4.3.2总账日常处理-记账处理（课件）-《会计电算化》同步教学（高教版）

项目四 总账管理 会计电算化 1 目录 CONTENTS 1 总账子系统的主要功能 2 总账系统初始化 3 总账系统日常业务处理 2 任务三 总账系统 日常业务处理 一、凭证处理 二、记账处理 三、出纳处理 记 账 处 理 4 （一）记账 记账：是以会计凭证为依据，将经济业务全面、系统、连续地记录到账簿中的一种方法。 登记过程重复单一 工作量大 手工账务处理 U8软件 账务处理 把临时记账凭证文件 中的数据，转到历史 记账凭证数据库中 记账 手工方式下，记账由会计人员根据已审核的记账凭证或汇总后登记有关的总账和明细账。 电算化方式下，记账由有记账权限的操作员发出记账指令，由计算机按照预先设计的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总并登记账簿。 1.记账原理 在计算机总账系统中，并不存在手工意义上的账簿，所有的账簿数据均以数据库文件方式存放在系统中。 从系统内部处理过程来看，记账处理实际上是会计数据在不同文件之间的传递和变换。 记账可以随时进行， 不受次数限制 2.记账条件 （1）第一次记账时，若期初余额试算不平衡，不能记账。 （2）未审核凭证不能记账，记账范围应小于等于已审核凭证的范围。 （3）上月未结账时，本月不能记账。 （4）如果凭证中借贷不平时，不能记账。 3.记账后发生的变化 期初余额：变成“只读”状态。 查询凭证：不能在“填制凭证”中查询，只能在“查询凭证”中查询。 修改凭证：通过“冲销凭证”来完成。填制冲销凭证后，冲销凭证仍需审核、记账。 查询账表：可以不再勾选“包含未记账凭证”。 记账完成 账簿记录有误 恢复记账前状态 4.取消记账 由于某种原因，发现本月已记账的凭证有错误，且必须在本月进行修改，利用“恢复记账前状态”，将本月已记账的凭证恢复到未记账状态。 CTRL+H 会计软件应当提供不可逆 的记账功能 取消记账操作： 方法： （1）在期末“对账”界面，按“Ctrl+H”，激活“恢复记账前状态”功能。 （2）单击“恢复记账前状态”进行取消记账。 账簿和报表中的数据来自于记账凭证 （二）冲销凭证 软件中账簿报表的错误修改办法-修改凭证 输入 修改 凭证的修改的几种情况 直接修改 在凭证记过账以后， 发现有错呢？ 标错后退还 制单人修改 取消审核 再修改 修改方法：逆操作 记账 ctrl+h 取消记账 1 填凭证 在填制凭证窗口修改 3 审核 取消审核取 消出纳签字 2 更规范的处理 规范的处理 1.填制红字冲销凭证 2.填制正确蓝字凭证 3.审核、记账 不规范的处理 1.ctrl+h取消记账 2.取消审核，取消出纳签字 3.在填制凭证窗口修改 对象：已记账凭证 （1）【填制凭证】 -【制单】-【冲销凭证】，需输入被冲销凭证编号。 （2）注意： 制作红字冲销凭证后，需要再编制正确的蓝字凭证进行补充。 通过红字冲销法增加的凭证，应视同正常的凭证进行保管、审核、记账。 冲销凭证的填制方法： 输入需要冲销的凭证编号 外部凭证总账不能修改 上个月已经记账 可以冲销 已经结账的凭证 不能冲销 由业务模块传递来的外部凭证 业财不一 $$