模块一日常事务工作项目四其他工作-领导日程安排（课件）《秘书实务》教学同步（高等教育出版社）

模块一 日常事务工作 项目四 其他工作-领导的日程安排 成功 优雅 社交 奋斗 人生 《秘书实务》 1 印章管理 10 目录 值班安排 09 领导日程管理 11 突发事件管理 12 2 11 领导的日程安排 3 01 学习目标 知识目标 掌握工作时间表的类型。 了解领导工作日志的内容和形式。 技能目标 能编制工作时间表。 能制订领导工作日志。 4 10 领导的日程安排 课程导入 首先，在企业运营中，领导的日程安排不仅关乎到领导个人的工作效率，也直接影响到整个企业的运营效率。因此，正确管理领导的日程，确保其高效、有序的进行，对于企业的正常运营至关重要。 接下来，我们将学习领导日程管理的基本原则。这包括了解领导日程的特性，掌握日程安排的基本步骤，以及理解日程管理中的注意事项。这些知识将帮助我们避免因日程混乱而引发的工作效率下降。 然后，我们将学习如何有效安排领导的日程。这包括了解领导的工作时间和休息时间，掌握日程安排的技巧，以及理解如何根据领导的工作习惯和偏好进行个性化的日程安排。这些技能将使我们能够在实际工作中，准确、高效地安排领导的日程。 最后，我们将通过实践操作，加深对领导日程管理和安排的理解。这将帮助我们将理论知识转化为实际技能，提高我们的工作效率。 5 11 领导的日程安排工作步骤 步骤1 了解领导工作和活动信息 首先应确定周期，收集并列出该阶段所有工作。一般来说，领导日常工作安排涉及的内容有各种会议、接待、约会、拜访、检查、指导、出差等，秘书应该将该时段内领导的所有工作和活动内容收集完整。 具体工作 重要且紧急 重要但不紧急 紧急但不重要 不紧急也不重要 公司各部门工作汇报会 公司董事会 公司客户联谊会 新招聘员工培训 "与公司共同发展"系列活动 部门"5S"培训 与销售部沟通人员考核事项 宴请美国客人 宴请DC公司副总经理 出席北京的会议 接待上海物流公司同行来公 司考察交流,并宴请来宾 6 11 领导的日程安排工作步骤 步骤2 确定工作的轻重缓急 各项工作与活动不可能平均分配时间，这就要求排出领导工作的优先等级，如与完成中心工作有直接联系或对组织有重要影响的活动要优先安排，保证领导集中精力办大事、要事。 7 11 领导的日程安排工作步骤 步骤3 绘制表格 由于工作时间表和工作日志都是表格形式呈现的，在绘制表格时，工作时间表用适合的行列标明时间、事项即可；工作日志还需明确每一项工作任务的具体时间、地点、内容、需要注意的事项等。 填写表格时，填写的信息务求清楚、准确、完整，标明各项活动的时间、地点、姓名、联络方式等，一般情况下不加评论，不作过多分析。表格应条理分明，脉络清晰，标注明显。 8 11 领导的日程安排工作步骤 步骤4 及时更新 领导活动时间并不是一成不变的，随着领导工作或活动时间的变更，工作时间表或工作日志也应进行相应调整，做到及时更新。调整变更活动的时间，应遵循先重急后轻缓、先外部再内部的原则。 特别提醒 安排的活动之间要留有一定的间隔或适当的空隙，以备活动时间拖延或发生临时紧急的情况。 9 11 领导的日程安排工作步骤 步骤5 报告领导 工作时间表及工作日志经领导审核通过后，秘书应交给领导，根据实际情况上传至公司内部平台，或打印并分送给相关部门，同时要留有备份。 10 11 领导的日程安排 工作时间表也称“行事历”“计划表”，是将某一时间段中已经明确的工作任务清晰地记载和标明的表格，提醒使用者按照工作时间表的进程开展工作。它是一种有效管理时间的手段和工具，可以为一人使用，也可以供多人共同使用。常用的工作时间表包括年度工作时间表、季度工作时间表、月工作时间表、周工作时间表。 >>>>工作时间表的常见类型<<<< 11 11 领导的日程安排 1．年度工作时间表 年度工作时间表是将一年内将要举行的例行会议、重要经营活动，以及已经确定的出访活动等制成一览表。秘书在编制年度工作时间表时，可以参照上一年的工作时间表和新一年的工作部署，内容要简短概括，一目了然。详细情况在月工作时间表和周工作时间表中体现。 >>>>工作时间表的常见类型<<<< 本年度工作目标（基于KPI） 1 2 3 年度主要工作策略（基于以上KPI的主要完成策略） 1 2 3 重点工作（基于以上策略的重点工作项及相关说明） 项 工作内容 完成标准 责任人 1 2 3 需要公司的支持、协助及资源 项 内容 需要的协助、支持或资源 1 2 12 11 领导的日程安排 2．季度工作时间表 季度工作时间表可视为将年度工作时间表按季度分解，内容上比年度工作时间表稍显详细一些。 >