模块一日常事务工作项目一接待工作-接待的准备《课件）《秘书实务》教学同步（高等教育出版社）

模块一 日常事务模块 项目一 接待工作 成功 优雅 社交 奋斗 人生 《秘书实务》 1 接待的实施 外宾接待 03 02 目录 接待的准备 01 2 01 接待的准备 3 01 课程导入 为了确保公司的正常运作，秘书必须擅长处理各种秘书事务，并掌握日常事务处理的技能。尽管秘书工作看似琐碎，但它却关系到领导部门的决策和组织的发展大局。因此，围绕领导部门的决策工作，秘书人员不仅要积极出主意、想办法、提建议，更要正确对待名利得失，树立正确的事业观和业绩观，努力在辅助管理和综合服务的岗位工作中创造不平凡的业绩。 4 01 有预约接待 无预约接待 1．有预约接待 有预约接待是指事先与公司有约定的来访者的接待。对于有预约接待，秘书应做好相关的接待准备，按时接待，不让来访客人久等。 2．未预约接待 未预约接待是指事先未曾与公司约定的临时来访者的接待。对于未预约的临时来访者，秘书无法事前安排访谈时间，有可能无法获得及时的会见，但秘书也应灵活处理，妥善安排，做到热情接待。 接待的类型 5 01 接待规格 高规格接待是指陪客比来宾职务高而采取的一种接待方式。高规格接待表明对被接待一方的重视和友好。 对等接待是指陪客与来宾的职务、级别大体相同而采取的一种接待形式。对等接待是最常用的接待规格。 低规格接待是指陪客比来宾职务低而采用的一种接待形式。低规格接待常用于基层单位。 6 01 接待规格 接待规格决定着活动的多少、规模的大小、隆重的程度，以及由哪些人员前往迎送、陪同等。秘书首先要了解客人的身份和来访目的，据此确定由谁出面接待比较合适。对以前接待过的客人，接待规格最好参照上次的标准。 7 01 注意事项 接待规格的最终决定权在领导，秘书仅提供参考意见。 8 02 秘书首先要了解来宾的基本情况，在接到通知或来宾电话后，秘书应详细询问来宾人数及来访人员的姓名、性别、年龄、职务、民族、信仰、生活习惯等，以及来访目的、抵离时间及乘坐的交通工具。根据掌握的情况，和领导讨论确定接待规格。 接待工作步骤 步骤1：了解来宾，确定接待规格 9 02 对重要来宾的接待，由于接待规格高，要求严，涉及许多部门和人员，秘书应事先制订接待计划或接待方案，作为接待工作的依据。接待计划的内容主要包括接待规格、日程安排、工作人员和经费预算四项。 接待工作步骤 步骤2：草拟接待计划 10 02 接待规格，即确定本次接待应由哪位高层管理者出面（由谁主陪）、其他陪同者名单，住宿、用车、餐饮的规格标准等。 接待工作步骤 接待规格 11 02 接待日程安排，即接待期间各项工作和活动的时间安排，包括接待的日期和具体时间、接待活动的具体内容、各项接待工作实施的地点、陪同人员的各项工作安排等。一般以表格的形式列出。 接待工作步骤 日程安排 12 02 工作人员主要包括陪同人员和组织工作人员。其中陪同人员包括主要陪同领导、相关职能部门领导和有关的技术人员或其他人员，组织工作人员包括秘书和后勤保障人员。为了使工作人员对自己的工作心中有数，保证接待工作顺利进行，可制订相应的表格，印发各有关人员。 接待工作步骤 工作人员 13 02 根据接待规格、人员数量、活动内容进行接待费用的预算。接待经费包括：工作经费（租借会议室、打印资料等费用）、住宿费、餐饮费、劳务费（演讲、加班等费用）、交通费、其他费用等。 接待工作步骤 经费预算 有时，客人的住宿费、交通费等由客人一方支付，就需要把所需费用数目与日程安排表一起提前告知对方。 14 02 如果是团体访客来访，往往还要涉及其他有关部门和人员，如提供车辆服务、餐饮服务的部门及具体的业务部门等。秘书要事先与相关部门和人员沟通，确定使用车辆、会谈和参观时间、作陪人员等。 接待工作步骤 步骤3：与相关部门沟通情况 15 02 日程安排初步定好后，将日程报给来访一方，征询他们的意见，看是否有改动或补充。如对方提出修改意见，一般要尊重对方的意见。如果对方的要求难以办到，要如实向对方解释清楚。 接待工作步骤 步骤4：与来访单位沟通 16 02 秘书草拟接待计划后报请领导审定批准。接待计划一经双方认可并经领导批准，一般不再改动。 接待工作步骤 步骤5：报请领导审批 17 02 接待计划确定后，可以进行前期准备工作。主要是准备接待材料、确定接待人员、联系场地、预订车辆、安排活动、预支经费等。 接待材料主要包括汇报材料、发言材料、参考材料、协议书等文字材料。 接待人员包括主要陪同人员、次要陪同人员和工作人员。主要陪同人员一般由领导担任。 场地预订涉及会谈、住宿、宴请等场所。 活动安排主要涉及会谈相关资料的准备、参观路线的安排等。 接待工作步骤 步骤6：前期准备工作 18 02 秘书除了自己做好相应的准备工作外，还要对相关部门的准备工作进行督促检查，抓好落实： 检查相关部