第二章：会议组织与管理（课件）- 《秘书基础 》同步教学（世界图书出版公司）

秘书做些什么 畅所欲言 第二章 会议组织与管理 2.1 会议概述 2.2 会议准备工作 2.3 会间工作管理 2.4 会后工作 教学目的 知识目标 （1）了解会议的概念、功能、要素、种类、规则； （2）学习和掌握会前准备工作的具体操作方法； （3）学习会间管理工作的做法； （4）学习怎样做好会后工作。 能力目标 （1）能够策划会议方案、发送会议通知、安排会议日程、 （2）掌握布置会场、迎宾签到、会间服务的工作方法 （3）能够清理会场、安排与会者返程、整理会议文件。 教学的重点与难点 一、教学重点 1.会前准备工作 2.会间签到工作 3.会后安排与会者返程 二、教学难点 1.会议的种类 2.会议策划方案的制定 3.会议通知、会议纪要的拟写 2.1 会议概述 2.1.1 会议的功能 看了秘书与会议案例后，想一想以下问题： （1）会议的功能是什么？ （2）会议的种类有哪些？ （3）秘书与会议有何关系？ 讨论交流 （1）会议的含义 会议是人类群体有组织的会晤、议事行为或过程。 会议特征：2人以上、有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导、目的是议事，解决问题 （2）会议的功能 1.信息交流 2. 发扬民主 3. 科学决策 4. 检查监督 5. 沟通协调 6. 树立权威 附属功能 知识讲解 （3）会议的要素 （4）会议的类型 （4）秘书工作会议的内容 （1）会议的含义是什么？ （2）说说会议有什么功能作用？ （3）投票箱属于会议的什么要素？ （4）某一部门定期召开，由本部门全体员工参加的会议是什么会议？ 请回答 2.2会议准备工作 （1）看了会务工作案例后，你认为应该怎样做好会前的准备工作？ （2）什么是会议的议程与日程？ （3）如何发送会议通知？ （4）怎么样布置会场？ （5）常见的会议文件有哪些？ 讨论交流 2.2.1 会议策划方案设计 1.会议策划书的一般内容 （1）会议的目标、指导思想和会议名称。 （2）会议的议题、议程和日程安排。 （3）邀请的领导、贵宾，出席和列席会议的人员，会议的规模。 （4）会议的时间。 （5）会场的地址、规格及布置要求。 （6）会议组织机构，如主席团、组织委员会、执行委员会、学术委员会、秘书处、筹备组等。 知识讲解 （7）会议的方式和技术手段。 （8）会议的后勤保障措施以及辅助活动的安排，如参观、游览、娱乐、聚餐等。 （9）会议的宣传方式，如召开新闻发布会、编写会议简报、邀请记者采访、发送新闻 稿件等。 （10）会议经费的预算以及筹集经费的渠道和方式。 （11）其他应当说明的事项。 2.会议策划程序 2.2.2 会议议程与日程安排 1.会议议程的内容 2.会议日程的内容 （1）会议策划书的一般包括哪些内容？ （2）会议议程和日程的有什么作用 ？ （3）议程和日程有什么联系？ （4）请你拟写一卡片式会议通知。 （5）如何安排主席台坐位？ （6）会议主题文书有哪些？ 想一想 2.2.3会议通知 1.会议通知的内容。 （1）会议名称、主持单位、会议内容、起止时间、参加人员、会议议题、会议地点、联络信息、报到事宜及有关要求等。 （2）会议相关材料。 （3）回复时需要的信封、邮票等。 （4）有关票证。 （5）会议地点、交通工具、线路等。