4.3.1总账日常处理-凭证处理（课件）-《会计电算化》同步教学（高教版）

项目四 总账管理 会计电算化 1 目录 CONTENTS 1 总账子系统的主要功能 2 总账系统初始化 3 总账系统日常业务处理 2 任务三 总账系统 日常业务处理 一、凭证处理 二、记账处理 三、出纳处理 凭 证 处 理 4 （一）凭证的作用 ——账薄报表数据的源头 经济业务 原始凭证 记账凭证 会计账簿 会计报表 记录 填制 登记 手工环境下的账务处理 手工环境下的账务处理 记账凭证 会计账簿 会计报表 会计数据 会计数据 会计信息 记账凭证文件 原始凭证 录入 编辑 记账凭证 机制凭证 审核 记账 更新 科目余额及发生额文件 输出 总账 生成 报表 输出明细账、日记账 报表 总账 明细账 日记账 会计软件中，账务数据处理逻辑1 会计软件中，账务数据处理逻辑2 临时记账凭证文件 原始凭证 录入 编辑 记账凭证 机制凭证 审核 记账 过账 凭证汇总文件 总账 明细账 日记账 历史记账凭证文件 更新 报表 凭证的转移 临时凭证库 历史凭证库 U8软件的设计思路： 原先在凭证编辑窗口看到的凭证，凭证记账后，凭证不见了? 会计软件中凭证数据的存储 报表 账簿 余额表 记账凭证 会计数据存储在记账凭证和余额表 手工需要转抄和对账 账表核对 账账核对 账证核对 软件中的数据没有重复存储 xxxx 记账凭证文件 不仅节约了存储空间，还避免了转抄带来的错误 思考题： 软件中还需要账账核对、账表核对、账证核对吗？ （二）填制凭证 财务处理系统 账簿和报表数据 手工录入凭证时 填制 审核 录入的是否准确完整，直接影响到会计信息的可靠性！ 凭证处理 填制凭证 表头 凭证类别：满足设置凭证时的限制类型 凭证编号：按凭证类别按月自动顺序编号 凭证日期：默认登录系统时的业务日期 附单据数：该记账凭证后所附的原始单据数 表体 摘要：每个记录行都要有摘要 会计科目：必须选择末级科目 金额：保持借贷平衡，红字金额输入负数 填制凭证要点： （1）应先设置凭证类别。 （2）采用序时控制时，凭证日期应大于或等于启用日期和上张凭证日期，但不能超过机内系统日期。 （3）凭证一旦保存，其凭证类别、编号不能修改。 （4）科目编码必须是末级科目编码 （5）金额不能是零，红字以“-”号表示。 （6）当录入辅助核算科目，应录入相应的辅助信息。辅助信息必须已在档案中建立。 （7）系统只允许输入未结账月份的记账凭证。 凭证在哪里填制？ 注意：如果启用了应收等其他系统，则有些业务应在其他系统中完成，在其他系统中生成的凭证再传递到总账。 应收系统——填制销售、收款、票据、坏账等业务 应付系统——填制采购、付款、票据等业务 固定资产——填制固定资产增加、减少、折旧等业务 薪资管理——填制计提工资等业务 总账——填制上述业务之外的凭证 如只启用了总账，则所有凭证都在总账中填制！ 凭证管理-填制凭证 普通凭证： 辅助核算-银行账： 要求输入辅助核算： 结算方式、票号 辅助核算-外币： 自动带出汇率， 输入外币金额自动计算人民币 输入数量和单价，系统自动计算金额 辅助核算-数量 辅助核算-客户往来： 输入客户相关信息 辅助核算-供应商往来： 输入供应商相关信息 辅助核算-部门： 输入部门信息 辅助核算-个人往来： 输入个人信息 辅助核算-项目核算： 输入项目信息 凭证录入时的小技巧： Enter键：自动复制上一条摘要 空格键：借贷方向调整 等号键：最后一个金额倒挤 负数键：红蓝字交换 几个时间节点总结： 业务 发生日期 建账日期 登录日期 系统日期 制单日期 系统日期 输入的凭证不能在这个日期之后 登录日期 可以做今天之 前经济业务的 账务处理 默认的系统日期 x年X月X日 业务发生日期 业务发生日期 制单日期 制单日期 制单 日期 填制记账凭证的日期 建账日期 开始使用软件做账 所有业务日期 建账日期 记账凭证的时间 建账日期 业务日期 登录日期 制单日期 系统日期 1 2 3 （三）查询凭证 包括对未记账凭证的查询和已记账凭证的查询。 如果凭证未记账，则可以直接在填制凭证中查看。 如已记账，则只能在“查询凭证”中查看。 （四）修改凭证 填制凭证 审核凭证 记账 （1）尚未审核的凭证 直接进行修改，凭证编号不能修改。——无痕迹修改 （2）已经审核，尚未记账的凭证——无痕迹修改 取消审核修改或删除 （3）已记账凭证 红字冲销法或补充更正法 ——有痕迹修改 提示： 如果在总账系统的“选项”中选中“允许修改、作废他人填制的凭证”，则在填制凭证功能中可以由非原制单人修改或作废他人填制的凭证，修改人同时变为新的制单人。 外部系统传递来的凭证不能在总账系统中修改，只能在生成该凭证的系统中进行修改。 （五）作废及删除凭证 （1