后便起火坠毁，全国顿时沉浸在一片悲哀中。此刻时任总统里根正在国会发表国情咨文。面对这一突发事件，白宫办公厅的领导并未授权总统撰稿人起草总统讲话，但女撰稿人佩吉·努男却主动坐到电脑前，一边收听电台消息一边起草里根讲话稿。 当里根终止了国会的讲话，到电视台接受记者对“挑战者”号的采访时，女撰稿人适时地将讲演稿递了上来…… 事后美国有关部门展开民意调查，发现里根总统的支持率在这次重大事件后不降反升，这表明总统的撰稿人功不可没。 三、秘书文字工作的特点 （二）思维形式的抽象性 （三）表达方式的综合性 案例：奥巴马竞选总统揭晓演讲稿片段 虽然此刻她已经离我们而去，但我知道她在看着呢——和带给我生命、定义了我人生的家人们一道。今夜，我想念他们。我知道我欠他们的难以偿还。 说明：以上内容是奥巴马在美国第56届总统竞选揭晓演讲稿中的片段，背景是自己86岁的外祖母在选举日到来前数小时不幸去世。 分析： 秘书文字工作的这一特点，要求秘书在写作活动过程中，根据拟写文章的特点和要求，灵活地选用不同的表达方式。 三、秘书文字工作的特点 （四）成文过程的程序性 案例 公司总经理秘书高英按总经理的吩咐，拟制了一份给宏伟公司的商务便函某公。写好后，她把信函交给了办公室秘书小刘打印，并要求小刘打印好之后马上发出去。小刘看了一下原件说：“便函没有审核和签发，不能打印定稿！” 案例启示 秘书文字工作的这一特点，要求秘书在写作中熟悉成文过程，严格按照规定程序行文。 第二节 文稿撰拟 第二节文稿撰拟 一、文稿撰拟的种类 二、文稿撰拟的一般过程 三、秘书文稿撰拟的方式和质量要求 一、文稿撰拟的种类 （一）公务文书 公务文书是指各类社会组织在公务活动中形成和使用的文字材料。根据适用范围，公务文书可分为通用公文、专业公文和机关常用公文三大类。 通用公文是指各类法定单位普遍使用的文书，现专指《条例》规定的15种公文：决议、决定、命令（令）、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要。 专业公文是指特定行业在特定业务范围活动中，因特殊需要而使用的公文。包括外交文书、司法文书、财经文书和公关礼仪类文书等。 机关常用公文是指机关在通用公文和专用公文之外使用的日常公务文书。包括规章制度类文书、计划总结类文书和信息简报类文书等。 一、文稿撰拟的种类 （二）商务文书 包括谈判协议书、商务合同、商