第四章文书拟写与处理（课件）《秘书理论与实务》文书管理同步教学（ 北京大学出版社）

文书处理工作 任务三 文书管理 明确文书立卷工作的基本方法 掌握文书归档工作的基本方法 按照文书立卷归档工作的具体要求，准确高效地完成任务 培养周到、耐心、认真、细致的工作态度 一、学习目标 1 2 3 4 二、任务描述 办公室文秘人员在收发文办理完结之后，应按照文书立卷工作要求 和范围，通过准确的方式对有 保存价值的文书进行归档， 实现文书档案转化的平 稳过渡。 任务三：文书管理 三、任务分析 在严格鉴定立卷归档范围的前提下，不同内容的文书可运用文书立卷工作方法进行一系列整理，通过对有保存价值的文书进行立卷归档来确保它们得到妥善且安全的保管，从而将隐藏在文字中的档案信息资源进行开发和挖掘，以供利用。 任务三：文书管理 四、任务实施步骤 （一）文书立卷工作 【操作流程】 了解文书立卷工作的概念 步骤1 是指文书处理部门或人员将办理完毕的，具有保存价值的文件材料，根据其固有的联系及形成规律，组成案卷的过程。 概 念 任务三：文书管理 了解文书立卷工作的要求 步骤2 根据文书自身的特征和联系进行科学的组织处理 确保归档文书的齐全完整 便于文件的保管、检索和使用 保证立卷质 量，按文件 的保存价值 组卷 01 02 03 04 任务三：文书管理 应该整理归档的文件材料 无需整理归档的文件材料 有保存价值 无保存价值 掌握文书立卷的范围 步骤3 文书整理的范围 学习文书立卷工作的原则 步骤4 方便保管 和利用 1 文件材料有 无保存价值 2 保持文件之间 的历史联系 3 任务三：文书管理 掌握文书立卷工作的方法 步骤5 01 02 03 04 05 06 按问题特征立卷 按作者特征立卷 按名称特征立卷 按时间特征立卷 按通讯者特征立卷 按地区特征立卷 文书立卷 工作方法 任务三：文书管理 明确文书立卷工作的内容 步骤6 装订 整理 单位 文书立卷 工作内容 装盒 编号 分类 编目 装订前的修整、装订前的排序、文件装订方式和用品的选择、装订要求 文件正本与不同稿本、正文与附件、正文与文件处理单、原件与复制件、转发文与被转发文、报表、名册、图册、来文与复文 装盒要求、档案盒、备考表 分类方法、复式分类法与分类方案 归档文件的排列、编件号、盖章 件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注 任务三：文书管理 四、任务实施步骤 （二）文书归档工作 【操作流程】 了解文书归档工作的范围 步骤1 归档范围是指办理完毕的文件材料应当归档及不应归档的范围。 掌握文书归档工作的时间 步骤2 文书部门和业务部门将需要归档的文件向档案部门移交的时间。办理完毕的文件一般在第二年6月底之前向本单位档案部门移交。 任务三：文书管理 编制移交目录 编写文件整理情况说明 案卷目录、归档文件目录 立卷单位基本情况、立卷归档情况 了解文书归档工作要求 步骤3 文书归档 工作内容 掌握文书归档工作内容 步骤4 归档文件材料 应齐全完整 1 确保归档 案卷质量 2 认真履行 交接手续 3 移交归档 归档时间、归档案卷的质量要求、归档手续 销毁 任务三：文书管理 视频《文书归档与整理》 你是否参加过文书归档与整理的工作？谈谈你的工作流程。 讨 论 任务三：文书管理 五、技能训练 案 例 小刘到飞扬公司办公室工作半年多，就赶上了公司文书的立卷归档工作。由于小刘在学校里学的是文秘专业，现在又负责公司文书的收发工作，于是文书立卷归档任务就落在了小刘头上。小刘心想：这是我到公司后第一次进行文书立卷归档，一定要干得漂亮，让同事了解我的工作能力和工作水平。小刘从文件柜中把零散的文件材料都抱出来堆在办公桌上，然后开始整理。小刘想起老师曾经说过，归档文件应齐全完整。为了避免遗漏有价值的文件，他将重份文件剔除出去，其他的文件材料都列入了归档范围，然后进行组卷。初步完成后，他满心欢喜地请来多年立卷经验的老赵审查。老赵看过后指出，案卷中有不属于归档范围的文件材料，需要重新划定归档范围。 思考题： 请谈谈小刘在归档工作中忽略了什么环节？应以何种顺序开展立卷归档。 任务三：文书管理 将学生分为几个组，可通过每个组一对一的形式，请一名学生扮演新人秘书，另一人扮演业务督导，借助文书立卷归档工作任务中的某一场景进行讨论，鼓励学生将课堂学习内容融入职业扮演活动中，表达自己对解决实际问题的看法与思考。 训练：能够规范地对提供的文件材料进行修整、分类、排列、编号、编目以及装盒等整理实践。 任务三：文书管理 学习目标 自我评价 组内评价 教师评价 备注 好 较好 一般 好 较好 一般 好 较好 一般 1. 文书立卷归档范围是否正确         2. 文书立卷归档方法是否得当         3. 文书立卷归档前的工作准备是否充分 4. 文书立卷归档各项业务的处置水平是否得体