04第四章总账系统（课件）-《会计信息系统第2版》同步教学（高教版）

第四章 总账系统 1 学习目标 熟悉总账系统的功能与操作流程，掌握总账系统初始设置的方法，理解辅助核算的意义，能正确进行辅助核算设置，理解数据权限与金额权限设置的作用，熟练进行记账凭证的填制、审核与记账，能够采用合适的方法对错账进行更正，掌握出纳业务管理的方法，正确进行月末自动转账凭证的定义，理解自动转账凭证生成的顺序并能正确生成凭证，掌握总账和明细账查询、多栏账编制以及总账、明细账和凭证三者联查的方法。 2 初始设置 系统参数 基础档案 外币设置   会计科目 项目档案   凭证类别 科目期初 期初余额 常用摘要 结算方式 增加凭证 日常业务   权限 辅助期初   功能权限 修改凭证 金额权限 数据权限 删除凭证 凭证录入技巧 支票登记簿 银行对账 自定义转账 对应结转 出纳管理 销售成本结转 自动转账   期间损益结转 填制凭证 综合应用 复核 汇兑损益结转 出纳签字 审核凭证 主管签字 记账   期末处理   结账 对账   3 引例 经过努力，晓明终于完成了账套的建立与基础数据的定义，接下来要开始使用总账系统，需要完成总账初始设置并开始日常账务处理工作。初始设置涉及到会计科目、辅助核算、数据权限、期初余额等，日常账务处理工作涉及凭证管理、出纳管理、期末处理等，晓明继续努力，开始捉摸工作细节，如何设置会计科目更合理？如何与手工账进行对接？如何完成日常业务工作流程再造？ 在前面的操作中，我们完成了设置用户、建新账套、分配权限和基础设置等工作，接下来要进行的工作是总账系统的应用。这里所称总账不是指手工意义上的总分类账，而是集成账务。总账系统是财务系统的核心模块，主要功能有总账系统初始设置、凭证处理、出纳管理、账簿查询、辅助核算管理和期末处理等。在学习过程中，注意与手工账处理方法进行比较。 第一节 总账系统的功能与操作流程 （一）总账系统初始设置 总账系统初始设置是总账系统应用的第一步，关系到日后账务处理。总账系统初始设置的实质是将通用账务核算系统设置为适合本单位核算要求的专用账务核算系统。 （二）总账日常账务处理 包括常用凭证定义、凭证录入、审核、记账、查询、打印，以及出纳签字等。 （三）出纳业务管理 包括现金和银行存款日记账的输出、支票登记簿的管理及银行对账。 （四）账簿查询 实现总账、明细账、凭证联查，可查询包含未记账凭证的最新数据。 一、总账系统的功能结构 总账系统既可以单独使用，也可以与其他系统同时使用。总账系统与其他系统的数据流程关系如下图所示。 第一节 总账系统的功能与操作流程 二、与其他系统的关系 （五）辅助核算管理 1．个人往来管理:进行个人借款、还款管理工作。2．部门核算：反映和控制部门费用的支出，提供部门总账、明细账的查询，进行部门收支分析。3．项目管理：用于核算在建工程、产成品成本、科研课题等，提供项目总账、明细账及统计查询。4．单位往来管理：进行客户和供应商往来款项的管理工作，提供往来总账、明细账、催款单、往来账清理、账龄分析报告等功能。 （六）期末处理 包括银行对账、期末转账、试算平衡、对账、结账等。 总账系统的岗位分工如下表所示，基本工作流程如下图所示。 工作任务 工作岗位 工作内容 总账初始设置 账套主管 设置总账系统参数设置外币种类及汇率设置会计科目建立部门、职员、客户和供应商档案以及项目目录设置凭证类别设置结算方式录入期初余额 日常账务处理 制单会计出纳员审核会计主管会计记账会计 填制、修改和删除记账凭证出纳签字审核记账凭证会计主管签字记账 月末账务处理 主管会计制单会计审核会计记账会计出纳员主管会计 定义自动转账凭证生成自动转账凭证审核自动转账凭证自动转账凭证记账银行对账结账 数据管理 Admin账套主管 账套数据备份与恢复年度数据备份与恢复 第一节 总账系统的功能与操作流程 三、总账系统的操作流程 初始设置主要完成会计科目体系的建立和期初余额录入。日常处理主要完成凭证的录入、审核、记账。期末处理主要完成自动转账、对账与结账，以及账表的查询、输出。 第二节 总账系统初始设置 对于计算机系统而言，凭证录入即数据输入，记账相当于数据处理，账表查询属于数据输出；审核是为了保证输入的正确性，月末自动转账的实质是让计算机代替人工填写凭证，结账是为了对输入的数据进行封存。数据输入由操作员录入完成，数据处理和输出由计算机完成，数据输入直接关系到数据输出的准确性。 第二节 总账系统初始设置 第二节 总账系统初始设置 在开始本节学习之前，需要将系统的计算机时间调整为2022年1月1日，以模拟月末的时间，并引入 “3-3基础设置”文件夹下的备份账套，以保持数据的