7.1采购跟单（课件）《采购管理实务》（上海交通大学出版社）

采购实务管理 1 任务一 采购跟单 2 案例导入 小王是一家大型生产企业的资深采购员，当初入职场的小刘问他采购员主要做哪些工作时，他说采购员的工作主要分为两个层面：一个是订单层面，主要负责下单、跟单、催单、收货、付款等事宜；另一个是供应商层面，主要负责评估、选择供应商，并对供应商的供货质量进行管理。 …… 请问： 签订采购订单前应做好哪些准备工作？采购订单跟踪的内容具体有哪些？ 详见第176页 3 一、签订采购订单前的准备工作 采购订单是采购方根据用料计划、自身的经济实力及其他相关因素所制订的切实可行的采购计划。采购订单是依据采购合同制订的，约定在什么时间购进哪些物料。 采购订单是一种采购意向的表达，采购方可以根据需要随时取消采购订单。 4 （1）熟悉物料项目和采购环境。不同的物料，采购的难易程度有所不同。 一、签订采购订单前的准备工作 A B C （2）确认价格。采购人员应对最终的采购价格负责，不能把采购价格的确定责任全部归于采购认证人员。 （3）确认质量标准。采购人员与供应商的联系最紧密，对供应商实力的变化最清楚。 （一）订单准备 5 （4）确认需求量。采购订单中物料的需求量应等于或小于采购环境订单容量，否则，采购人员应及时提醒采购认证人员扩大采购环境容量，保证物料的需求量与采购环境订单容量相匹配。 （5）制作订单说明书。订单说明书中不仅应包括物料的名称、价格、质量标准、需求量等内容，还应包括图纸、技术规范、验收标准等资料。   一、签订采购订单前的准备工作 6 （1）分析采购环境中供应商的订单容量。采购人员在向供应商下达订单前，应分析采购环境中，哪些供应商的订单容量已经饱和，哪些供应商的订单容量还有剩余。如果采购环境中，供应商的订单容量全部饱和，则必须及时通知采购认证人员采取相应的措施。 一、签订采购订单前的准备工作 （二）选择供应商 7 （2）确定意向供应商，然后计算其供货量。确定意向供应商后，采购人员还需要分别计算出每家供应商的供货量，并且根据供应商的组织结构、人员的配备情况、设施设备的配置情况等，判断供应商的供货能力。必要时，还需要对供应商的供货量进行适当调整。 一、签订采购订单前的准备工作 8 一、签订采购订单前的准备工作 65% 75% （3）发放订单说明书。采购人员向意向供应商发放订单说明书后，一般会要求其在规定的时间内做出“接单”或者“不接单”的答复。 （4）确定供应商。答复为“接单”，则确定供应商，答复为“不接单”，需重新寻找供应商 9 选定供应商后，采购人员需要制作采购订单。一般来说，企业都有固定的采购订单格式，采购人员只需在标准采购订单中填写相关参数（如物料名称代码、单位、数量、单价、总价、交货期等）及一些特殊说明，就可以完成采购订单的制作。 （三）制作采购订单 一、签订采购订单前的准备工作 10 （2）采购人员是否按照订单计划在采购环境中操作，所选供应商是否为采购环境内的最佳供应商。 （四）审批采购订单 一、签订采购订单前的准备工作 （1）采购订单中的物料描述与采购环境中的是否相符，采购订单与订单计划是否相符。 （3）物料价格是否在允许的价格之内，交货期是否符合订单计划中有关到货的要求。 11 采购订单审批通过后，采购方就可以与供应商签订采购订单。签订采购订单的方式有四种：① 双方现场签字盖章；② 采购方将打印好的采购订单寄给供应商，供应商签字盖章后寄回；③ 双方使用电子邮件进行采购订单的签订；④ 采购方利用采购管理系统，完成双方间信息的传递和采购订单的签订。 （五）签订采购订单 一、签订采购订单前的准备工作 12 二、采购订单跟踪 采购人员应对采购订单的执行过程进行跟踪检查。采购订单跟踪的主要目的是确保供应商按照采购订单中的要求供货。对采购订单及时跟踪，即使出现突发状况，采购人员也能及时处理，不至于因问题解决不及时而影响整个供应链的正常运转。 13 （一）对物料准备过程进行跟踪 采购人员应对物料准备过程进行密切跟踪，发现问题后要及时反馈；中途需要变更采购订单条款时，应立即向上级请示并想办法解决，不可贻误时机。 采购人员可以参考供应商的历史表现对采购订单进行跟踪处理。 采购方提供图纸并要求供应商按图纸生产时，采购人员应密切关注供应商的生产加工过程，必要时向供应商单位派常驻代表，以起到信息沟通、技术指导和监督检查的作用。 二、采购订单跟踪 14 在物料准备过程中，利用相关软件跟踪采购订单，不仅可以帮助采购人员及时掌握供应商的订单生产动态，还可以在很大程度上减轻采购人员的工作强度。 提示 15 除对物料准备过程进行跟踪外，采购人员还应对市场需求进行跟踪，并根据市场需求的波动制订下一步的采购计划。一般情况下，采购方与供应