第二章会议与活动管理（课件）《秘书理论与实务》会议接待同步教学（北京大学出版社）

会议接待 Part 01 项目描述 会议组织与服务是秘书会务工作的中坚环节，直接决定了会议的成功与否，加之会议举行期间的工作头绪繁杂、内容甚多，会中组织与服务就显得尤为重要。做好会中组织与服务，关键是做好会议接待、会议现场管理与服务、会议文件管理、会议后勤服务、会议参观与联谊服务以及会议的突发事件处理工作。 2 Part 02 学习目标 了解会议接待的规格与礼仪，以及会议接待的原则 1 掌握接待不同身份的参会人员的特点与注意事项 2 学会撰写会议接待方案 3 任务一 会议接待 2013年4月25日至28日，某大学承办了全国XX学会的学术年会。部分参会人员4月24日到达会议指定酒店时，发现没人接待。他们打电话询问，承办方说：“ 明天才报到，你们怎么今天就来了？”可会议通知中只写了会期是4月25日至28日，并未明确报到时间。无奈，他们只得自己登记住进了酒店…… Part 03 案例导入 思考 本次会议的接待工作存在哪些漏洞？如何才能做好会议接待工作？ 4 会议接待方案是指安排参会人员的迎送、食宿、交通、游览、娱乐等接待活动及具体事务的方案。会议接待方案属于会议专题策划方案，可以包含在会议总体方案中，也可以单独拟写，作为会议总体方案的附件。 Part 04 项目驱动 （一）会议接待方案概念 一、制定会议接待方案 5 Part 04 项目驱动 （二）接待方案的主要内容 接待方案的主要内容包括： 1 接待对象 2 接待方针 3 接待规格 4 接待内容 和程序 5 接待日程 6 接待部门 职责 7 接待费用 一、制定会议接待方案 6 Part 04 项目驱动 接待对象 1 会议的接待对象种类众多，包括上级领导、政府官员、协办支持单位、特邀嘉宾、参会人员（正式和列席）以及媒体记者等；有以政府代表团的名义来参会的，也有联合组团参会的，还有以个人身份参会的。 [ ] 一、制定会议接待方案 （二）接待方案的主要内容 7 Part 04 项目驱动 接待方针 2 热情诚恳 细致周到 讲究礼仪 照章办事 01 02 03 04 （二）接待方案的主要内容 一、制定会议接待方案 8 01 02 03 高规格接待 对等接待 低规格接待 Part 04 项目驱动 接待规格 3 （二）接待方案的主要内容 一、制定会议接待方案 9 接待内容 4 Part 04 项目驱动 1 接站 2 食宿安排 3 欢迎仪式 4 宴请 5 探望 6 翻译服务 7 参观游览 8 联欢娱乐 9 预订票务 返程送别等 10 接待内容包括 （二）接待方案的主要内容 一、制定会议接待方案 10 Part 04 项目驱动 会议接待流程表 工作顺序 内　　　容 责任部门 第一步： 准备工作 了解客人的基本情况（姓名、性别、单位、职务/职称、民族、所乘车次或航班、到达时间、联系电话等） 接待组 拟订接待方案（包括确定接待规格与标准，拟定用车、食宿、接待人员等） 会务管理组 报审方案（经会务组审核后，报与会议主办方最高主管领导审批后，落实接待方案等） 会务管理组 下单（与后勤组落实用车、就餐、住宿等事宜；与宣传组落实欢迎词或电子屏幕的欢迎字幕，制作及摆放路牌、路标，照相、录像以及联系新闻媒体等事宜；与文秘组落实欢迎词、祝酒词等接待文稿的撰写等） 会务管理组 后勤组 宣传组 文秘组 预告（预告参与接待的领导及有关人员，做好召开座谈会或陪同就餐的准备等） 会务管理组 根据事先与参会人员沟通的情况，为有需要的参会人员预订返程机票或车票 后勤组 11 第二步： 接待参会人员 接机或接站（制作好接站牌，到机场或火车站迎接参会人员，并将接机或接站动态及时告知有关领导） 接待组 注册（接到一定数量的参会人员后，分批返回会议指定地点，如无特殊情况，先引导参会人员注册） 接待组 报到组 财务组 安排食宿（包括会议期间的日常餐饮与宴会） 后勤组 第三步： 参会人员返程 赠送参会人员纪念品（有必要时，提供具有会议主办方地域特色或本单位特色的纪念品，以起到宣传推广作用） 宣传组 送客人到机场或车站（将客人具体的离会时间告知有关领导） 后勤组 接待组 第四步： 善后工作 报帐；保存客人相关资料；保存接待安排相关资料；年终统一整理，存档备查 财务组 文秘组 Part 04 项目驱动 会议接待流程表 12 Part 04 项目驱动 了解参会人员的基本情况 1 参会人员的姓名、性别、民族、单位、职务、联系电话等。一些专业性的会议还需了解参会人员与该专业相关的信息。 参会人员是否在指定酒店入住，是否参加全程的会议，有无其他特殊要求等。 参会人员到达的日期和具体时间、所乘车次或航班，是否需要接站或接机，需要哪个级别的领导主陪等。 01 02 03 （一）接待前的准备工作 二、参会人员的迎接 13 P