模块二文字与文书工作项目五文字工作-文书整理（课件）《秘书实务》教学同步（高等教育出版社）

模块二 文字与文书工作 项目六 文书工作-文书整理 成功 优雅 社交 奋斗 人生 《秘书实务》 1 收文处理 17 目录 发文处理 16 文书整理 18 2 18 文书整理 3 01 学习目标 知识目标 理解归档文书整理的含义与原则。 了解归档文书的保管期限。 技能目标 能正确地将归档文件装订为“件”。 能规范整理归档文件。 4 18 文书整理 课程导入 文书整理是介于文书处理工作和档案管理工作之间的一项重要工作，是文书处理的最后一个环节。文书整理的质量如何，直接影响到档案的工作质量。 5 18 文书整理工作步骤 步骤1 归档文书的修整 秘书应对不符合要求的归档文件进行必要的修整，包括去钉、修裱、复制、折叠等。 1．去除易锈蚀的金属物 文件装订时使用的订书钉、曲别针、大头针等，易被空气氧化、腐蚀，损害文件纸张。因此，在文件整理归档时必须去除这些金属物，重新装订。 6 18 文书整理工作步骤 步骤1 归档文书的修整 2．修裱破损文件 主要使用黏合剂和选定纸张对破损文件进行修补或托裱，以恢复文件原貌。修补主要是针对有孔洞、残缺或折叠处已磨损的文件；托裱指在文件的一面或两面托上一张纸，以加固文件。为尽量保持文件的原貌，不必对装订边狭小的文件加边，不必将幅面过小或不规则的文件粘贴在其他纸张上。 修裱工作主要针对有重要保存价值的归档文件，不需移交档案馆的文件一般保持原貌即可。 7 18 文书整理工作步骤 步骤1 归档文书的修整 3．复制字迹模糊或易蜕变的文件 档案字迹材料的耐久性直接影响档案利用时间的长短，因此，用红（蓝）墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等书写的字迹材料及传真件等，应当复制。目前一般采用静电复印的方式复制文件。 8 18 文书整理工作步骤 步骤1 归档文书的修整 4．折叠超大纸张 对于报表、图纸等纸张幅面大于A4规格，难以装入按照A4纸比例设计的档案盒的文件，需要加以折叠。折叠的操作要求比较简单，但要注意尽量减少折叠次数，同时拆痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。此外，文件页数较多时，宜单张折叠，以备利用。 9 18 文书整理工作步骤 步骤2 归档文书的装订 采用符合档案保护要求的装订材料，将归档文件以“件”为单位固定在一起。“件”。是归档文件的整理单位，一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；简报、周报等材料一期为一件； 10 18 文书整理工作步骤 步骤2 归档文书的装订 会议纪要、会议记录一般一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等）一般独立成件，也可二者合为一件。有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。 11 18 文书整理工作步骤 步骤2 归档文书的装订 因此，归档文件应按件装订。其装订顺序是：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；中文本在前，外文本在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后；有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿纸和定稿在后。 12 18 文书整理工作步骤 步骤2 归档文书的装订 归档文件一般以件为单位装订。装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字。装订后的文件应平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身的影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。 13 18 文书整理工作步骤 步骤2 归档文书的装订 永久保管的归档文件，定期保管的、需要向综合档案馆移交的归档文件，宜采取线装法装订；页数较少的，使用直角装订法或缝纫机轧边装订法进行装订；文件较厚的，使用“三孔一线”装订法进行装订。使用不锈钢订书钉或糨糊装订的，装订材料应满足归档文件长期保存的需要。永久保管的归档文件，不使用不锈钢夹或封套装订。 14 18 文书整理工作步骤 步骤2 归档文书的装订 定期保管的、不需要向综合档案馆移交的归档文件，可以按照永久保管的归档文件装订方式执行，也可以使用不锈钢夹或封套装订。 15 18 文书整理工作步骤 步骤2 归档文书的装订 特别提醒 用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。 16 18 文书整理工作步骤 步骤3 归档文书的分类 对归档文书进行分类，应正确判定其所属年度、机构和保管期限，通用的分类方法有年度分类法、保管期限分类法和组织机构（问题）分类法。 1.年度分类法 年度分类法是以形成和处理文书的年度为标准，对归档文书进行分类。年度分类法是运用得最为广泛的分类