6.4 数据清单及其管理分析（课件）-《会计电算化》同步教学（高教社）

4 数据清单及 其管理分析 （一） 数据清单的概念 Excel中，数据库是通过数据清单或列表来实现的。 数据清单是一种包含一行列标题和多行数据且每行同列数据的类型和格式完全相同的Excel工作表，例如工资表、应付账款等。 数据清单中的列是数据库中的字段，数据清单中的列标志是数据库中的字段名称，数据清单中的每一行对应数据库中的一条记录。 一、数据清单的构建 （二）构建数据清单的要求 为了使Excel自动将数据清单当作数据库，构建数据清单的要求主要有： 1.列标志应位于数据清单的第一行，作为字段名，用以查找和组织数据、创建报告； 2.同一列中各行数据项的类型和格式应当完全相同； 3.避免在数据清单中间放置空白的行或列，但需将数据清单和其他数据隔开时，应在他们之间留出至少一个空白的行或列； 4.尽量在一张工作表上建立一个数据清单。 一、数据清单的构建 （一）记录单的概念 记录单又称数据记录单，是快速添加、查找、修改或删除数据清单中相关记录的对话框。 Excel读取当前单元格所在的数据清单并将记录单内容显示在“记录单”对话框中。 对话框左侧显示各字段名称，其后显示当前记录的各字段内容。 内容为公式的字段显示公式计算的结果。 右上角显示的分母为总记录数，分子表示当前是第几条记录。 二、记录单的使用 （二）通过记录单处理数据清单的记录 1.通过记录单处理记录的优点 界面直观，操作简单，减少数据处理时行列位置的来回切换，避免输入错误，特别适用于大型数据清单中记录的核对、添加、查找、修改或删除。 二、记录单的使用 2.记录单对话框的打开 “快速访问工具栏”→“记录单” 【提示】打开记录单对话框以后，只能通过“记录单”对话框来输入、查询、核对、修改或者删除数据清单中的相关数据，无法直接在工作表的数据清单中进行相应的操作。 二、记录单的使用 3.在“记录单”对话框中输入新记录 在数据录入过程中，如果发现某个文本框中的数据录入有误，可在文本框中直接修改；发现多个文本框中的数据录入有误，可通过“还原”按钮进行操作。 4.利用“记录单”对话框查找特定单元格 5.利用“记录单”对话框核对或修改特定记录 6.利用“记录单”对话框删除特定记录 记录删除后无法通过“还原”按钮来撤销。 二、记录单的使用 在数据清单下，可以执行排序、筛选、分类汇总、插入图表和数据透视表等数据管理和分析功能。 三、数据的管理与分析 （1）在数据清单中选定需要排序的各行记录； （2）执行工具栏或功能区中的排序命令 （一）数据的排序 三、数据的管理与分析 01快速排序 （1）在“数据”菜单或功能区中打开“排序”对话框： （2）在“排序”对话框中选定排序的条件、依据和次序 在进行设置过程中，为避免字段名也成为排序对象，在“排序”对话框中应选中 “数据包含标题” 整个数据清单或所选定的数据区域将按主要关键字值的大小进行排序，主要关键字相同的行按原顺序相邻排列。如果指定了次要关键字，则主要关键字相同的行再按次要关键字值的大小进行排序 三、数据的管理与分析 02自定义排序 10 【操作题】对下图所示的数据清单按“部门”进行排序，部门相同的再按“姓”的笔划顺序升序排序。 三、数据的管理与分析 操作结果： 三、数据的管理与分析 （二）数据的筛选 “数据”菜单或功能区→筛选 筛选后的数据清单仅显示包含了某一特定值或符合一组条件的行，暂时隐藏其他行。 1.快速筛选 （1）在数据清单中选定任意单元格或需要筛选的列； （2）执行“数据”菜单或功能区中的“筛选”命令，进行筛选。 三、数据的管理与分析 【操作题】参照教材图6.76中的数据进行筛选，要求只显示“部门”为“管理部”的员工记录。 例题 2.高级筛选 高级筛选与自动筛选不同，它要求在数据清单以外的区域单独设置所需的筛选条件。 该条件区域至少为两行，第一行为设置筛选条件的字段名，该字段名必须与数据清单中的字段名完全匹配。 几个条件在同一行上是“与”的关系；在不同行是“或”的关系。 三、数据的管理与分析 【操作题】参照教材图6.76中的数据筛选生产部评优级别为“优”且实发合计高于3500元的员工。 例题 （三）数据的分类汇总 数据的分类汇总是指在数据清单中按照不同类别对数据进行汇总统计。包括求和、计数、平均值、最大值、最小值等。 三、数据的管理与分析 1.创建分类汇总 “数据”菜单或功能区→分类汇总 对数据清单进行分类汇总后，在行标题的左侧出现新的标志，称为“分级显示符号”，主要用于显示或隐藏某些明细数据： 单击行级符号1，仅显示总和与列标志；单击行级符号2，显示分类汇总与总和；单击行级符号3，显示所有的明细数据。 三、数据的管理与分析 【操作题】某公司需要按部门汇