模块三会议与活动工作项目七会议工作-会前的准备（课件）《秘书实务》教学同步（高等教育出版社）

模块三 会议与活动工作 项目七 会议工作-会前的准备 成功 优雅 社交 奋斗 人生 《秘书实务》 1 会中的服务 20 目录 会前的准备 19 会后的工作 21 2 19 会前的准备 3 01 学习目标 知识目标 掌握会议的构成要素和类型。 了解会议召开前的工作任务。 技能目标 能做好会议的各项准备工作。 能根据不同会议的要求布置会场。 4 19 会前的准备 课程导入 .一般大中型会议由于参会人数多、时间长，涉及与会人员的吃、住、行等多方面问题，会前准备工作显得更为重要。因此，只有准备工作做好了，会议成功举办才有坚实的基础。 5 19 会前的准备 步骤1 制订会议筹备方案 会议筹备方案没有固定的模式。一般要求内容齐备、结构完整、考虑周全、可操作性强。其内容大致包含以下方面： 1．会议名称 会议名称一般由3个部分组成，即会议主办单位名称＋会议主题或内容＋会议的类型，如“海伦西购物广场第一次全国供应商大会”。有的会议名称还包括时间和范围等要素，如“海伦西购物广场2022年全国供应商大会”“2022年海伦西购物广场全国供应商大会”等。 6 19 会前的准备 步骤1 制订会议筹备方案 特别提醒 会议名称应根据会议的主题来确定，用确切、规范的文字表达，使人一目了然。 7 19 会前的准备 步骤1 制订会议筹备方案 2．会议主题 会议主题即会议要研究讨论的问题，也即会议的目标。一般来说，一次会议最好只有一个主题。 8 19 会前的准备 步骤1 制订会议筹备方案 3．会议时间与地点 会议时间与地点包括会议召开和结束的具体时间，会议召开的具体地点。 9 19 会前的准备 步骤1 制订会议筹备方案 4．会议规模 会议规模应确定参加会议的人数。一般来说，千人以上属大型会议，百人以上为中型会议，数人到数十人为小型会议。 10 19 会前的准备 步骤1 制订会议筹备方案 5．参加人员 参加人员主要指参加会议人员的范围，即哪些人参加会议。一般包括主持人、正式代表、列席代表、特邀嘉宾和工作人员等。 11 19 会前的准备 步骤1 制订会议筹备方案 6．会议议程 会议议程是对议题做出的顺序安排，要以规模大小、议题多少、会期长短而定，按内容的轻重缓急、领导的特殊要求来安排。 12 19 会前的准备 步骤1 制订会议筹备方案 7．会议日程安排 会议日程是会议议程在时间上的具体安排。它不仅细化了围绕会议议题的全部活动，还包括会议过程中的其他辅助活动，如聚餐、参观、考察等，是与会者了解会议情况的重要依据。 会议日程多采用表格形式，以一天为单位，将会议时间分别固定在上午、下午、晚上三个单元，方便与会者看清日程安排。同时，拟定会议日程要明确具体，准确无误。 日程安排的内容大体包括时间、地点、内容、参加人员、负责人等要素。 13 19 会前的准备 步骤2 选择会议地点与场所 会议地点的确定有两方面的含义：一是选择会议地点；二是选择会议场所。 会议地点的选择与会议议程、参会人员、会议经费预算密切相关，选择时重点要考虑的因素是能否突出会议的主题、方便参会人员到离、提高会议的效果。 会议场所应当根据会议的规模、内容、规格和类型等因素确定。 14 19 会前的准备 步骤3 发送会议通知 发送会议通知的形式多样，如当面告知、电话通知、发电子邮件、邮寄、广播、张贴海报、登报等，可根据会议的性质、参加范围、紧急程度和保密要求来选择，必要时可使用两种以上方式，确保有效性。会议通知的发送时间应根据会议类型确定，一般提前1～2周。 常见的发送方式有： 15 19 会前的准备 步骤3 发送会议通知 1．按通知的形式，分为口头通知和书面通知 口头通知，如电话通知、当面通知，方便快捷，但容易遗忘。书面通知，如电子邮件、邮寄、登报，具有严肃、备忘的优点，但需要打印、分发或寄送，手续较慢。重要的会议应当采用书面通知。 16 19 会前的准备 步骤3 发送会议通知 2．按通知的性质，分为预备通知和正式通知 凡需要事先征求与会者意见，或者需事先提交论文、报告等材料，或者先报名然后确定与会者资格的会议，都应先发预备通知；等会议议程、时间、地点以及与会者正式确定后，再发正式通知。除以上情况之外的会议，一般直接发正式通知。 17 19 会前的准备 步骤3 发送会议通知 3．按会议通知发送的方式，分为会议通知、邀请信、请柬、海报、公告等 会议通知一般用于研究工作、进行决策的会议，发送对象是会议法定成员或者当然成员、本单位内部人员或者本系统人员；邀请信一般用于横向性会议，具有礼节性，发送对象主要是本单位外部成员，如邀请的专家、学者、领导；请柬主要用于仪式类活动，如签字仪式、开幕式、闭幕式，发送给上级领导、社会人士、兄弟单位等；海报是一种公开性的会议通知，一般用于可以自由参加的学术性报告会，通常采用张贴的形式；公