第六章 秘书与接待工作（课件）《秘书理论与实务》团体接待同步教学（ 科学出版社）

接待工作 任务三 团体接待 掌握团体接待的程序、方法及方案的制定 掌握团体接待的相关礼仪知识 按照团体接待的工作方案，准确高效地完成团体接待工作 培养认真细致的工作态度和处理突发事件的应急能力 1 一、学习目标 2 3 4 二、任务描述 接待来访团体是商务活动中的一项重要工作。因此秘书必须提前要做好接待前的准备工作，要求了解来访人员的具体情况，制定接待方案；安排好来访团体的住宿、交通、行程及参观娱乐活动。 任务三：团体接待 任务三：团体接待 三、任务分析 接待来访团体，与日常接待相比较，时间长、涉及人员多、工作内容多，来访客人要求相应也多，因此秘书必须提前做好接待前的准备工作，要求了解来访人员的具体情况，制定接待方案；安排好来访团体的住宿、交通、行程及参观娱乐活动。 任务三：团体接待 （一）工作心态准备 案例 小李是一家公司的办公室文员，有天老板要出行，想订一张从深圳飞北京的11月30号的机票。小李仔细得知领导是要去见客户，想要晚上一起吃饭，小李特意从网上查了飞机晚点率，选择了一家晚点率最低的航班的三个时间给老板选择，并贴心的附上了北京之后一个星期的天气走向，和当地的穿衣指导。小李还特意拿了一个小袋子给老板，让老板装在北京消费的发票。领导对小李的工作状态很满意，从北京回来还给小李带了礼物。 四、任务实施步骤 任务三：团体接待 1.了解来访信息 团体接待的程序与方法 【操作流程】： 接待前准备工作 接待前准备工作 来访目的 步骤1 任务三：团体接待 将收集到的来访团的基本信息加以分析，明确来访者目的及来访成员情况，听取领导对接待工作的指导意见。 2. 向领导汇报，听取领导对接待的指导意见 任务三：团体接待 3. 制定接待方案并报请领导审定 接待方针 确定接待规格 日程安排 经费列支 根据来访者的目的、对我方的态度和双方关系来制定。 根据来访者中的最高职位者，明确本公司由由哪位高层管理者主陪、其他陪同者、住宿、用车、餐饮的标准等。 根据来访者的时间长短、来访的目的，安排好每日的活动。日程安排要周到、具体。 经费开支一般包括：工作经费（打印资料、租借会议室费用等）；劳务费（加班、演讲费等）；宣传、公关费用；餐饮费；交通费；参观、游览、娱乐费用；纪念品费用；其他费用等 任务三：团体接待 4. 协调有关部门落实接待计划 根据接待规格和活动内容组织一定数量的工作人员负责来访前的准备工作、接待期间的联络沟通、协调服务工作等。 时 间 地 点 事 项 主要陪同部门/人员 主要工作部门/人员                                         任务三：团体接待 任务三：团体接待 团体到达后做好相关服务工作 接站 安排住宿及宴请 按日程表安排各项活动 将日常活动安排告诉团体人员 01 02 03 04 任务三：团体接待 步骤2 任务三：团体接待 01 02 03 04 05 根据此次来访人员及来访目的选择购票 话别 安排结算住宿费 安排车辆送站 文字材料整理归档 团体离开后做好收尾工作 步骤3 任务三：团体接待 看完动画之后，对他们的突发事件的处理，你有什么见解，谈谈你个人的想法。 讨 论 播放Flash动画《接待中突发事件处理》。 任务三：团体接待 将学生分小组完成团体接待项目策划，最后学生在课堂上总结并发表见解。 五、技能训练 训练：能够得体进行团体接待的工作过程。 任务三：团体接待 学习目标 自我评价 组内评价 教师评价 备注 好 较好 一般 好 较好 一般 好 较好 一般 1. 团体接待的基本流程         2. 团体接待礼仪知识的掌握         3. 团体接待前方案的制定         4. 团体接待中相关服务及礼仪的运用         5. 团体接待中处理突发状况         六、学习评价 任务三：团体接待 谢谢观看 Thank you $$