3.2会前准备(课件）-《秘书实务》会议机构的组成和人员的选择同步教学（中国人民大学出版社）

会议机构的组成和人员的选择 Part 01 项目描述 会议前的策划与准备是保证会议顺利进行的基础。秘书人员应该尽可能对会议的全过程进行周密地计划，做好各项准备工作，特别是对一些可能出现的意外事情，考虑周全，并做好相应的物质和心理准备。 Part 02 学习目标 任务二 会议机构的组成和人员的选择 了解会务机构包括的内容 1 熟悉会务人员的分工及注意事项 2 Part 03 任务导入 如果让你来组织一场大型会议，需要成立一个会议机构，你会怎样策划和安排？并说说，会务人员应该具备什么样的素质？该怎样选择合适的会务人员？ 4 Part 04 项目驱动 常见的会议机构包括： 01 02 03 秘书组：负责会议文字工作及领导者期间交办的各种任务。 材料组：负责会议材料的印制、发放、保管、回收以及会后材料的汇集、归档工作。 组织组：负责会议代表的编组和签到、代表资料的审查、会议协调、会议进程的控制等。 一、组成会议机构 5 Part 04 项目驱动 04 05 06 07 技术组：负责会议各种设备的安装、调试、维护等工作。 宣传组：负责对外联络沟通、宣传报道，还负责会议的摄影、录音、录像等工作。 后勤组：负责会议期间的后勤保障，包括代表的食宿、交通、娱乐，各种生活用品的供应，各种票证的准备与制作，返程车船机票的预订工作。 保卫组：负责会议的安全保卫和保密工作。 常见的会议机构包括： 一、组成会议机构 6 Part 04 项目驱动 选择会务人员既要考虑工作人员的兴趣、能力、工作方式和工作特点，也要考虑性格、意愿、需要等心理因素，尽可能做到人尽其用。 二、选择会务人员 （一）如何选择与会人员 7 Part 04 项目驱动 [ ] 一般而言，秘书组和组织组需要个性外向，语言能力强，善于沟通，应变能力好的人员；后勤组和材料组需要工作细心，踏实稳重，思维周密的人员；技术组要求专业知识扎实，动手能力强，能够处理各种现场问题的人员；宣传组需要有一定艺术修养，有一定设计能力，熟悉各种宣传手段的人员；保卫组需要冷静坚定，目光敏锐，观察力强，反应敏捷，动作迅速的人员。 二、选择会务人员 （二）与会人员的标准 8 Part 05 技能训练 某省卫生系统准备举办一次学术研讨会，为了保证会议效果，决定将会议地址定在黄冈区黄梅县的小池塘。秘书小李在起草会议通知时将会议地点写为：黄冈（黄梅小池）。有相当多的会议代表赶到黄冈市后才得知，黄梅县小池镇是黄冈地区的一个镇，距离黄冈市还有好几十公里，不得不再转车前往。结果会议开始后的第二天还有些代表没有赶到，直接影响了会议的进程。办公室主任事后批评了小李，但小李却不以为然，认为自己并没有写错，是代表们的理解有问题。 案例：学术研讨会 9 Part 05 技能训练 根据你的理解谈谈为什么要将会务人员分成若干个小组？ 如果你是面试官，来挑选会务人员，你会注重会务人员的哪些素质？ 自测 你认为小李错了吗，错在什么地方？ 通过这个案例，你认为秘书人员会务工作的要求是什么？ 讨论 10 Part 06 学习反思与评价 学习目标 自我评价 组内评价 教师评价 备注 好 较好 一般 好 较好 一般 好 较好 一般 了解会议机构包括的内容 熟悉会务人员的分工及注意事项 11 谢谢 Thank you $$