第一章办公环境与办公资源课件-高一《秘书实务》同步教学（北师大·第一版）

办公环境与办公资源 第一章 结构图 本章重点 １．办公室布局。 ２．办公环境的优化。 ３．办公环境的安全管理。 ４．办公用品库存控制。 ５．办公资源的调配利用。 本章研究现状 对办公环境的研究始于20世纪90年代。一些秘书学教材比较详细地论述了办公环境布置的原则与要求、办公环境安全等，属于办公环境的基础性研究。也有一些专著，如汪耘的《办公环境设计》、文健等的《办公空间设计与表现》，对办公室设计作了深入的分析，为办公环境能更好地服务于工作打下了坚实的理论基础。 从硬环境角度研究办公环境的论文比较多，如《如何建立、维护和改善办公环境》。现代室内设计对办公室环境管理的研究，有很高的技术含量，在环境设计中已发展成为独立的新兴学科，如《满足环境心理需求的办公空间室内设计的研究》。从软环境方面的探讨比较少，如《高校综合办公室和谐环境建设初探》，从人员素质培养、人际交流、意识培养等软环境角度论述了办公室和谐环境的建设。 本章研究现状 合理采购、利用办公用品、办公资源，成为人们关注的话题。一些秘书学教材中都论述了办公用品、办公资源的管理问题，把办公用品、办公资源的管理作为秘书的一项技能。 关于办公用品的研究，如《办公用品对办公环境的影响》，研究了办公用品对办公环境的影响；《高校办公用品管理现状调查分析及建议》，探讨了办公用品管理的问题；《新公共管理理论视域下的政府办公用品管理研究》，探讨了办公用品的节约问题。当前，国内学者对于办公用品管理系统的研究相当重视，如江春梅的《信息化管理系统在办公用品管理中的应用研究》。 第一节 办公环境管理 第一节办公环境管理 一、办公环境概述 二、合理进行办公室布局 三、办公环境的优化 四、办公环境的安全管理 五、办公室软环境建设 一、办公环境概述 办公环境，是直接或间接作用和影响办公过程的各种潜在外部因素的综合。从广义上理解，是指一定组织机构的所有成员所处的大环境，如政治法律环境、经济环境、文化环境等；从狭义上说，是指一定组织机构的秘书部门为实现某项功能所处的具体环境，它由办公场所、办公设备、办公人员等各种要素综合构成。 具体来说，包括办公自然环境与办公人文环境。办公自然环境包括空间环境、视觉环境、听觉环境、空气环境等。办公人文环境包括文化、教育、人际关系等因素，是办公室人员在人际交往过程形成的各种关系的综合。 案例导入：你认为下面的布局合理吗？ 某公司准备在上海开办一家销售分公司，租用了某写字楼一层的大厅。其中，大门左边用作产品展厅，大门右边作为销售分公司办公区，包括正副经理办公区、接待区、销售部、财务部。该销售分公司的负责人将整个一层大厅全部设计为当今很流行的全开放式办公室和半开放式办公室，用移动隔断来分隔，没有门，所有人员的工作状态都能够看得很清楚。 二、合理进行办公室布局 （一）办公室布局的类型 1.开放式办公室 开放式办公室是将一个大工作间切分成若干个相对独立的部分，是单个工作位置的组合。 2.封闭式办公室 封闭式办公室是按照办公职能设置分隔式的若干个相对独立的办公室。 全开放式办公环境 半开放式的办公环境 封闭式办公室 办公室类型 优点 缺点 开 放 式 1.灵活应变,工作位置能随需要而移动,改变 2.节省面积和门墙等,节省费用 3.易于沟通,便于交流 4.易于监督 5.容易集中化服务和共享办公设备 1.难保机密 2.很难集中注意力 3.员工难于找到属于自己的私人空间 封 闭 式 1.比较安全,可以锁门 2.易于保证工作的机密性 3.易于员工集中注意力,从事细致或专业工作 4.易于保证隐私 1.费用高,墙、门、走廊等占用空间多并要装修 2.难于监督工作人员的活动 3.难于交流 ３．现代办公布局新概念 办公空间的营造是一种思想，它与组织文化息息相关。是强调等级还是强调平等，是郑重其事还是随心所欲，决定着对办公室布局的定位。为了便于思想交流，现代办公室布局多强调民主管理，常常采用共享空间的半敞开式设计风格，各个办公单元用隔断隔开，可以有效避免开放式办公室与封闭式办公室的缺点。 案例：惠普的敞开式办公室 美国惠普公司创造了一种独特的“周游式管理办法”，鼓励部门负责人深入基层，直接接触广大职工。 为此目的，惠普公司的办公室布局采用美国少见的“敞开式大房间”，即全体人员都在一间敞开的大厅中办公，各部门之间只有矮屏分隔，除少量会议室、会客室外，无论哪级领导都不设单独的办公室，同时不称头衔，即使对董事长也直呼其名。事实证明，惠普形成了一个上下左右通气、无拘无束、合作的工作氛围。 案例 过去，在办公室里，最舒服的办公环境理应归老板，最理想的位置也当然非他莫属。然而，如果考虑到这样安排可能对员工效率、士气以至利润等带来影响，老板坐在哪里这个问题就不那么重要了。 据伦敦《金融时报》报道，英国航空公司新落成的综合