3.2会前准备(课件）-《秘书实务》会前选址和布置同步教学（中国人民大学出版社）

会前选址和布置 Part 01 项目描述 会议前的策划与准备是保证会议顺利进行的基础。秘书人员应该尽可能对会议的全过程进行周密地计划，做好各项准备工作，特别是对一些可能出现的意外事情，考虑周全，并做好相应的物质和心理准备。 Part 02 学习目标 任务四 会议选址和布置 熟悉会场的特点 1 掌握不同性质会议的选址和会场布置的方法 2 Part 03 案例导入 某分公司举办一次重要会议，请来了总公司总经理和董事会部分董事。由于出席的重要人物多，领导决定用长U形的桌子来布置会场，分公司领导坐在位于长U字横头处的下首。会议当天，贵宾们进入会场，按照座签就座。当坐在横头桌上的分公司领导宣布会议开始时，发现气氛有些不对劲，一些贵宾互相低语后借口有事要离开…… 思考 会场座位的安排应该注意哪些问题？ 案例中的领导位置放在哪里比较好？ 如果在现场发现了问题，应该如何及时处理？ 4 Part 04 项目驱动 会场的选择 会场的布置 5 Part 04 项目驱动 01 大小适中 02 设施齐全 03 保密性好 04 安全性强 05 避开干扰 06 经济实用 07 符合规定 一、会场的选择 （一）会场的选择要考虑以下几个因素： 6 Part 04 项目驱动 会议场所 考虑的因素 办公室 各种资料比较齐全 可能会有电话干扰，或者有人打扰 有的办公室比较狭小，可能会使大家感到不适 单位会议室 避免由于使用个人办公室而引起的公司等级问题 外人可能同与会者接触而打扰会议 外面的会议室 保证没有任何一方占有地主优势 如果会议有保密要求，这类会议室很有用 可能需要一定费用，而且每个人都不熟悉 会议中心 具有开大会的设备 需要时能够提供技术支持和安全保卫 可能缺少非正式的小规模聚会的机会 外地会议场所 如果与会者来自各地，那是合适的 在某种场合增加几分魅力 旅途和时间较长，食宿花费较多 （二）不同会议场所的特点比较 一、会场的选择 7 Part 04 项目驱动 会场布置要有利于突出会议主题、烘托会议气氛、调节与会者的情绪、提高会议效率。不同会议对于会场有不同的要求，如政治性会议要求严肃、庄重；学术性会议要求气氛和谐、宽松，易于交流；单位内部会议要求紧凑、高效；涉外会议则要考虑既有中国特色，又符合主宾的习惯、爱好和禁忌。进行会场布置时应尽可能与会议的内容、要求相一致。 二、 会场的布置 （一） 会场布置的一般要求 8 Part 04 项目驱动 散座式 环绕式 圆桌式 主席式 会议座次排定的方法： 二、 会场的布置 （一） 会场布置的一般要求 9 所谓环绕式就是不设立主席台，把座椅、沙发、茶几摆放在会场的四周，不明确座次的具体尊卑，听任与会者在入场后自由就坐。这一安排座次的方式，在茶话会中最流行，与茶话会的主题最相符。 Part 04 项目驱动 环绕式 1 二、 会场的布置 （一） 会场布置的一般要求 10 Part 04 项目驱动 散座式排位，常见于在室外举行的茶话会。它的座椅、沙发、茶几四处自由地组合，貌似散乱无序，甚至可由与会者根据个人要求而随意搬动、安置，其目的就是要创造出一种宽松、舒适、惬意的会议环境。 散座式 2 二、 会场的布置 （一） 会场布置的一般要求 11 圆桌式排位，指的是在会场上摆放圆桌，请与会者在周围自由就坐。圆桌式排位又分下面两种形式：一是适合人数较少的，仅在会场中央安放一张大型的椭圆形会议桌，而请全体与会者在周围就坐；二是在会场上安放数张圆桌，请与会 者自由组合，各自在其周围就座。当与会者人数较少时，可采用前者；而当与会者人数较多时，则应采用后者。 Part 04 项目驱动 圆桌式 3 二、 会场的布置 （一） 会场布置的一般要求 12 Part 04 项目驱动 主席式 4 主席式是指在会场上，主持人、主人和主宾被有意识地安排在一起就坐。在会上，主席式排位要在会场上摆放一目了然的主席台，按照常规，居于上座之处，例如，中央、前排、会标之下或是面对正门之处。 二、 会场的布置 （一） 会场布置的一般要求 13 Part 04 项目驱动 （二）小型会议会场布置 小型会议，一般指参加者较少、规模不大的会议，它的主要特征，是全体与会者均应排座，不设立专用的主席台。 其排座目前主要有以下三种具体形式：自由择座、面门设座和依景设座。 主席 主席 二、 会场的布置 14 Part 04 项目驱动 大型会议是指与会者众多、规模较大的会议，其最大特点是会场上应分设主席台与听众席，前者必须认真排座，后者的座次则可排可不排。 主席台 主席台 （三）大型会议会场布置 二、 会场的布置 15 Part 04 项目驱动 主席台的座位安排应注意： 以上座位安排通常适用于国内正式会议，而在商务会议、涉外会议中则通行以右为尊的原则。 主席台排座