模块二文字与文书工作项目五文字工作-收文处理（课件）《秘书实务》教学同步（高等教育出版社）

模块二 文字与文书工作 项目六 文书工作-收文处理 成功 优雅 社交 奋斗 人生 《秘书实务》 1 收文处理 17 目录 发文处理 16 文书整理 18 2 17 收文处理 3 01 学习目标 知识目标 掌握初审文书的要求。 掌握分送与拟办文书的要求。 掌握批办与承办文书的要求。 技能目标 能准确进行文书的签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。 4 17 收文处理 课程导入 收文处理是指对来自本企业外部的公文所实施的处置与管理活动。整个收文处理过程包括签收、登记、初审、承办、传阅、催办、答复。收文处理是一个接收公文，并从中提取有用信息、解决其所涉及的有关问题的过程。 5 16 发文处理工作步骤 步骤1 签收文书 签收文书，是收件人对收到的公文逐件清点、核对无误后，在对方文件签收回执单或传送文簿上签字或盖章，并注明签收时间的工作。签收是收文处理的第一个环节。 签收分外发签收和内发签收两类。外发签收即单位收发室签收；内发签收即单位办公室文书工作人员对外收发转来的文件，以及机要文件或外单位直接送达的文件进行签收。 6 17 收文处理工作步骤 步骤1 签收文书 1．清点 检查、核对所收文书的件数是否与文件签收回执单或传送文簿上登记的件数相符。 2．检查 看清来文封面上写的收文单位、部门或者人名，是否清晰明确，是否是寄给或发给本单位的文件，来件的封口有无破损，来件的信封号与投递单上的号码是否一致。 7 17 收文处理工作步骤 步骤1 签收文书 3．签字 收发人员在完成检查和清点后确认无误才能在文件签收回执单或传送文簿上签署收件人的全名和日期。如果是急件，不仅要注上全名和日期，而且还要注明时、分，以备日后查考。签字要清晰工整，不能草签。 文件名称 文号 收文单位 签收人(签字) 收文日期 备注 文件签收回执单 8 17 收文处理工作步骤 步骤1 签收文书 >>>>电子文书签收<<<< 电子文书的签收需要一个统一的“公文签收平台”或“公文签收系统”，设置用 户名和密码，必要时还可以设置一个验证码，以保证所签收文件的安全性和保密性。 签收之后，秘书可以启封。凡表明单位的，一律由单位的秘书拆封，凡表明单位领导“亲收”“亲启”的来文都应送本人或其委托人拆封；密件应交机要室或指定的机要人员拆封；标明本单位具体部门的，应由该部门秘书拆封。 9 17 收文处理工作步骤 步骤1 签收文书 >>>>电子文书签收<<<< 拆封文件应注意认真细致，保持信封和文件的完好，并认真核对，如发现问题应及时与发文单位联系。检查无误后，若有发文通知单或回执单，应及时填好寄还。秘书在办毕与外发签收人员的签收手续后，应在文件的右上角加盖收文章，然后进行收文登记。 10 17 收文处理工作步骤 步骤1 签收文书 特别提醒 开启信封时，为防止信封内的文书或重要物件留在信封的边缘在拆封时被损坏，要将信封竖起轻弹数下，然后用剪刀从一角开启或使用信封开启器开启。 11 17 收文处理工作步骤 步骤2 登记文书 1．确定登记范围 收文登记的范围，应视其重要程度和本单位的实际情况而定。一般来说，单位往来公文、内部使用文件、会议文件等，都应在登记范围内。另外，也应包括未经秘书签收，而由单位领导人外出参加会议时所带回的文件。而一些纯属事务性的通知、便条、介绍信、请柬，各种公开和内部不保密的出版物等，一般可以不登记。 12 17 收文处理工作步骤 步骤2 登记文书 2．选择登记形式和方法 常用的收文登记形式有簿式登记、卡片式登记和联单式登记三种。 （1）簿式登记是采用事先装订成册的登记簿进行收文登记的一种形式。这种按收文流水顺序登记的形式，最大的好处是易于保存，适合一般的单位使用，也是目前应用比较普遍的形式。按收文先后登记也便于按时间查找文书。 顺序号 收文 日期 来文 单位 来文字号 文件标题 附件 份数 密级 承办单位 签收人 归卷日期 备注 顺序号 收文日期 来文单位 来文字号 文件标题 附件 份数 密级 承办单位 签收人 归卷日期 备注 13 17 收文处理工作步骤 步骤2 登记文书 (2)卡片式登记是用卡片进行收文登记的形式。 卡片式登记的优点: 1.是来文数量多时,可分别由几个人同时进行登记,加快收文处理速度. 2.可在卡片盒里灵活地按来文单位、内容、文种、收文时间等进行分类排列,并可及时调整卡片的排列位置,便于分类查找。 缺点: 容易散乱丢失,若分类不当反而不便查找。" 14 17 收文处理工作步骤 步骤2 登记文书 来文单位 收文单位 来文字号 收文日期 文件标题 处理结果 收文登记卡 15 17 收文处理工作步骤 步骤2 登记文书 （3）联单式登记是采用一次复写两联或三联以上的方式进行收文登记的形式。联单式登记一