6.3常见公务会议礼仪（课件）-《商务礼仪》同步教学（大连理工大学出版社）

项目六 商务活动礼仪 项目六 商务活动礼仪 【项目导入】 会议通知 　　　 某集团公司计划召开一次会议，为了让各分公司有充分的时间准备会议，决定由集团 总办公室先用电话通知各分公司，然后再发书面通知。电话通知发出不久，某领导即指 示这次会议很重要，应该让参会分公司负责某项工作的领导也来参加，以便更好地完成 这次会议的任务。”于是，发出补充通知。过后不久，另一领导又指示要增加另一项工作 的负责人参加会议。”在三天内，一个会议的电话通知，通知了补充，补充了再补充，前后共 发了三次，使下属各分公司无所适从，怨声载道。 【知识目标】 　　认识多种商务会议的基本礼仪规范。 　　掌握多种商务会议的工作流程。 　　了解商务会议的筹备和礼仪要求。 项目六 商务活动礼仪 【能力目标】 　　　学会商务谈判礼仪规范。 学习常见的商务活动礼仪。 【项目框架】 任务3 常见公务会议礼仪 【任务导入】 一次准备不充分的展销会 某计算机工程有限公司定于9月28日在某职业技术学院举办图书馆计算机管理系统软件产品展销会，通知很快地寄发到各有关学校图书馆。日程安排表上写着9点介绍产品，10点参观该职业技术学院图书馆计算机管理系统，11点洽谈业务。展销会当天，9点大会本该开始介绍产品，可应该到的各校图书馆代表却只到了1／3。原来，由于通知中没有写明展销会具体地点，加上公司接待人员不耐烦，对代表不够热情，所以引起了代表们的抱怨。会议开始时已是9点30分了。公司副总经理、高级工程师李朝南作产品介绍及演示，内容十分丰富，10点30分还没讲完。由于前面几项活动时间不够紧凑，结果业务洽谈匆匆开始，草草收场。 【任务分析】 商务人员经常举办和参与的商务会议类型多种多样。周全的策划、周密的安排、周详的准备、周到的服务，是商务会议顺利进行、获得成功的重要因素。本任务的实施在于使学生认识商务会议的基本程序和主要工作，并熟悉多种商务会议的礼仪规范要求。 任务3 常见公务会议礼仪 【任务实施】 一、展览会礼仪 　　　　展览会又称为展示会。对商界而言，展览会主要是指有关方面为了介绍本单位的业绩，展示本单位的成果，推销本单位的产品、技术或专利，而以集中陈列实物、模型、文字、 图表和影像资料供人参观了解的形式，所组织的宣传性聚会。 （一）展览会的基本程序 1.确定展览会的主题 任何一个展览会都应该有一个鲜明的主题，这样才能明确展览的对象，规模，形式的问题，并以此来进行展览会的策划，准备和实施。在这个过程中，要以给参览者和参观洽谈者提供方便为原则。 2.选择参展单位 展览会的主题确定后，可根据展览会的主题与具体条件，通过分别给相关参展单位发邀请函并以在媒介上等广告等方式召集参展者。要对报名参展的单位的资质和展品的质量，进行审核把关，不给不法厂家和假冒伪劣产品提供可乘之机，已达到对参观洽谈者负责的目的。 5 任务3 常见公务会议礼仪 3.分配展台位置 展台位置是否收费合理、面积适当、客流较多、设施齐备、突出醒目，会直接影响参展单位的参展效果。为了充分满足参展单位关于展位的合理要求，可以采取竞拍、投标、抽签和按报名先后等方法对展位进行公平合理的分配，实现展览会的组织者和参加者互利共赢的局面。 4.准备展览会的宣传材料、辅助设备及相关服务 展览会的宣传材料包括文字材料、图片材料、音像材料、实物、模型等。特别是领导人致辞、前言、结束语及解说词等更应认真准备。 展览会的辅助设备及相关服务包括文书业务、邮电通信、交通运输、安全保卫、停车场、餐饮场所、业务洽谈场所等。 5.培训工作人员 展览会的工作人员包括接待员、讲解员、操作演示员及其他有关人员等。展览会的组织者应对所有工作人员进行必要的专业知识和礼仪知识培训。 任务3 常见公务会议礼仪 6.成立专门的新闻发布机构 该机构的工作内容包括：举办记者招待会发布消息，邀请新闻界人士参加开幕式，尽可能多地在各类新闻媒介上及时地报道开幕式及展览的相关消息，以及在展览会开始之前就扩大参展单位及整个展览会的影响。 7.做好安全保卫工作 主办者应主动将展览会的举办详情及时地向当地公安部门通报，求得其理解、支持与合作。制定出防损、防盗、防火、防水、防拥挤以及处理突发事件的相关措施，以保证展 览会平安顺利进行。 8.精心准备纪念礼品 展览