第12章 公共关系文书（课件）-《公共关系学（第二版）》同步教学（高教版）

公共关系学 第十二章：公共关系文书 引例 威廉·C·亚当斯是美国佛罗里达国际大学新闻和大众学院的教授，从事公关工作达30年，曾在美国石油公司、飞利普石油公司和英国化学工业公司担任过管理职位，是著名的《公关战略》杂志中《教授》栏目的撰稿人。他认为优秀的写作是公关的基础，写作是公关事业的发源地，也是公关人员与他人相区别的重要标志。一次，他对一位具有公关潜力的学生说：“选择公关职业，一定要写好所有的公关材料。” 事务性公关文书 本章要点 公共关系文书概述 1 沟通协调性公关文书 2 信息传播性公关文书 3 4 4 第一节 公共关系文书概述 一、公共关系文书的概念及其分类 二、公共关系文书的写作特点 三、公共关系文书的语言要求 一、公共关系文书概述及其分类 文书是一个外延很宽泛的概念，它包括公务文书和私人文书两大类。 公共关系文书是社会组织为了实现自己的公关目标和开展公关活动而制作的各种书面文字材料，它是文书在公共关系中的运用。 一般来说，公共关系文书写作内容较多，但概括起来，主要分为三个方面，即沟通协调性公关文书、信息传播性公关文书和事务性公关文书。 二、公共关系文书的写作特点 明确的实用性 内容的真实性 较强的时效性 格式的规范性 作者与读者的特定性 三、公共关系文书的语言要求 用词准确 文字简洁 语言质朴 表现得体 第二节 沟通性协调性公关文书 一、请柬 二、信函 三、专用书信 一、请柬 请柬又叫柬贴或请贴,是人们在社会活动和相互交往中,如开业,奠基,庆祝等礼仪性活动前,以书面形式通知,邀请参加者的文体。 公关请柬就是社会组织与公众交往中,为了达到某种公关目的,用来告知特定公众的书面语体。其主要作用是密切和协调主客体之间的友谊关系,促进双方的理解与合作,帮助本组织扩大声誉和进一步发展。 一、请柬 请柬的写作方法和格式 1.标题 用较大的字体书写“请柬”二字，可写在第一行正中，也可放在首页的正中当作封面。 2.正文 顶格上写明邀请的机构全称或个人的姓名，如果邀请的是个人的话，那么除了要写上他的姓名外，还要写上其头衔或职务；第二行空两格写正文，写明事由，时间和地点；并换行顶格写上“敬请参加”，“恭请届时光临”等词。 3.落款 正文下面靠右写明发贴的单位全称或个人的姓名，头衔，换行写发贴的年、月、日。一般为表示诚意和恭敬，落款的个人姓名由本人书写。 一、请柬 请柬的语言要求 1.简洁明了 2.礼貌典雅 二、信函 信函 信函是社会组织之间联系工作的公用信件，它是企事业单位公关事物活动中不可缺少的重要传播工具。 公关信函的主要作用是沟通组织与公众之间的感情，交换某些与双方有关问题的意见和建议，协调建立和发展组织对外公众之间的关系，树立本组织良好的形象，争取公众的理解，信赖，支持与合作。 公函就其内容与作用来看又可分为商洽函，询问函，答复函，委托函，告知函五类。 二、信函 商洽函 这是最为常用的一种公函，用于社会组织之间商量和接洽工作。这类公函多半是主动发出的，即要求对方给予协助。有的则是向对方提出共同办理某事的要求，也有的是向对方提出处理某一问题的意见。 商洽函正文一般包括两个部分：一是商洽原由，即写名发函的原因；二是商洽事项，这部分是主体，应写清所商洽的具体事项，写清对对方的要求。 二、信函 询问函 询问函主要用于向对方询问问题，也可以简述某一事项并提出处理方法，然后征求对方意见，要求答复。 询问函正文一般也由两部分组成：一是说明询问的目的或原由；二是询问事项的主要内容，这是询问函的主要部分。因此要写的既明确而又具体，简洁，让人一目了然，以便答复。 二、信函 答复函 答复函是用来答复对方询问函的问题。 答复函正文一般由三部分构成：一是说明对方函已收到，并写清收文的日期；二是简要复述对方函件所询问的主要问题或所提要求；三是答复内容。这部分是答复函的主体。因此要写的明确具体，简明扼要，所答问题的内容要有条理性，针对性和顺序性。 二、信函 委托函 委托函用于委托有关组织代为办理某一事项。 委托函正文一般由两部分组成：一是原因，这部分既要写清委托的目的，又要写清所委托代办或代办事项的基本情况；二是委托事项，这部分是主体，因此要写得清楚明了，尤其要写清托办或托查的要求。 二、信函 告知函 告知函一般是用在办理受托代办事项之后告知代办情况，或主动告知对方某种情况或某一事项，以引起对方注意。 其正文包括两部分：一是告知发函原由；二是告知事项。 三、专用书信 专用书信 介绍信 证明信 感谢信 邀请书 三、专用书信 介绍信 三、专用书信 证明信 三、专用书信 感谢信 感谢信的写法： 1.开头 落笔第一行写“感谢信”，或者“致XX感谢信”，这些字的字体应稍微大一