第二章会议与活动管理（课件）《秘书理论与实务》 出境差旅安排同步教学（北京大学出版社）

领导日程管理 任务三 出境差旅安排 1 一、学习目标 2 3 了解出境手续办理程序 掌握境外支付手段 能够根据领导出访目的办理出境相关事务 二、任务描述 任务三：出境差旅安排 当领导需要出境，秘书人员要协助领导办理出境手续，做好相应准备工作。 要条理清楚明晰地说明出入境的有关事务 办理出境所需证件 协助领导办理出境前的各项准备工作 三、任务分析 秘书人员根据领导出境差旅的情况，掌握出境出旅的手续流程，熟悉境外支付方式，熟悉出访目的地商务习俗。清楚实际准备工作中需完成的任务，从而使领导出境差旅顺达到预期的目的。 任务三：出境差旅安排 四、任务实施步骤 （一）领导出境出旅需办的手续流程 【操作流程】： 步骤1 提交出境申请材料，等候领取护照 办理护照时应注意：携带有关证件、填写有关卡片和申请表、认真检查核对信息 填写申请表 出国事由、人数、路线、日程安排 步骤2 任务三：出境差旅安排 步骤3 （1）注意签证的有效期及证明机关是否签字盖章。 （2）若由于种种原因签证已过期失效，在国内重 新申办延长，在国外应通过我国驻外使馆或自行由 驻在国有关当局办理延长手续。 办理签证 任务三：出境差旅安排 步骤4 办理黄皮书 初次出国者，持单位介绍信前往办理，已有黄皮书需要复种者可凭黄皮书进行。 任务三：出境差旅安排 播放动画Flash《办理签证、护照、出国准备》 讨论： 想一想，办理办理签证、护照、出国准备的流程有哪些？ 步骤5 办理出入境登记 任务三：出境差旅安排 （二）领导出境差旅的实际准备工作的流程与方法 秘书人员一定要提前与对方的秘书人员联系，把活动的时间和地点约好。 【操作流程】： 秘书人员一般应根据情况编制几个旅程表方案，供领导选择。 步骤1 审查选定最佳旅程表 步骤2 与对方秘书沟通联系 办理保险 步骤3 订购机票（车票或船票） 步骤4 住宿预订 步骤5 预支差旅费 步骤6 任务三：出境差旅安排 临行前需检查及提醒领导的事情 步骤7 提醒领导携带资料及日常用品 准备外汇 提醒领导时差问题 了解目的国风俗和商业习惯 1 2 3 4 案例1 任务三：出境差旅安排 北京市宏远创业投资集团有限公司，以资本为主要联结纽带的母子公司为主体的大型投资企业集团，于2000年10月正式成立。公司团队具备多年的科技行业、金融证券、创业投资等经验，拥有IT、生物医药、新材料三个专业投资小组和一批在创业投资领域有着丰富经验的外籍高管（曾在国际知名企业任职）及国际化专业人才。截至2008年，公司在经济、科技和教育较发达的深圳、上海、成都、武汉等地设有总部和分支机构，建立起了全国性的投资网络，合作伙伴遍及全国各地。 为拓展经营业务范围，“十一五”期间，公司决定寻求国际合作伙伴，谋求其在国外市场空间的扩大。经过一段时间的接洽和谈判，该公司负责人施林，在美国纽约物色到了一客户——纽约生物医药科技公司，该公司具有多年生物医药生产研发经验，是一家成长型企业，发展潜力很大。数轮磋商后，两公司达成了共识，并定于2008年9月20日正式签订投资合作协议。届时，宏远投资公司董事长苏明将在执行总监施林的陪同下，率公司生物医药专业投资小组赴美国与纽约生物医药科技公司签约。董事长秘书钟苗与美方公司负责人沟通后，为苏董事长制订了旅程表，使其此次赴美商务旅行日程安排得紧凑合理，以便签约事宜顺利推进。 五、技能训练 任务三：出境差旅安排 思考题： （1）训练内容：利用作业对学生分小组进行，可3—4人，对某次领导出境差旅，对领导出境出旅需办的手续流程进行梳理。 （2）训练要求：在实训前掌握领导出境出旅需办的手续流程，并熟悉实际准备工作，用小组讨论的形式，将学生的实施流程与大家分享。教师根据学生汇报的情况作点评和总结。要求掌握出境办理的手续。 训练：能够掌握领导出境出旅需办的手续流程并熟悉实际准备工作的流程与方法 （1）请你以秘书钟苗的身份为苏董事长设计此次赴美商务旅程安排表。 （2）钟秘书应该为苏董事长赴美商务旅行办理哪些手续？ 任务三：出境差旅安排 六、学习评价 学习目标 自我评价 组内评价 教师评价 备注 好 较好 一般 好 较好 一般 好 较好 一般 1. 出境差旅需办的手续流程是否掌握 2.出差安排的细节知识是否熟悉 3. 出境差旅需办的手续能否正确按照工作程序完成 4. 出境差旅实际准备过程中的工作能否顺利完成 谢谢观看 Thank you $$