第三章 档案的整理(课件）-《档案管理基础》同步教学（中国人民大学出版社）

档案整理 1 认识档案整理 01 2 （一）基本内容 档案整理工作，就是将处于零乱状态和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列和编目，使之系统起来。 区分全宗（档案馆） 全宗内档案分类（档案室） 立卷（文书部门、业务部门） 案卷的排列（档案室） 案卷目录的编制（档案室） 3 档案整理的单位 案卷 ——传统的整理单位 案卷是根据文件的来源、时间、内容和外形上的异同点和联系组成的，包括案卷封面、卷内文件目录、卷内文件、卷内备考表等几部分。 件——新的归档文件整理单位 文书档案整理单位 4 档案整理的类型 系统排列和编制档案目录 对整理不善的档案进行局部整理 全过程的档案整理工作 5 （二）档案整理工作的原则 档案整理工作应该按照档案形成的特点和规律，最大限度地保持文件之间的历史联系，充分利用原有基础，便于保管和利用。 6 1整理档案必须保持文件之间的历史联系 文件之间的历史联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等几个方面。 文件之间的联系是多种多样的，在整理工作中，应该根据文件的具体情况，善于找出和保持文件之间最紧密的联系。 2整理档案应该充分利用原有的基础 充分重视和利用原有的基础 充分研究和利用原先的整理成果 任何整理方法都是不完善的，这是档案实体物理位置秩序在空间上的唯一性与利用者之间多样性之间的矛盾所决定的，所以只能通过检索工具来克服。 3便于保管和利用 档案整理工作的基本出发点和最终要求，便于档案的保管和查找利用。 比如一次会议的有关报告、讲话的书面文稿和录音磁带，会议的经费开支计划和会议账簿、记账凭证。 ——本来互有密切联系，但是完全混同整理.则不便于保管和利用。 想一想 ？问：当手中有同一问题的两份文件，一份为纸质，一份为光盘时，如何整理？ ？问：当手中有同一问题的两份文件，一份为绝密，一份为普通时，如何整理？ ？问：当手中有同一问题的两份文件，一份为短期，一份为永久时，如何整理？ 按“卷”整理 02 11 传统案卷级整理 适用于二级事业单位、企业、村社、社区的文书档案，以及财务、婚姻、土地、房产、林权、诉讼等专门档案 区分全宗 全宗内档案分类 立卷 案卷的排列 案卷目录的编制 12 区分全宗 案卷级整理 13 全宗概念 全宗是一个具有社会独立性的组织和个人在社会实践中形成的档案的有机整体。 组织全宗 个人全宗 全宗解放初称为芬特 Fond。 1955年改为全宗。 1区分全宗 14 1区分全宗 区分组织全宗 形成全宗的机关，称为立档单位，又称“全宗构成者”。 立档单位的构成条件 可以独立行使职权，并能主要以自己的名义对外行文。 ——最主要、最基本的第一条件 是一个会计单位或经济核算单位，自己可以编造预算或财务计划。 设有管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权。 15 印章鉴别 16 1区分全宗 立档单位的变化和全宗划分 政权的变化和立档单位的划分 社会性质发生了根本变化,就要另立全宗 社会性质没有发生根本变化，如明、清朝更替，北洋军阀和国民政府的更替等，虽然根本性质没有发生变化，但由于政权各自的领导人不同，历史时期不同，历史时期不同，具体的阶段内容不同，应当另立全宗 生产关系的改变和全宗的划分 针对企、事业单位，如工厂、商店、学校、银行 基本职能方面考虑 新成立 合并 独立 17 1区分全宗 判定档案所属全宗 关键在于确定档案的形成者――立档单位。 要区分两个概念：档案的形成者、文件的作者。 对内部文件和发文 ， "档案的形成者"就是"文件的作者" 对收文， "档案的形成者"是"文件的实际收受者" 18 1区分全宗 人物全宗 名人：只有那些对社会有突出贡献或重要影响的个人,其档案才可能成为一个实际的个人全宗。 档案是否较为完整系统地留存下来,是否较为全面地记录和反映了该名人社会活动的基本情况与过程。 档案机构是否对其档案进行了实际的管理。 许多个人档案都是在公务活动中形成的,个人在公务活动中形成的文件,原件应放在立档单位全宗中,复印件或附件可归入个人全宗；个人在他非公务活动中形成的文件,原件应归入个人全宗。 19 1区分全宗 全宗补充形式 联合全宗 就是两个或几个关系密切的立档单位形成的，难以区分而统一整理的档案整体。 合署办公，“一套机构两块牌子” 全宗汇集 是按照一定的特征组成的，档案数量很少的若干全宗的集合体。 从相同类型的基层单位选择接收的，具有代表性的若干小全宗，如××时期××地区工矿企业全宗汇集 档案汇集 20 全宗内档案分类 案卷级整理 21 2全宗内档案分类 定义 全宗内档案的分类，就是对立档单位所形成的档案,按其来源、时间、内容和形式上的异同，分成若干层次和类别，使其构成有机的体系。 选择分类方法 制订分类方案 档案的归类 22 选择分类