6.1商务会议礼仪（课件）-《商务礼仪》同步教学（大连理工大学出版社）

项目六 商务活动礼仪 项目六 商务活动礼仪 【项目导入】 会议通知 　　　 某集团公司计划召开一次会议，为了让各分公司有充分的时间准备会议，决定由集团 总办公室先用电话通知各分公司，然后再发书面通知。电话通知发出不久，某领导即指 示这次会议很重要，应该让参会分公司负责某项工作的领导也来参加，以便更好地完成 这次会议的任务。”于是，发出补充通知。过后不久，另一领导又指示要增加另一项工作 的负责人参加会议。”在三天内，一个会议的电话通知，通知了补充，补充了再补充，前后共 发了三次，使下属各分公司无所适从，怨声载道。 【知识目标】 　　认识多种商务会议的基本礼仪规范。 　　掌握多种商务会议的工作流程。 　　了解商务会议的筹备和礼仪要求。 项目六 商务活动礼仪 【能力目标】 　　　学会商务谈判礼仪规范。 学习常见的商务活动礼仪。 【项目框架】 任务1 商务会议礼仪 【任务导入】 请柬发出之后 某公司定在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬 上把开会的时间、地点写得一清二楚。接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开 会。一看会场的布置不像是开总结表彰大会的样子，询问礼堂负责人后才知道，今天上午 礼堂开的是另一家企业的报告会，该公司的总结表彰大会改换地点了。几位部门领导感 到莫名其妙，改地点了为什么不重新通知？ 　　　　事后，会议主办部门的领导解释说，因秘书人员工作粗心，在发请柬之前没有与礼堂 负责人取得联系，自认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上。等开会的前一天下午去 联系，才得知礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人 员较多，来不及通知，结果造成了上述失误。 【任务分析】 　　　　本任务使学生通过对举办商务会议过程的认识，了解商务会议筹备礼仪的基本要求， 学会商务会议的布置礼仪，并了解多种商务会议服务礼仪，掌握在商务会议中主持人、发言人和与会者的礼仪。 任务1 商务会议礼仪 【任务实施】 　　　 会议是指三个以上的人士参加、聚集在一起讨论和解决问题的一种社会活动形式。 人们通过会议交流信息、集思广益、研究问题、决定对策、协调关系、传达知识、布置工作、 表彰先进、鼓舞士气等。 　　　 商务会议是讨论和解决商务问题的会议，是商务活动中最重要、最频繁的内容之一。 调查表明，大多数商务活动有1/3的时间用于开会，有1/3的时间用于商务旅行。 　　　 商务会议按与会者来分类，可以分成公司外部会议和公司内部会议。公司外部会议 又可以分成产品发布会、研讨会、座谈会等。公司内部会议包括定期的工作周例会、月例 会、年终的总结会、表彰会以及计划会等。 任务1 商务会议礼仪 一、商务会议筹备的礼仪 （一）商务会议的筹备工作 会前准备阶段要进行的工作大体上有如下四项。 1.拟定会议主题 　　　 会议的主题，即会议的指导思想。会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等，都只有在会议的主题确定下来之后，才可以据此一一加以确定。 2.拟发会议通知 　　　会议通知应包括以下六项： 　　　(1)标题，它重点交代会议名称。 　　　(2)主题与内容，这是对会议宗旨的介绍。 　　　(3)会期，应明确会议的起止时间。 　　　(4)报到的时间与地点，对交通路线要交代清楚。 　　　(5)会议的出席对象，如果对象可选派，则应规定具体条件。 　　　(6)会议要求，它是指与会者材料的准备与生活用品的准备，以及差旅费报销和其他 费用问题。 任务1 商务会议礼仪 　　　 3.起草会议文件 　　　 会议所用的各项文件材料均应于会前准备完成。其中的主要材料还应做到与会者人手一份。需要认真准备的会议文件材料最主要的是开幕词、闭幕词和主题报告。 　　　 4.要安排好与会者的招待工作 　　　 对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作，应精心、妥当地做好准备。要布置好会场，不应使其过大，显得空旷无人;也不可使其过小，拥挤不堪;对必用的音响、照明、空 调、投影、摄像设备，事先要认真调试;需用的文具、饮料，亦应预备齐全;还要安排好座次。 任务1 商务会议礼仪 （二）商务会议筹备礼仪的基本要求 1.精心而周全的策划 　　　 精心而周全的策划，不仅是指对会议各项议程的考虑，还包括对一切可能影响会议顺 利举行的因素做充分估计。天气的阴晴、气温的高低，对在室外举行的会议影响非常大， 即使是在室内举行的会议，天气也是影响其正常进行的重要因素，太冷、太热、太闷都不利于会议的顺利召开。天气因素还可能影响交通，所