第五章 第二节会务工作内容（课件）-中职《秘书基础》同步教学（高教版）

第五章会务工作 第二节 会务工作内容 导入新课 假设你是一位秘书，负责组织一次公司的高层会议。在会议前一天，你发现会议室的投影仪出现了故障，无法正常使用。此时，你会如何处理这个问题？ 问题： 1. 作为秘书，遇到会议室投影仪故障的情况，应该采取哪些措施？ 2. 在解决问题的过程中，如何与相关人员进行沟通协调？ 3. 如何确保会议的正常进行，以及如何预防类似问题的再次发生？ 学习目标 会前准备 会中管理 会后总结 思维导图 01 会前准备 确定会议主题 会议主题应明确，与会议目的相符合，能够吸引参会人员的兴趣。 主题应具有针对性，能够解决实际问题，有助于推动工作进展。 主题应考虑到参会人员的背景和需求，以便更好地满足他们的期望。 确定会议时间和地点 时间选择应考虑到参会人员的日程安排，以便最大程度地提高参会率。 地点选择应考虑到会议类型和规模，以及参会人员的舒适度和便利性。 时间和地点的安排应确保会议的顺利进行，避免与其他重要事件或活动冲突。 确定参会人员 参会人员应根据会议主题和目的进行选择，以确保他们具备相关的专业知识和经验。 应尽量邀请关键人员参加会议，以提高会议的效率和效果。 参会人员名单确定后，应提前通知他们做好准备，并提供必要的资料或信息。 制定会议议程 会议议程应根据会议主题和目的进行安排，确保涵盖所有重要议题。 议程应合理分配时间，为每个议题留出足够的讨论和交流时间。 议程应清晰明了，注明每个议题的讨论重点和预期成果。 会议通知应提前发布，以便参会人员有足够的时间准备。 通知应明确告知会议主题、时间、地点、参会人员以及议程安排等信息。 通知应采用多种方式发布，如电子邮件、短信、电话等，以确保所有参会人员都能收到通知。 发布会议通知 1. 会前准备工作的首要任务是（ ）。 A. 确定会议主题和目标 B. 制定会议议程 C. 确定参会人员 D. 安排会议场地 答案：A 巩固知识 巩固知识 2.秘书在会前准备工作中，需要确认以下哪些事项？（多选） A. 会议的时间、地点和议程 B. 参会人员的名单和邀请函的发送 C. 会议所需设备和资料的准备 D. 会议的预算和费用安排 答案：A、B、C、D 02 会中管理 接待参会人员，确认参会人员身份，发放会议资料。 接待 核实参会人员到场情况，确保参会人员按时参加会议。 签到 接待与签到 根据会议主题和目的，制定详细的会议议程。 及时通知参会人员会议议程安排，确保参会人员了解会议进程。 安排会议议程 通知与提醒 制定会议议程 记录会议内容 准确记录会议中的发言、讨论和决策。 整理会议纪要 根据会议记录整理成会议纪要，以便参会人员回顾和了解会议内容。 会议记录 会议现场管理 确保会议现场秩序井然，避免出现混乱或干扰。 维持秩序 及时处理会议现场出现的突发状况，如技术故障、安全问题等。 处理突发状况 1. 在会议进行中，以下哪个行为不符合会中管理的要求？（ ） A. 严格按照议程进行 B. 维持会议秩序 C. 对与会者的提问及时回应 D. 随意变更会议主题 答案：D 巩固知识 2.以下哪些是会中管理的重要职责？（多选）( ) A. 维护会议秩序 B. 记录会议内容 C. 处理突发事件 D. 协调参会人员的意见和需求 答案：A、B、C、D 巩固知识 03 会后总结 详细记录会议的议程、发言内容、讨论重点和结论，确保记录准确无误。 会议记录 对会议中的重要观点、决策和任务进行标注，方便后续查阅。 重点标注 整理会议记录 发布会议纪要 撰写纪要 根据会议记录和标注，撰写简洁明了的会议纪要，概述会议内容和重要决策。 发布纪要 将会议纪要发送给与会人员，确保信息传递无误。 评估会议效果 反馈收集 向与会人员收集对会议的反馈意见，了解会议效果和存在的问题。 效果评估 根据反馈意见和会议记录，评估会议的成果和效果，总结经验教训。 归档会议资料 存储管理 确保归档资料的安全、完整和长期保存，方便后续查阅和使用。 整理资料 将会议相关的文件、资料和记录进行整理，分类归档。 1. 会后总结的主要目的是（ ）。 A. 评估会议效果 B. 记录会议内容 C. 总结经验教训 D. 以上都是 答案：D 巩固知识 04 课堂练习 1. 以下哪项不属于会前准备工作的内容？（ ） A. 确定会议主题和目标 B. 准备会议资料和设备 C. 安排会议时间和地点 D. 进行会议宣传和推广 答案：D 课堂练习 2. 在会议进行中，以下哪项不是秘书的职责？（ ） A. 记录会议内容 B. 维持会议秩序 C. 提供会议服务 D. 参与会议讨论 答案：D 课堂练习 3. 以下哪项不属于会后总结的内容？（ ） A. 整理会议记录 B. 评估会议效果 C. 跟进会议决议 D. 安排下一次会议 答案：