模块一日常事务工作项目四其他工作-值班安排《课件）《秘书实务》教学同步（高等教育出版社）

模块一 日常事务工作 项目四 其他工作-值班安排 成功 优雅 社交 奋斗 人生 《秘书实务》 1 印章管理 10 目录 值班安排 09 领导日程管理 11 突发事件管理 12 2 09 值班安排 3 01 学习目标 知识目标 了解值班的类型。 掌握值班工作的基本要求。 技能目标 能制订值班安排表。 能做好值班记录和值班日志。 4 09 值班安排 课程导入 除接待工作、通信工作、随从工作项目任务外，还有一些其他事务，我们统称为其他工作。做好这些事务工作，对于减轻领导的工作负坦，提高领导的工作效率，保证公司工作高效运转，具有重要的意义。 本项目主要介绍值班安排、印章管理、领导日程安排、突发事件处理的工作技巧和方法，以全面提高秘书的综合素质和业务技能。 5 06 值班安排工作步骤 步骤1 制订值班工作制度 1．岗位责任制度值班人员不得擅离职守，必须坚守岗位，遵守值班的有关规定，不干私活。 2．交接班制度 接班人员应提前20分钟左右到达，双方交接的内容有来客登记表、电话记录、文件及登记册，原有的设备、器材、资料以及钥匙等。交接时双方应查明实物与记录是否相符，确认无误后，交班人员方可离开。 6 06 值班安排工作步骤 步骤1 制订值班工作制度 某公司要求员工遵守严格的交接班制度，规定接班人员应提前20分钟左右到达，并且双方需要交接来客登记表、电话记录、文件及登记册等内容。然而，在一次夜班交接中，接班人员小李因为个人原因迟到了10分钟，导致交接时间紧迫。交班人员小王急于下班，没有详细核对交接内容，只是匆匆地将相关物品交给了小李。 小李在接班后发现，来客登记表上的信息与实际情况不符，有几位客人的离开时间并未被记录。此外，他注意到办公室内的一台电脑处于开启状态，但他并未在交接记录中找到相关信息。由于交接时双方未能仔细核实实物与记录是否相符，小李在后续工作中遇到了一些困难，无法准确了解之前的工作状况和设备使用情况。 7 06 值班安排工作步骤 步骤1 制订值班工作制度 这个事例中，小李迟到和双方未能详细核对交接内容的行为都违反了公司的交接班制度。这种不规范的交接可能导致工作信息的丢失或混乱，影响工作效率和质量。因此，对于交接班制度的执行应该严格要求，确保工作的顺利进行。 8 06 值班安排工作步骤 步骤1 制订值班工作制度 3．安全保密制度 除值班室外，其他关闭的办公室不得擅自进入，不得把家属带入值班室，也不得在值班室接受私人来访，更不可在值班室内喝酒、赌博。不得泄露值班人员电话号码表。 9 06 值班安排工作步骤 步骤1 制订值班工作制度 然而，在一次周末值班期间，员工小张违反了这一保密制度。他的好友小李来到公司找他，小张没有遵守规定，而是将小李带入了值班室。在值班室内，两人聊天过程中，小张不仅透露了值班人员的电话号码，还拿出手机与小李一起查看了一些敏感的工作文件，讨论了公司的内部事务。 这个行为严重违反了公司的保密制度。首先，小张将非公司人员带入值班室，违反了不得将家属带入值班室的规定。其次，他在值班室内与朋友讨论公司内部事务和查看敏感文件，违反了不得泄露公司信息的规定。最后，他还透露了值班人员的电话号码，进一步破坏了公司的保密措施。 10 06 值班安排工作步骤 步骤1 制订值班工作制度 这一事件不仅暴露了公司内部信息的安全隐患，还可能给公司带来法律风险和商业损失。因此，对于保密制度的执行应该严格要求，确保公司信息的安全与保密。 11 06 值班安排工作步骤 步骤2 制订值班安排表 值班人员的值班表一般由办公室负责编制，包括值班的具体时间、地点、内容，带班人及电话，值班任务，注意事项等。值班人员安排好以后，要事先通知有关部门及人员，并将值班表发到每位带班人及值班人员手中，让其做好准备。一般不允许途中调班，若确实需要，应做好调度，保证不影响正常值班工作。 12 06 值班安排工作步骤 步骤3 接待来访人员 来访者有不同的类型和来访意图，值班人员都应给予热情接待，视情况做出合理的安排和答复。 对于因公前来联系工作的人员，要尽量提供各种方便条件；对于找领导解决问题的来访者，要加以鉴别，即使不能满足其要求，也要耐心解释。 对来访者应做好接待记录，包括来访者姓名、工作单位、联系电话、联系事由、接洽部门或人员等信息，以备查考。 13 06 值班安排工作步骤 步骤4 处理来函、来电 节假日期间，往往有电话打给值班室或值班人员，为此，值班人员应担负起接收、处理函电工作的责任，及时接听电话，接收紧急文件。对于急电、急件应及时通知具体承办部门或报告分管领导。 同时，值班人员要认真做好值班电话记录，包括来电时间、来电单位、姓名、对方的电话号码、来电内容等，记清主要精神、领导批示和处理意见，记录人要署名。 14 06 值班安排工作步骤 注意事项： 处理值班电话