第三章：办公室事务管理（课件）- 《秘书基础 》同步教学（世界图书出版公司）

你认为文员在办公室里应该做哪些工作呢？ 畅所欲言 体验办公室工作 办公室环境管理 办公室接待 办公室电话接打 值班事务 零用现金管理 办公室车辆管理 第三章 办公室事务管理 3.1 办公室环境管理 3.2 办公室接待工作 3.3 办公室电话接打 3.4 值班事务 3.5 印信管理 3.6 办公用品管理 3.7 零用现金管理 3.8 办公时间管理 3.9 办公室信息工作 3.10 办公室车辆管理 3.11 邮件收发管理 教学目的 通过对本章的学习，让学习者了解办公室工作的相关知识，学习办理各种办公室事务的诸多程序和操作技能，从而达到全面提高自己“办事”能力的目的。 教学的重点 1. 能够布置办公室，维护办公室环境； 能够处理办公室的安全隐患 2. 能够接迎送来访者，招待来访者，制定接待工作计划 3. 能够正确接打电话 4. 能够安排值班工作 5. 能够管理印章和介绍信 6.能够订购、发放、管理办公用品 7. 能够办理现金使用手续 8. 能够编制工作时间表；编制、管理工作日志 9. 能够收集、筛选、校核、传递、登记、保管信息。 10. 能够预约、登记用车 11.能够处理邮件 1. 能够处理办公室的安全隐患 2.运用接待的基本礼仪，制定接待计划，有技巧地接待来访者 3.掌握技巧接打电话，建立公司形象 教学的难点 3.1 办公室环境管理 3.1.1 办公环境的布置 丽华贸易公司的办公环境存在什么问题？如果你是谭红，应如何优化丽华贸易公司的办公室环境？ 讨论交流 1. 办公环境的整体布局 2. 办公室的座位布置 3. 办公桌面的布置 知识讲解 办公室布置更多小窍门 （1）办公桌的排列应按照直线对称的原则和工作程序的顺序，其线路以接近直线为佳，防止逆流与交叉现象。 （2）同室工作人员应朝同一个方向办公，不可面面相对，以免相互干扰。 （3）座位间通道要适宜，应以事就人，不以人就事，以免往返浪费时间。 （4）绿色植物生机盎然，令人赏心悦目，合理的办公室绿化是改善工作环境的一个有效途径。 知识链接 想一想广州丽华贸易公司办公室基础布局图的有些优点与缺点？ 想一想 3.1.2 办公环境的维护 如果你是秘书，早上上班后应如何维护办公室环境？ 讨论交流 1. 维护上司工作环境的整洁 2. 维护秘书个人工作环境的整洁 3. 维护所参与的公共区域环境的整洁 知识讲解 3.1.3 办公室安全隐患的处理 休息时段，当你发现行政部有一文件资料柜未锁，你会如何处理？会有什么隐患？ 讨论交流 1. 会识别办公室安全隐患 2. 填写《隐患记录及处理表》 3. 掌握办公环境安全隐患的简单处理办法 知识讲解 办公软环境安全保密注意事项 文件保密 会议保密 科技保密 其他保密 知识链接 除了文中所说的办公室安全隐患外，你认为还会有那些 安全隐患？ 想一想 3.2 办公室接待工作 3.2.1 接待基本礼仪 在接待客人时，谭红应注意哪些礼仪，并确保不打扰总经理和自己的正常工作？ 讨论交流 介绍技巧 介绍他人的手势 握手技巧 握手位置 交换名片 知识讲解 引领客人时，秘书谭红与主宾并排而走，你认为谭红这种做法对吗？ 想一想 3.2.2 日常接待要领 向客人问好，以示欢迎对方的来访，一般应向客户说哪些礼貌用语？ 讨论交流 （1）接待预约客人。 （2）接待未预约客人。 （1）帮助送客。 （2）协助服务。 （3）整理会客室。 迎接客人 接待客人 恭送客人 动作表情准备 语言应对 规范引领 步入会客室 请客人坐 提供服务 知识讲解 文明待客的“三声” 来有迎声：是主动热情而友善地向接待的客人打招呼、问候。 问有答声：有问必答，按时回答，不厌其烦。 去有送声：在客户离开时，要主动与客户道别。 知识链接 对于需要拒绝的客人，你还有什么好的办法吗？ 想一想 3.2.3 制定接待计划 接待工作是秘书的一项重要工作，请说说它的重要性。 讨论交流 1. 确定接待规格 （1）接待规格的种类 （2）确定接待规格的方