第四章 办公室事务与管理（课件）《秘书理论与实务》办公用品管理同步教学（ 科学出版社）

办公室事务管理 项目 2 办公室日常事务 管理 任务二 办公用品管理 掌握办公用品采购的流程和方法 掌握办公用品管理的方法 1 一、学习目标 2 任务二：办公用品管理 二、任务描述 很多单位办公用品储藏室钥匙虽然由办公室统一保管，但是各个部门需要耗材都是直接来拿钥匙提取，往往是领用人发现需领用的物品没了，才通知办公室采购。 三、任务分析 办公用品采购是每个单位不可缺少的，办公用品管理的主要目的是便于更好地为各个部门及时提供所需物品，并以最小的储备来达到最佳的使用状态，避免物品积压和短缺，同时也能有计划地进行购买，节省开支。 任务二：办公用品管理 开 始 财务经理审核 提交采购需求 市场调查询价 汇总需求 总经理审核 选定供应商 采购 办公用品入库 归 还 签字领用 办公用品领用清单 办公用品管理流程 编制计划及预算 结束 任务二：办公用品管理 办公室家具的购买需要注意三个原则：一是适用原则。办公桌的大小、高低、功能设计必需适宜办公人员的工作和健康需要；二是配套原则，办公室家具选择大小、色泽、质地相同，看上去协调美观，并促进工作人员的相互平等感。三是经济原则，在选购办公家具时，考虑到原有的还可以使用的家具和设备，两者之间应该配套，既保证了办公室的美观大方，又节省办公成本。 6 申购部门 申购人 申购日期 用品名称 申购数量 申购理由 部门负责人签名： 用品名称 规格型号 单位 单价 需求数量 金额 备注 合计 主管负责人： 财务负责人： 经办人： 步骤1 步骤2 提交采购计划 汇总采购计划 四、任务实施步骤 （一）办公用品采购 任务二：办公用品管理 步骤3 办公用品采购 实用原则 节约原则 安全原则 配套原则 01 02 03 04 任务二：办公用品管理 办公室家具的购买需要注意三个原则：一是适用原则。办公桌的大小、高低、功能设计必需适宜办公人员的工作和健康需要；二是配套原则，办公室家具选择大小、色泽、质地相同，看上去协调美观，并促进工作人员的相互平等感。三是经济原则，在选购办公家具时，考虑到原有的还可以使用的家具和设备，两者之间应该配套，既保证了办公室的美观大方，又节省办公成本。 8 购货单位 名称 李四 税务登记号 地址、电话 开户银行及账号 品名规格 商品名称 单位 数量 税率 单位 金额 03 矿泉水 3 0.00 4.00 12.00 合计 12.00 价税合计 壹拾贰元整 12.00 备注 销货单位 名称 广州市超星信息科技有限公司 税务登记号 55 5555555 566 地址 电话 广州市天问区中山大道275号天问广场 开户银行及账号 中国工商银行广州分行123445 、 销 售 订 货 单 单 号：XSD201312050301 交货日期:2013—12—05 开单日期：2013—12—05 销货单位（章）： 业务员: Amanda 开单人： Amanda 任务二：办公用品管理 9 序号 物品编码 物品 名称 规格 型号 单位 数量 单价 金额 检验人 备注 合计 入库人： 部门批准： 步骤1 办公用品入库 （二）办公用品管理 确定到货时间 核对交货单和订货单 入库办公用品入库单 任务二：办公用品管理 部 门 编 号 申领物品 核发 时间 品名 规格 用途 单位 数量 申领人 数量 经办 主管 备注 步骤2 办公用品保管 办公用品库存记录卡样表 任务二：办公用品管理 日期 接收 发放 数量 发票号 供货商 数量 申请号 个人或部门 余额 步骤3 办公用品领用、发放及出库 办公用品申领表样表 任务二：办公用品管理 案例1 行政小王上班第一天，老板就让她整理仓库，清点一下各种礼品库存等等。 小王花了一个星期的时间好不容易整理清楚库存了，在核查的时候，她发现库存又不对了，原来是她发现有的员工拿礼品时，从来不申请，都是随手拿，从来不登记。 于是她发布了一条通告，贴在仓库门口，以后仓库只有她可以进，如需要领取物资的要先找她登记，然后才能领取。 思考：小王做的对么？公司物资盘点有什么规则可言？ 任务二：办公用品管理 视频：《办公用品管理》 抽签回答，办公室用品管理的内容包括哪些？你会如何管理自己的办公用品？ 讨 论 任务二：办公用品管理 办公用品的采购、入库、领用、退料等环节全方位管理，办公用品的使用情况、库存情况查阅。 实易办公用品管理软件 任务二：办公用品管理 15 超易办公用品管理软件 任务二：办公用品管理 16 案例 五、技能训练 小张是某科技开发公司的办公室行政助理，负责管理办公设备及办公用